บทความ: ที่ปรึกษาด้านการจัดการ

"ที่ปรึกษาด้านการจัดการ" เป็นที่ยอมรับว่าธุรกิจมีการแข่งขันกันอย่างรุนแรงมากขึ้นทุกวัน ปัจจัยสำเร็จประการหนึ่งก็คือ ใครเร็วกว่าก็มีสิทธิชนะ

การบริหารธุรกิจจึงมักใช้บริการ "ที่ปรึกษาด้านการจัดการ" (Management Consultant) กันอย่างกว้างขวาง

เหตุผลที่ธุรกิจนิยมใช้ ก็คือ ความจำเป็นที่ธุรกิจต้องการใช้ผู้เชี่ยวชาญที่มีความชำนาญเป็นพิเศษในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ในการให้คำปรึกษาหรือปฏิบัติการ

ซึ่งผู้เชี่ยวชาญสามารถประเมินภาพกว้าง และยังช่วยลดภาระงานของฝ่ายจัดการลงได้มาก ภายใต้มาตรฐานของความเป็นวิชาชีพ และ จรรยาบรรณในการทำงานที่รับประกันความน่าเชื่อถือของผลงาน

กระบวนการของการให้คำปรึกษา มีลำดับขั้นตอนดังนี้

1. ประเมินความต้องการของลูกค้า และความสามารถของที่ปรึกษาด้านการจัดการ หากมีความสามารถดำเนินการ ก็จัดทำข้อตกลงการให้บริการ และบริการที่ต้องส่งมอบให้กับลูกค้า พร้อมเสนอราคาค่าบริการ

2. ที่ปรึกษาทำการวิเคราะห์ และเข้าใจปัญหาของลูกค้าอย่างละเอียด

3. จัดทำแนวทางแก้ไขปัญหา หรือออกแบบงานเพื่อดำเนินงาน โดยเลือกทางเลือกที่ดีที่สุดโดยคำนึงถึงคุณภาพ ต้นทุน การส่งมอบงานให้ตรงเวลา และตามเงื่อนไขในข้อตกลง

4. นำแนวทางที่ดีที่สุด ในการแก้ไขปัญหา หรืองานที่ถูกออกแบบ ไปใช้ในจุดที่ต้องการแก้ไข หรือจุดที่ต้องการใช้งาน โดยการออกแบบกระบวนการเปลี่ยนแปลง

5. ติดตามผลการเปลี่ยนแปลงให้เป็นไปตามเป้าหมายของงาน

6. จัดอบรม สอนงานตัวแทนของลูกค้า ทั้งในเชิงการถ่ายทอดความรู้ และทักษะ อย่างครอบคลุม

7.ปิดงาน โดยส่งมอบงานตามข้อตกลงอย่างเป็นทางการ แต่ยังคงรักษาสัมพันธภาพที่ดีต่อลูกค้าอย่างต่อเนื่อง เพื่อโอกาสในภารกิจในอนาคต

ใคร ? ที่มีคุณสมบัติสำคัญของ ที่ปรึกษาด้านการจัดการ จากประสบการณ์ของผู้เขียนพบว่า คุณสมบัติหลักสำคัญ 3 ประการ คือ

1.ประสบการณ์ตรงที่มีต่อการดำเนินการเฉพาะเรื่องนั้นๆ

2.มีทักษะการจัดการอย่างเป็นระบบ

3.มีภาวะผู้นำ

ปัจจุบันที่ปรึกษา ถูกแบ่งออกเป็น 4 ประเภท หลักๆ คือ

ประเภทแรก คือ ที่ปรึกษาภายนอก ให้บริการคำแนะนำ โดยความเชี่ยวชาญ ตามข้อตกลงการรให้บริการ ในระยะเวลาที่กำหนดให้กับลูกค้า

ประเภทที่สอง คือ ที่ปรึกษาที่รับผิดชอบดำเนินการทั้งโครงการ อาทิเช่น โครงการก่อสร้างบ้านจัดสรร โครงการก่อสร้างเขื่อนพลังงานน้ำ โครงการสร้างระบบเครือข่ายสื่อสารภายในองค์กร

ประเภทที่สาม คือ ผู้บริหารที่ทำงานประจำทุกคนที่อยู่ในองค์กรของท่าน ซึ่งทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาผู้ใต้บังคับบัญชา

ประเภทสุดท้าย คือ ที่ปรึกษาที่องค์กรจ้างไว้เป็นการประจำ เพื่อปฏิบัติงานตามความชำนาญเฉพาะด้าน อาทิเช่น เจ้าหน้าที่ความปลอดภัย เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายใน เจ้าหน้าที่วิเคราะห์โครงการ

