ระบบทะเบียนประวัติข้าราชการอิเล็กทรอนิกส์

คณะรัฐมนตรีมีมติรับทราบตามที่สำนักงาน ก.พ. เสนอการดำเนินการปรับปรุงระบบทะเบียนประวัติข้าราชการ (ก.พ. 7) จากเดิมใช้วิธีการบันทึกด้วยมือใน ก.พ. 7 แบบกระดาษ เป็นระบบทะเบียนประวัติข้าราชการอิเล็กทรอนิกส์ (Smart ก.พ. 7) ที่สามารถเชื่อมโยงและเรียกใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลทะเบียนราษฎร์ของกรมการปกครองและข้อมูลการศึกษาจากฐานข้อมูลผู้สำเร็จการศึกษาของสำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา (เดิม) ทำให้ลดการบันทึกข้อมูลที่ซ้ำซ้อน ลดความผิดพลาดของการบันทึกข้อมูล และเป็นการใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน สรุปได้ ดังนี้

1. คณะกรรมการข้าราชการพลเรือน (ก.พ.) ในการประชุมครั้งที่ 3/2561 เมื่อวันที่ 13 มีนาคม 2561 และครั้งที่ 7/2562 เมื่อวันที่ 26 สิงหาคม 2562 ได้พิจารณาเรื่องดังกล่าวและมีมติสรุปได้ ดังนี้

1.1 มติการประชุม

1.1.1 ให้ส่วนราชการจัดทำ/ปรับปรุงระบบทะเบียนประวัติข้าราชการ (ก.พ. 7) เป็นระบบทะเบียนประวัติข้าราชการอิเล็กทรอนิกส์ (Smart ก.พ. 7) ดังนี้

วันที่บรรจุเป็นข้าราชการพลเรือนสามัญ

ก่อน 1 ตุลาคม 2561

การดำเนินการของส่วนราชการ

บันทึกรายการข้อมูลที่เกิดขึ้นใหม่ในระบบทะเบียนประวัติข้าราชการอิเล็กทรอนิกส์ (โดยไม่ต้องบันทึกรายการข้อมูลใน ก.พ. 7 แบบกระดาษ)

1 ตุลาคม 2561 เป็นต้นไป1

การดำเนินการของส่วนราชการ

ให้จัดทำ ก.พ. 7 ในระบบทะเบียนประวัติข้าราชการอิเล็กทรอนิกส์ (โดยยกเลิกการจัดทำ ก.พ. 7 แบบกระดาษ)

1.1.2 ให้ส่วนราชการรายงานตามระเบียบ ก.พ. ว่าด้วยการรายงานเกี่ยวกับ การบรรจุ การแต่งตั้ง การเลื่อนขั้นเงินเดือน ทะเบียนประวัติของข้าราชการพลเรือนและการปฏิบัติการอื่น พ.ศ. 2535 ด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์แทนการส่งสำเนาคำสั่งหรือประกาศในรูปแบบกระดาษ

1.1.3 ในกรณีต้องการใช้ ก.พ. 7 ที่พิมพ์ด้วยระบบทะเบียนประวัติข้าราชการอิเล็กทรอนิกส์ จะต้องมีการลงนามรับรองเอกสารดังกล่าวโดยเจ้าหน้าที่ผู้มีหน้าที่เก็บรักษาทะเบียนประวัติหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย2

ทั้งนี้ สำนักงาน ก.พ. แจ้งว่าจะแจ้งให้ส่วนราชการเริ่มดำเนินการตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2562 ส่วนรายการข้อมูลก่อนวันที่ 1 ตุลาคม 2562 ของข้าราชการพลเรือนสามัญที่บรรจุเข้ารับราชการก่อนวันที่ 1 ตุลาคม 2561 นั้น สำนักงาน ก.พ. จะถ่ายโอนข้อมูลเดิมและแปลงเอกสาร ก.พ. 7 แบบกระดาษ ที่เก็บไว้ที่สำนักงาน ก.พ. ให้เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และจัดเก็บในระบบทะเบียนประวัติข้าราชการอิเล็กทรอนิกส์ของแต่ละบุคคล

1.2 ก.พ. ได้มีข้อเสนอแนะเกี่ยวกับระบบทะเบียนประวัติข้าราชการอิเล็กทรอนิกส์ (Smart ก.พ. 7) ซึ่งสำนักงาน ก.พ. จะรับไปดำเนินการ ดังนี้

1.2.1 ควรระบุรายการเพิ่มเติมเพื่อใช้ประโยชน์ในการบริหารงานบุคคล เช่น ความเชี่ยวชาญ การปฏิบัติงานในตำแหน่ง ความดีความชอบ การยื่นบัญชีทรัพย์สิน ผลงานประเมินทางวิชาการ เป็นต้น

