ประกาศสำนักงานคณะกรรมการกำกับการซื้อขายสินค้าเกษตรล่วงหน้า
ที่ สน 14/2549
เรื่อง ข้อพึงปฏิบัติในการประกอบธุรกิจการซื้อขายล่วงหน้า ประเภทนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า
************************
ตามที่ได้มีการแก้ไขปรับปรุงข้อ 5 แห่งประกาศคณะกรรมการกำกับการซื้อขายสินค้าเกษตรล่วงหน้า ที่ กน 2/2548 เรื่อง หลักเกณฑ์ วิธีการและเงื่อนไขในการประกอบธุรกิจการซื้อขายล่วงหน้า ประเภทนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า ลงวันที่ 2 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2548 ตามประกาศคณะกรรมการกำกับการซื้อขายสินค้าเกษตรล่วงหน้า ที่ กน 4/2549 เรื่อง หลักเกณฑ์ วิธีการและเงื่อนไขในการประกอบธุรกิจการ
ซื้อขายล่วงหน้า ประเภทนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า (ฉบับที่ 3) ลงวันที่ 15 สิงหาคม พ.ศ. 2549 ซึ่งทำให้ประกาศสำนักงานคณะกรรมการกำกับการซื้อขายสินค้าเกษตรล่วงหน้า ที่ สน 10/2548 เรื่อง ระบบงานและความพร้อมในการประกอบธุรกิจการซื้อขายล่วงหน้า ประเภทนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า ลงวันที่ 5 กันยายน พ.ศ. 2548 สิ้นสุดลงนั้น
เพื่อให้การปฏิบัติงานของผู้ประกอบธุรกิจการซื้อขายล่วงหน้า ประเภทนายหน้าซื้อขายล่วงหน้ามีความเป็นมาตรฐาน มีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับความในข้อ 5 แห่งประกาศคณะกรรมการกำกับการซื้อขายสินค้าเกษตรล่วงหน้า ที่ กน 4/2549 เรื่อง หลักเกณฑ์ วิธีการและเงื่อนไขในการประกอบธุรกิจการซื้อขายล่วงหน้า ประเภทนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า (ฉบับที่ 3) ลงวันที่ 15 สิงหาคม พ.ศ. 2549 สำนักงานคณะกรรมการกำกับการซื้อขายสินค้าเกษตรล่วงหน้าจึงเห็นควรกำหนดข้อพึงปฏิบัติในการประกอบธุรกิจการซื้อขายล่วงหน้าของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้าดังต่อไปนี้
แผนการบริหารและแผนการดำเนินงาน
ข้อ 1 นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรกำหนดแผนการบริหารและแผนการดำเนินงานเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้าอย่างน้อยในเรื่องดังต่อไปนี้
(1) โครงสร้างองค์กร (Organization Chart) หน้าที่และความรับผิดชอบของหน่วยงานต่างๆ ด้านการประกอบธุรกิจการซื้อขายล่วงหน้า ประเภทนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า
(2) ระบบปฏิบัติงานด้านการซื้อขายล่วงหน้า โดยอย่างน้อยจะต้องประกอบด้วย
(ก) หลักปฏิบัติในการติดต่อและชักชวนลูกค้าและจัดให้มีวิธีการในการประเมินลูกค้า พร้อมทั้งกำหนดขั้นตอนและวิธีการในการพิจารณาการเปิดบัญชีซื้อขายล่วงหน้าและการอนุมัติวงเงินให้แก่ลูกค้า
ทั้งนี้ ในกรณีที่นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าจะให้บริการหรือเผยแพร่ข้อมูลเกี่ยวกับการวิเคราะห์การซื้อขายล่วงหน้าแก่ลูกค้าในนามของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรจัดให้มีระบบการวิเคราะห์เกี่ยวกับการซื้อขายล่วงหน้าที่เหมาะสมด้วย
(ข) หลักปฏิบัติ วิธีการและขั้นตอนในการรับคำสั่ง การส่งคำสั่งและการยกเลิกคำสั่งซื้อขายล่วงหน้า