ต่อด้วยเรื่อง ขอบเขตของการบริการของที่ปรึกษา ลักษณะสำคัญ คือ

1. การจัดหาข้อมูลที่มีลักษณะเฉพาะ อาทิเช่น รายงานการวิเคราะห์เศรษฐกิจไทยในอีก 10 ปีข้างหน้า

2. การจัดตั้งธุรกิจ รวมทั้งการจัดหาพันธมิตรทางธุรกิจ อาจอยู่ในรูปของการรวมกิจการ การซื้อกิจการ การร่วมหุ้น การทำการตลาดร่วมกัน เป็นต้น

3. การให้ความคิดเห็น ข้อเสนอแนะในวิชาชีพเฉพาะด้าน อาทิเช่น การตรวจสอบความปลอดภัยอาคารสูง การให้ข้อเสนอแนะถึงการรับน้ำหนักของพื้นที่

4. บริการจัดทำแผนปฏิบัติการเฉพาะด้าน อาทิเช่น แผนประเมินความเสี่ยงภัยทางธุรกิจ แผนเผชิญเหตุฉุกเฉิน แผนการปรับโครงสร้างหนี้

5. บริการปรับปรุงระบบ หรือวิธีการทำงาน อาทิเช่น การปรับปรุงระบบการทำงานเพื่อเพิ่มผลผลิต เพื่อลดการสูญเสียของผลิตภัณฑ์ เพื่อลดต้นทุนดำเนินการ

6.บริการให้การจัดฝึกอบรมสำหรับผู้บริหารและพนักงาน

7.บริการให้คำปรึกษาเป็นส่วนบุคคล (Personal Counseling) อาทิเช่น คำปรึกษาทางกฎหมายเฉพาะบุคคลคิดว่าทุกคนจะซึมซาบ บทบาทของที่ปรึกษาการจัดการกันมากพอควรแล้ว และบทสุดท้ายของมันก็คือ

"เทคนิคการสร้างความสำเร็จ" ในบทบาทของที่ปรึกษาด้านการจัดการ

ที่ปรึกษาต้องขอให้ องค์กรมอบหมายให้บุคคลอย่างน้อย "หนึ่งคน" (Shadow Consultant) เรียนรู้ความเชี่ยวชาญพิเศษจากที่ปรึกษา เพื่อให้เข้าใจในวิธีการ หลักการคิด จนดำเนินการได้เองในครั้งต่อไป

ในขณะเดียวกันที่ปรึกษาด้านการจัดการ ก็ต้องพยายามรักษา และสานสัมพันธภาพต่อกับลูกค้าอย่างต่อเนื่อง เพื่อโอกาสการให้บริการจะมาถึงเราอีกในอนาคตอันใกล้

สำหรับการเขียนข้อเสนอของโครงการ ต้องเขียนอย่างรอบคอบ และเป็นมืออาชีพ นั่นหมายถึง ต้องสร้างความเป็นธรรมให้กับคู่สัญญา ไม่แฝงไว้ด้วยการเอาเปรียบกับคู่ค้า รวมทั้ง การยึดมั่นในคำมั่นสัญญาที่มีต่อลูกค้าในทุกถ้อยคำ และตรงต่อเวลา

นอกจากนี้เปิดโอกาสอย่างเต็มที่ให้ลูกค้ามีโอกาสเรียนรู้ ตักตวงผลประโยชน์ภายในขอบเขตของงาน

สิ่งสำคัญสุดท้ายก็คือ พวกเราที่เป็น Cost center พร้อมที่จะปรับสถานะของตนเองเป็น Profit center/Cost saving center กันหรือยังครับ

อย่าลืมนะครับว่าเราหนีการเปลี่ยนแปลงไม่ได้ เพราะฉะนั้นเราต้องเปลี่ยนแปลงมันก่อนที่มันจะมาเปลี่ยนแปลงตัวเรา ซึ่งจะเกิดความกดดัน ความไม่พร้อม ความสับสน และอาจนำสู่ความหายนะได้ในที่สุด

ถือคติของเจ้าของธุรกิจง่ายๆ ก็คือ "ธุรกิจคือเงิน" หากหน่วยงานใดไม่สร้างเงิน ก็ไม่ใช่ส่วนหนึ่งของธุรกิจ

จงถามตัวเองดูว่า เราต้องการเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจหรือไม่ หรือเป็น "ส่วนเกิน"

--กรมส่งเสริมอุตสาหกรรม--