1.2.2 ควรมีการรักษาความมั่นคงปลอดภัยทางไซเบอร์ (Cyber Security) โดยอาจมีการใช้การยืนยันตัวตน เช่น ชีวมาตรหรือไบโอเมตริก (biometric) ไม่ว่าจะเป็นลายนิ้วมือหรือลายม่านตา

1.2.3 ควรขยายผลถึงข้าราชการประเภทอื่นให้สามารถใช้ระบบทะเบียนประวัติข้าราชการอิเล็กทรอนิกส์ของสำนักงาน ก.พ. ได้

1.2.4 ควรเปลี่ยนชื่อ “ก.พ. 7” ให้มีความทันสมัยและมีความเหมาะสมมากยิ่งขึ้น

2. สำนักงาน ก.พ. เห็นว่าระบบดังกล่าวสามารถจัดเก็บและจัดทำรายการข้อมูลครบถ้วนตามแบบ ก.พ. 7 และเป็นการนำเทคโนโลยีมาใช้ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อราชการ ดังนี้

2.1 มีฐานข้อมูลกลางทรัพยากรบุคคลภาครัฐ (ข้าราชการพลเรือนสามัญ) ที่สามารถใช้ในการบริหารทรัพยากรบุคคลของประเทศได้ เพื่อให้การบริหารจัดการข้อมูลกำลังคนภาครัฐมีความถูกต้อง รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ

2.2 ลดงบประมาณ ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล ลดขั้นตอนในการจัดทำทะเบียนประวัติข้าราชการ และลดพื้นที่ในการจัดเก็บแบบ ก.พ. 7 ที่เป็นเอกสาร

2.3 สำนักงาน ก.พ. และส่วนราชการมีข้อมูลบุคลากรที่สามารถประมวลผลและจัดทำรายงานได้ โดยจะทำให้ส่วนราชการสามารถบริหารทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สำนักงาน ก.พ. ได้เริ่มนำร่องให้ทุกส่วนราชการดำเนินการจัดทำทะเบียนประวัติของข้าราชพลเรือนสามัญผู้ซึ่งได้รับการบรรจุเข้ารับราชการตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2561 ด้วยวิธีการบันทึกข้อมูลประวัติข้าราชการในระบบทะเบียนประว้ติข้าราชการอิเล็กทรอนิกส์ควบคู่ไปกับการจัดทำแบบทะเบียนประวัติข้าราชการ (ก.พ. 7) แบบกระดาษ ซึ่งส่วนราชการไม่ต้องส่ง ก.พ. 7 และคำสั่งหรือประกาศของข้าราชการที่ได้รับการบรรจุเข้ารับราชการตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2561 มายังสำนักงาน ก.พ. ทำให้ลดค่าใช้จ่าย ลดการใช้กระดาษ ลดเวลาการจัดส่งเอกสาร เอกสารไม่สูญหายระหว่างการจัดส่ง และลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร รวมทั้งช่วยให้การปฏิบัติงานมีความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น นอกจากนี้สำนักงาน ก.พ. จะมีฐานข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการบริหารงานบุคคลทันที เมื่อส่วนราชการดำเนินการจัดทำทะเบียนประวัติในระบบทะเบียนประวัติข้าราชการอิเล็กทรอนิกส์

สำนักงาน ก.พ. ได้หารือเรื่องการรับรองสิ่งพิมพ์ออกตามประกาศคณะกรรมการธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เรื่องการรับรองสิ่งพิมพ์ออก พ.ศ. 2555 ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับระบบทะเบียนประวัติข้าราชการอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อใช้ในการเก็บรักษาทะเบียนประวัติข้าราชการ (ก.พ. 7) และการนำไปใช้ประโยชน์ในการบริหารทรัพยากรบุคคลภาครัฐของสำนักงาน ก.พ. ไปยังกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม (ดศ.) แล้ว โดย ดศ. แจ้งว่า หากการดำเนินการดังกล่าวเป็นไปตามหลักเกณฑ์ภายใต้ประกาศดังกล่าวให้ถือว่า “การสั่งพิมพ์รายการข้อมูลทะเบียประวัติข้าราชการโดยเจ้าของประวัติ เจ้าหน้าที่ของส่วนราชการ และเจ้าหน้าที่ของสำนักงาน ก.พ. ผ่านระบบทะเบียนประวัติข้าราชการอิเล็กทรอนิกส์ของสำนักงาน ก.พ. ได้มีการรับรองสิ่งพิมพ์ที่ออกโดยหน่วยงานรับรองสิ่งพิมพ์ออกและมีผลใช้แทนต้นฉบับได้”

ที่มา: ที่ประชุมคณะรัฐมนตรี พลเอก ประยุทธ์ จันทร์โอชา (นายกรัฐมนตรี) วันที่ 24 กันยายน 2562