(3) หลักปฏิบัติในการดูแลเงินและทรัพย์สินของลูกค้า
(4) มาตรการและแนวทางที่ใช้ในการดำเนินงาน ตลอดจนขั้นตอนและวิธีการในการควบคุมและติดตามให้มีการดำเนินการเพื่อป้องกันความขัดแย้งทางผลประโยชน์ในด้านต่างๆ ดังนี้
(ก) การแยกหน่วยงานและบุคลากรที่ปฏิบัติการด้านซื้อขายล่วงหน้า (Back Office) กับหน่วยงานและบุคลากรที่ให้บริการด้านซื้อขายล่วงหน้า (Front Office) ออกจากกัน โดยจัดให้มีระบบการตรวจสอบเพื่อยืนยันความถูกต้องในการปฏิบัติงานระหว่างบุคลากรของหน่วยงานดังกล่าวและต้องไม่มอบหมายให้บุคลากรคนหนึ่งคนใดรับผิดชอบการปฏิบัติงานตลอดกระบวนการในลักษณะที่อาจเป็นช่องทางให้เกิดการทุจริต
(ข) ระบบควบคุมดูแลและหลักปฏิบัติในการซื้อขายล่วงหน้าเพื่อตนเองของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า (Proprietary Trading)
(ค) ระบบป้องกันการซื้อขายล่วงหน้าของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้าและพนักงานที่เป็นการเอาเปรียบลูกค้าหรือเข้าข่ายผิดกฎหมายหรือไม่เหมาะสม
(ง) ระบบป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล โดยต้องจัดให้มีการรักษาความปลอดภัยที่เพียงพอแก่การป้องกันมิให้บุคคลที่ไม่มีอำนาจหน้าที่เกี่ยวข้องได้ล่วงรู้หรือแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานที่บุคคลดังกล่าวไม่มีความรับผิดชอบ
(5) ระบบการบริหารความเสี่ยงซึ่งมีขั้นตอนการรายงานความบกพร่องในการบริหารความเสี่ยงให้ผู้บริหารทราบด้วย โดยจัดทำเป็นคู่มือ
(6) ระบบการควบคุมภายในซึ่งมีขั้นตอนและวิธีการในการควบคุมและติดตามให้มีการดำเนินการตามนโยบายและระบบที่วางไว้ รวมถึงมีวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการตรวจสอบและการควบคุมภายในและการกำกับดูแลการปฏิบัติงานด้วย
การดำเนินการกับลูกค้า
ข้อ 2 นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรดำเนินการตามสมควรเพื่อแสดงข้อมูลและหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรตามความเป็นจริง โดยอย่างน้อยให้ลูกค้าทราบถึงบทบาท หน้าที่และธุรกิจของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า สถานที่ตั้ง ฐานะทางการเงิน พนักงานหน่วยงานและหมายเลขโทรศัพท์ที่ลูกค้าสามารถติดต่อได้ และองค์กรกำกับดูแลธุรกิจของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า
ข้อ 3 การขอเปิดบัญชีซื้อขายล่วงหน้าและการทำสัญญาระหว่างนายหน้าซื้อขายล่วงหน้ากับลูกค้า นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรจะมั่นใจได้ว่าลูกค้าเป็นบุคคลเดียวกับที่ปรากฏตามเอกสารและหลักฐานที่ใช้ประกอบการขอเปิดบัญชีซื้อขายล่วงหน้าข้างต้น
การบริหารความเสี่ยง
ข้อ 4 นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรจัดทำคู่มือเกี่ยวกับแนวทางการบริหารความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการบริหาร การปฏิบัติงาน การดำเนินกิจกรรมและธุรกรรมของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้าตามระบบการบริหารความเสี่ยงที่นายหน้าซื้อขายล่วงหน้ากำหนดขึ้น โดยให้มีรายละเอียดในเรื่องดังต่อไปนี้
(1) ขั้นตอนการรายงานความบกพร่องในการบริหารความเสี่ยงให้ผู้บริหารรับทราบ
(2) หลักปฏิบัติในการมอบอำนาจให้บุคคลอื่นกระทำการแทนนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า หรือการดำเนินการใดๆ ที่จะก่อให้เกิดภาระผูกพันต่อนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า
(3) หลักเกณฑ์ในการพิจารณาอนุมัติวงเงินของลูกค้าเพื่อใช้ในการซื้อขายล่วงหน้าให้เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละราย
ทั้งนี้ นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรจะทบทวนระบบการบริหารความเสี่ยงที่นายหน้าซื้อขายล่วงหน้ากำหนดขึ้นให้เป็นปัจจุบันและทันต่อเหตุการณ์อยู่เสมอ รวมทั้งปรับปรุงคู่มือเกี่ยวกับแนวทางการบริหารความเสี่ยงให้เป็นไปตามระบบการบริหารความเสี่ยงที่ได้ทบทวนแล้วด้วย
ข้อ 5 นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรจัดให้มีหลักเกณฑ์การลงนามผูกพันนิติบุคคลของบุคคลผู้มีอำนาจลงนามผูกพันนิติบุคคลในกิจกรรมต่างๆ ให้ชัดเจนและหากบุคคลดังกล่าวมอบอำนาจให้พนักงานปฏิบัติงานแทน นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรจัดให้มีหนังสือมอบอำนาจแก่พนักงานผู้รับมอบอำนาจนั้นด้วย
การควบคุมดูแลพนักงาน
ข้อ 6 ในการจัดให้มีระบบการควบคุมดูแลและหลักปฏิบัติในการซื้อขายล่วงหน้าของพนักงานของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า รวมทั้งคู่สมรสและบุตรที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะ นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรกำหนดให้พนักงาน รวมทั้งคู่สมรสและบุตรที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะดังกล่าวซื้อขายล่วงหน้าผ่านตนเองเท่านั้น
หากพนักงานของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้าแจ้งแก่นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าว่าตนเอง รวมทั้งคู่สมรสและบุตรที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะตามวรรคหนึ่งประสงค์จะซื้อขายล่วงหน้าผ่านนายหน้าซื้อขายล่วงหน้ารายอื่น นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าที่พนักงานรายนั้นสังกัดควรจัดให้มีวิธีการในการควบคุมดูแลการซื้อขายล่วงหน้าผ่านนายหน้าซื้อขายล่วงหน้ารายอื่นของพนักงาน รวมทั้งคู่สมรสและบุตรที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะดังกล่าว
การจัดการข้อมูล
ข้อ 7 นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรจัดระบบการจัดการข้อมูลตามแนวทางต่อไปนี้
(1) มีระบบที่ทำให้มั่นใจได้ว่าการจัดการข้อมูลของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้ามีประสิทธิภาพ และสามารถประมวลผลข้อมูลได้อย่างถูกต้องและทันเหตุการณ์
(2) มีระบบการรายงานข้อมูลที่มีความสำคัญต่อการบริหารงานของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับสถานะการดำเนินงาน ฐานะการเงิน ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในการประกอบธุรกิจให้ผู้บริหารได้รับทราบ เพื่อให้สามารถนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้ในการบริหารงานของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและทันต่อเหตุการณ์
(3) มีระบบการเตือนภัยล่วงหน้าเกี่ยวกับการดำรงฐานะทางการเงินของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า (early warning system) เพื่อให้นายหน้าซื้อขายล่วงหน้ามีเวลาที่เพียงพอในการเตรียมการหรือดำเนินการใดๆ ในการจัดสรรเงินทุน หรือแก้ไขปัญหาการดำรงฐานะทางการเงินที่อาจจะเกิดขึ้นจากความเสี่ยงในการประกอบธุรกิจ
การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
ข้อ 8 นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรจัดระบบการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลตามแนวทางต่อไปนี้
(1) มีระบบการจัดเก็บข้อมูล เอกสารหลักฐานและรายงานต่างๆ ให้มีความปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ และมีระบบสำรองข้อมูลและแผนฉุกเฉินในการกู้ข้อมูลที่จัดเก็บในสิ่งบันทึกข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์
(2) กำหนดรหัสผ่านในการเข้าถึงข้อมูลที่จัดเก็บในสิ่งบันทึกข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์และจำกัดการทราบรหัสผ่านดังกล่าวเฉพาะเจ้าหน้าที่ที่มีอำนาจหน้าที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
(3) กำหนดระบบควบคุมการเบิกหรือใช้เอกสารแบบฟอร์มที่เกี่ยวกับการซื้อขายล่วงหน้าหรือการเบิกจ่ายเงิน เช่น เช็ค ใบยืนยันการซื้อขายล่วงหน้า ใบเสร็จรับเงิน และใบแสดงยอดทรัพย์สินของลูกค้าคงเหลือ เป็นต้น และเมื่อมีการยกเลิกแบบฟอร์มดังกล่าวควรมีการประทับตราแสดงการยกเลิกให้ชัดเจนด้วย
(4) ไม่ให้พนักงาน ลูกค้าหรือบุคคลอื่นใดที่ไม่เกี่ยวข้อง เข้าไปในพื้นที่ที่ใช้ส่งคำสั่งซื้อขายล่วงหน้า
การกำกับดูแลและตรวจสอบการปฏิบัติงาน
ข้อ 9 นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรจัดระบบการกำกับดูแลและตรวจสอบการปฏิบัติงาน ตามแนวทางต่อไปนี้
(1) กำหนดแผนและวิธีปฏิบัติในการกำกับดูแลและตรวจสอบการปฏิบัติงานของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้าให้ชัดเจน โดยควรให้ครอบคลุมถึงการดำเนินธุรกิจทั้งหมด และผ่านความเห็นชอบจากคณะกรรมการบริษัทหรือคณะกรรมการบริหาร รวมทั้งให้รายงานผลการกำกับดูแลและตรวจสอบโดยตรงต่อคณะกรรมการบริษัท คณะกรรมการบริหาร หรือคณะกรรมการอื่นที่ได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการบริษัท
(2) ปรับปรุงแก้ไขการปฏิบัติงานตามข้อสังเกตหรือประเด็นที่หน่วยงานกำกับดูแลการปฏิบัติงานหรือหน่วยงานตรวจสอบภายในตรวจพบโดยทันที พร้อมทั้งติดตามการดำเนินการปรับปรุงแก้ไขดังกล่าว
จรรยาบรรณ
ข้อ 10 นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรกำหนดจรรยาบรรณของพนักงานที่ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร โดยจรรยาบรรณดังกล่าวควรรวมถึงการรับทรัพย์สินหรือประโยชน์ตอบแทนใดๆ จากลูกค้าหรือบุคคลอื่นของพนักงานอันเนื่องมาจากการปฏิบัติหน้าที่ด้วย
ข้อ 11 ประกาศนี้ไม่กระทบกระเทือนหรือมีผลเป็นการเปลี่ยนแปลงแก้ไขประกาศอื่นใดของสำนักงานคณะกรรมการกำกับการซื้อขายสินค้าเกษตรล่วงหน้าที่ใช้บังคับอยู่ในเรื่องต่างๆ ดังกล่าวข้างต้น
ประกาศ ณ วันที่ 25 ตุลาคม พ.ศ. 2549
ชัยพัฒน์ สหัสกุล
(นายชัยพัฒน์ สหัสกุล)
เลขาธิการ
คณะกรรมการกำกับการซื้อขายสินค้าเกษตรล่วงหน้า
--สำนักงานคณะกรรมการกำกับการซื้อขายสินค้าเกษตรล่วงหน้า--
-พห-
ที่ สน 14/2549
เรื่อง ข้อพึงปฏิบัติในการประกอบธุรกิจการซื้อขายล่วงหน้า ประเภทนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า
************************
ตามที่ได้มีการแก้ไขปรับปรุงข้อ 5 แห่งประกาศคณะกรรมการกำกับการซื้อขายสินค้าเกษตรล่วงหน้า ที่ กน 2/2548 เรื่อง หลักเกณฑ์ วิธีการและเงื่อนไขในการประกอบธุรกิจการซื้อขายล่วงหน้า ประเภทนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า ลงวันที่ 2 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2548 ตามประกาศคณะกรรมการกำกับการซื้อขายสินค้าเกษตรล่วงหน้า ที่ กน 4/2549 เรื่อง หลักเกณฑ์ วิธีการและเงื่อนไขในการประกอบธุรกิจการ
ซื้อขายล่วงหน้า ประเภทนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า (ฉบับที่ 3) ลงวันที่ 15 สิงหาคม พ.ศ. 2549 ซึ่งทำให้ประกาศสำนักงานคณะกรรมการกำกับการซื้อขายสินค้าเกษตรล่วงหน้า ที่ สน 10/2548 เรื่อง ระบบงานและความพร้อมในการประกอบธุรกิจการซื้อขายล่วงหน้า ประเภทนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า ลงวันที่ 5 กันยายน พ.ศ. 2548 สิ้นสุดลงนั้น
เพื่อให้การปฏิบัติงานของผู้ประกอบธุรกิจการซื้อขายล่วงหน้า ประเภทนายหน้าซื้อขายล่วงหน้ามีความเป็นมาตรฐาน มีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับความในข้อ 5 แห่งประกาศคณะกรรมการกำกับการซื้อขายสินค้าเกษตรล่วงหน้า ที่ กน 4/2549 เรื่อง หลักเกณฑ์ วิธีการและเงื่อนไขในการประกอบธุรกิจการซื้อขายล่วงหน้า ประเภทนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า (ฉบับที่ 3) ลงวันที่ 15 สิงหาคม พ.ศ. 2549 สำนักงานคณะกรรมการกำกับการซื้อขายสินค้าเกษตรล่วงหน้าจึงเห็นควรกำหนดข้อพึงปฏิบัติในการประกอบธุรกิจการซื้อขายล่วงหน้าของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้าดังต่อไปนี้
แผนการบริหารและแผนการดำเนินงาน
ข้อ 1 นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรกำหนดแผนการบริหารและแผนการดำเนินงานเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้าอย่างน้อยในเรื่องดังต่อไปนี้
(1) โครงสร้างองค์กร (Organization Chart) หน้าที่และความรับผิดชอบของหน่วยงานต่างๆ ด้านการประกอบธุรกิจการซื้อขายล่วงหน้า ประเภทนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า
(2) ระบบปฏิบัติงานด้านการซื้อขายล่วงหน้า โดยอย่างน้อยจะต้องประกอบด้วย
(ก) หลักปฏิบัติในการติดต่อและชักชวนลูกค้าและจัดให้มีวิธีการในการประเมินลูกค้า พร้อมทั้งกำหนดขั้นตอนและวิธีการในการพิจารณาการเปิดบัญชีซื้อขายล่วงหน้าและการอนุมัติวงเงินให้แก่ลูกค้า
ทั้งนี้ ในกรณีที่นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าจะให้บริการหรือเผยแพร่ข้อมูลเกี่ยวกับการวิเคราะห์การซื้อขายล่วงหน้าแก่ลูกค้าในนามของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรจัดให้มีระบบการวิเคราะห์เกี่ยวกับการซื้อขายล่วงหน้าที่เหมาะสมด้วย
(ข) หลักปฏิบัติ วิธีการและขั้นตอนในการรับคำสั่ง การส่งคำสั่งและการยกเลิกคำสั่งซื้อขายล่วงหน้า
(3) หลักปฏิบัติในการดูแลเงินและทรัพย์สินของลูกค้า
(4) มาตรการและแนวทางที่ใช้ในการดำเนินงาน ตลอดจนขั้นตอนและวิธีการในการควบคุมและติดตามให้มีการดำเนินการเพื่อป้องกันความขัดแย้งทางผลประโยชน์ในด้านต่างๆ ดังนี้
(ก) การแยกหน่วยงานและบุคลากรที่ปฏิบัติการด้านซื้อขายล่วงหน้า (Back Office) กับหน่วยงานและบุคลากรที่ให้บริการด้านซื้อขายล่วงหน้า (Front Office) ออกจากกัน โดยจัดให้มีระบบการตรวจสอบเพื่อยืนยันความถูกต้องในการปฏิบัติงานระหว่างบุคลากรของหน่วยงานดังกล่าวและต้องไม่มอบหมายให้บุคลากรคนหนึ่งคนใดรับผิดชอบการปฏิบัติงานตลอดกระบวนการในลักษณะที่อาจเป็นช่องทางให้เกิดการทุจริต
(ข) ระบบควบคุมดูแลและหลักปฏิบัติในการซื้อขายล่วงหน้าเพื่อตนเองของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า (Proprietary Trading)
(ค) ระบบป้องกันการซื้อขายล่วงหน้าของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้าและพนักงานที่เป็นการเอาเปรียบลูกค้าหรือเข้าข่ายผิดกฎหมายหรือไม่เหมาะสม
(ง) ระบบป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล โดยต้องจัดให้มีการรักษาความปลอดภัยที่เพียงพอแก่การป้องกันมิให้บุคคลที่ไม่มีอำนาจหน้าที่เกี่ยวข้องได้ล่วงรู้หรือแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานที่บุคคลดังกล่าวไม่มีความรับผิดชอบ
(5) ระบบการบริหารความเสี่ยงซึ่งมีขั้นตอนการรายงานความบกพร่องในการบริหารความเสี่ยงให้ผู้บริหารทราบด้วย โดยจัดทำเป็นคู่มือ
(6) ระบบการควบคุมภายในซึ่งมีขั้นตอนและวิธีการในการควบคุมและติดตามให้มีการดำเนินการตามนโยบายและระบบที่วางไว้ รวมถึงมีวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการตรวจสอบและการควบคุมภายในและการกำกับดูแลการปฏิบัติงานด้วย
การดำเนินการกับลูกค้า
ข้อ 2 นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรดำเนินการตามสมควรเพื่อแสดงข้อมูลและหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรตามความเป็นจริง โดยอย่างน้อยให้ลูกค้าทราบถึงบทบาท หน้าที่และธุรกิจของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า สถานที่ตั้ง ฐานะทางการเงิน พนักงานหน่วยงานและหมายเลขโทรศัพท์ที่ลูกค้าสามารถติดต่อได้ และองค์กรกำกับดูแลธุรกิจของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า
ข้อ 3 การขอเปิดบัญชีซื้อขายล่วงหน้าและการทำสัญญาระหว่างนายหน้าซื้อขายล่วงหน้ากับลูกค้า นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรจะมั่นใจได้ว่าลูกค้าเป็นบุคคลเดียวกับที่ปรากฏตามเอกสารและหลักฐานที่ใช้ประกอบการขอเปิดบัญชีซื้อขายล่วงหน้าข้างต้น
การบริหารความเสี่ยง
ข้อ 4 นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรจัดทำคู่มือเกี่ยวกับแนวทางการบริหารความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการบริหาร การปฏิบัติงาน การดำเนินกิจกรรมและธุรกรรมของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้าตามระบบการบริหารความเสี่ยงที่นายหน้าซื้อขายล่วงหน้ากำหนดขึ้น โดยให้มีรายละเอียดในเรื่องดังต่อไปนี้
(1) ขั้นตอนการรายงานความบกพร่องในการบริหารความเสี่ยงให้ผู้บริหารรับทราบ
(2) หลักปฏิบัติในการมอบอำนาจให้บุคคลอื่นกระทำการแทนนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า หรือการดำเนินการใดๆ ที่จะก่อให้เกิดภาระผูกพันต่อนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า
(3) หลักเกณฑ์ในการพิจารณาอนุมัติวงเงินของลูกค้าเพื่อใช้ในการซื้อขายล่วงหน้าให้เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละราย
ทั้งนี้ นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรจะทบทวนระบบการบริหารความเสี่ยงที่นายหน้าซื้อขายล่วงหน้ากำหนดขึ้นให้เป็นปัจจุบันและทันต่อเหตุการณ์อยู่เสมอ รวมทั้งปรับปรุงคู่มือเกี่ยวกับแนวทางการบริหารความเสี่ยงให้เป็นไปตามระบบการบริหารความเสี่ยงที่ได้ทบทวนแล้วด้วย
ข้อ 5 นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรจัดให้มีหลักเกณฑ์การลงนามผูกพันนิติบุคคลของบุคคลผู้มีอำนาจลงนามผูกพันนิติบุคคลในกิจกรรมต่างๆ ให้ชัดเจนและหากบุคคลดังกล่าวมอบอำนาจให้พนักงานปฏิบัติงานแทน นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรจัดให้มีหนังสือมอบอำนาจแก่พนักงานผู้รับมอบอำนาจนั้นด้วย
การควบคุมดูแลพนักงาน
ข้อ 6 ในการจัดให้มีระบบการควบคุมดูแลและหลักปฏิบัติในการซื้อขายล่วงหน้าของพนักงานของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า รวมทั้งคู่สมรสและบุตรที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะ นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรกำหนดให้พนักงาน รวมทั้งคู่สมรสและบุตรที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะดังกล่าวซื้อขายล่วงหน้าผ่านตนเองเท่านั้น
หากพนักงานของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้าแจ้งแก่นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าว่าตนเอง รวมทั้งคู่สมรสและบุตรที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะตามวรรคหนึ่งประสงค์จะซื้อขายล่วงหน้าผ่านนายหน้าซื้อขายล่วงหน้ารายอื่น นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าที่พนักงานรายนั้นสังกัดควรจัดให้มีวิธีการในการควบคุมดูแลการซื้อขายล่วงหน้าผ่านนายหน้าซื้อขายล่วงหน้ารายอื่นของพนักงาน รวมทั้งคู่สมรสและบุตรที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะดังกล่าว
การจัดการข้อมูล
ข้อ 7 นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรจัดระบบการจัดการข้อมูลตามแนวทางต่อไปนี้
(1) มีระบบที่ทำให้มั่นใจได้ว่าการจัดการข้อมูลของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้ามีประสิทธิภาพ และสามารถประมวลผลข้อมูลได้อย่างถูกต้องและทันเหตุการณ์
(2) มีระบบการรายงานข้อมูลที่มีความสำคัญต่อการบริหารงานของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับสถานะการดำเนินงาน ฐานะการเงิน ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในการประกอบธุรกิจให้ผู้บริหารได้รับทราบ เพื่อให้สามารถนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้ในการบริหารงานของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและทันต่อเหตุการณ์
(3) มีระบบการเตือนภัยล่วงหน้าเกี่ยวกับการดำรงฐานะทางการเงินของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้า (early warning system) เพื่อให้นายหน้าซื้อขายล่วงหน้ามีเวลาที่เพียงพอในการเตรียมการหรือดำเนินการใดๆ ในการจัดสรรเงินทุน หรือแก้ไขปัญหาการดำรงฐานะทางการเงินที่อาจจะเกิดขึ้นจากความเสี่ยงในการประกอบธุรกิจ
การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
ข้อ 8 นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรจัดระบบการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลตามแนวทางต่อไปนี้
(1) มีระบบการจัดเก็บข้อมูล เอกสารหลักฐานและรายงานต่างๆ ให้มีความปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ และมีระบบสำรองข้อมูลและแผนฉุกเฉินในการกู้ข้อมูลที่จัดเก็บในสิ่งบันทึกข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์
(2) กำหนดรหัสผ่านในการเข้าถึงข้อมูลที่จัดเก็บในสิ่งบันทึกข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์และจำกัดการทราบรหัสผ่านดังกล่าวเฉพาะเจ้าหน้าที่ที่มีอำนาจหน้าที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
(3) กำหนดระบบควบคุมการเบิกหรือใช้เอกสารแบบฟอร์มที่เกี่ยวกับการซื้อขายล่วงหน้าหรือการเบิกจ่ายเงิน เช่น เช็ค ใบยืนยันการซื้อขายล่วงหน้า ใบเสร็จรับเงิน และใบแสดงยอดทรัพย์สินของลูกค้าคงเหลือ เป็นต้น และเมื่อมีการยกเลิกแบบฟอร์มดังกล่าวควรมีการประทับตราแสดงการยกเลิกให้ชัดเจนด้วย
(4) ไม่ให้พนักงาน ลูกค้าหรือบุคคลอื่นใดที่ไม่เกี่ยวข้อง เข้าไปในพื้นที่ที่ใช้ส่งคำสั่งซื้อขายล่วงหน้า
การกำกับดูแลและตรวจสอบการปฏิบัติงาน
ข้อ 9 นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรจัดระบบการกำกับดูแลและตรวจสอบการปฏิบัติงาน ตามแนวทางต่อไปนี้
(1) กำหนดแผนและวิธีปฏิบัติในการกำกับดูแลและตรวจสอบการปฏิบัติงานของนายหน้าซื้อขายล่วงหน้าให้ชัดเจน โดยควรให้ครอบคลุมถึงการดำเนินธุรกิจทั้งหมด และผ่านความเห็นชอบจากคณะกรรมการบริษัทหรือคณะกรรมการบริหาร รวมทั้งให้รายงานผลการกำกับดูแลและตรวจสอบโดยตรงต่อคณะกรรมการบริษัท คณะกรรมการบริหาร หรือคณะกรรมการอื่นที่ได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการบริษัท
(2) ปรับปรุงแก้ไขการปฏิบัติงานตามข้อสังเกตหรือประเด็นที่หน่วยงานกำกับดูแลการปฏิบัติงานหรือหน่วยงานตรวจสอบภายในตรวจพบโดยทันที พร้อมทั้งติดตามการดำเนินการปรับปรุงแก้ไขดังกล่าว
จรรยาบรรณ
ข้อ 10 นายหน้าซื้อขายล่วงหน้าควรกำหนดจรรยาบรรณของพนักงานที่ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร โดยจรรยาบรรณดังกล่าวควรรวมถึงการรับทรัพย์สินหรือประโยชน์ตอบแทนใดๆ จากลูกค้าหรือบุคคลอื่นของพนักงานอันเนื่องมาจากการปฏิบัติหน้าที่ด้วย
ข้อ 11 ประกาศนี้ไม่กระทบกระเทือนหรือมีผลเป็นการเปลี่ยนแปลงแก้ไขประกาศอื่นใดของสำนักงานคณะกรรมการกำกับการซื้อขายสินค้าเกษตรล่วงหน้าที่ใช้บังคับอยู่ในเรื่องต่างๆ ดังกล่าวข้างต้น
ประกาศ ณ วันที่ 25 ตุลาคม พ.ศ. 2549
ชัยพัฒน์ สหัสกุล
(นายชัยพัฒน์ สหัสกุล)
เลขาธิการ
คณะกรรมการกำกับการซื้อขายสินค้าเกษตรล่วงหน้า
--สำนักงานคณะกรรมการกำกับการซื้อขายสินค้าเกษตรล่วงหน้า--
-พห-