1. ด้านสถานที่จัดงาน
- เลือกสถานที่จัดงานที่อยู่ในตัวเมือง หรือย่านธุรกิจการค้า และการคมนาคมสะดวก และต้องไปดูสถานที่ด้วยตนเอง (สคร.)
- จองสถานที่/พื้นที่ล่วงหน้า และชำระค่าเช่าให้ครบก่อนวันเริ่มเปิดงานวันแรก มิฉะนั้นอาจเกิดปัญหาอื่นๆตามมาได้ (สคร.)
2. ด้านผู้เข้าร่วมงาน/สินค้า
- คัดเลือกผู้เข้าร่วมงานที่มีคุณภาพ เป็นผู้ประกอบการ/ผู้ผลิต/ผู้ส่งออกที่สามารถเจรจาการค้าได้ และมีสินค้าที่เหมาะสมกับตลาด (สกส.)
- ให้โอกาสแต่ละบริษัทในการเข้าร่วมงานติดต่อกันได้ไม่เกิน 3 ปี ในแต่ละงาน (สกส.)
3. ด้านรูปแบบการจัดคูหา
- ควรเลือกรูปแบบคูหาที่เรียบง่าย ใช้สีขาว ให้ความสำคัญในเรื่องคุณภาพของวัสดุอุปกรณ์ประกอบคูหาเป็นหลัก ไม่ต้องตกแต่งมาก เพราะจะต้องการเน้นที่ตัวสินค้าที่จัดแสดงมากกว่า (สคร.)
4. ด้านการจัดซื้อ/จัดจ้าง
- ดำเนินการตามระเบียบขั้นตอนให้ถูกต้อง
- ไม่ควรจัดจ้างบริษัทเดียวในการทำงานทุกด้าน ควรเลือกบริษัทที่มีประสบการณ์เฉพาะด้านโดยตรง และแยกจัดจ้างบริษัทโดยแบ่งออกเป็น 2 ส่วนเป็นอย่างน้อย เช่น งานรับเหมาออกแบบ/ก่อสร้าง/ตกแต่ง/พิธีเปิด/ลงทะเบียน 1 บริษัท และรับเหมาออกแบบโฆษณาประชาสัมพันธ์อีก 1 บริษัท เป็นต้น จะได้ผลงานที่ดีและสมบูรณ์มากกว่าการจัดจ้างบริษัทเดียว (สคร.)
- ไม่ควรจ้างบริษัทที่ไม่มีประสบการณ์ในการทำงาน และใช้วิธีจ้างต่อ (sub contract) เพราะจะเสียค่าจัดจ้างสูงกว่าปกติ และได้ผลงานที่ไม่สมกับค่าจ้าง (สคร.)
5. ด้านการโฆษณาประชาสัมพันธ์
- สร้าง Theme ของงานให้เหมาะสมกับตลาด โดยใช้บริษัทออกแบบโฆษณาดำเนินการ เพื่อเน้นการนำไปใช้ในการออกแบบคูหาและสื่อโฆษณาประชาสัมพันธ์ต่างๆ ซึ่งจะเป็นรูปแบบและสีสันเดียวกัน เช่น ป้ายโฆษณานอกสถานที่ โฆษณาในหนังสือพิมพ์ และบัตรเชิญ เป็นต้น การเลือกใช้สื่อประชาสัมพันธ์ประเภทใดขึ้นอยู่กับความเหมาะสมในแต่ละเมืองและสถานที่ และควรคำนึงถึงความคุ้มค่าของงบประมาณเป็นหลักด้วย (สคร.)
6. ด้านการจัดทำนัดหมายเจรจาการค้า
- แจ้ง Company Profile ของบริษัทที่จะเข้าร่วมงานให้ทาง สคร. ทราบล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 1 เดือน (สกส.)
- ออกหนังสือเชิญชวนนักธุรกิจในพื้นที่ให้ทำนัดหมายเจรจาการค้ากับผู้เข้าร่วมงาน โดยส่งเป็นแบบฟอร์มให้ตอบกลับว่าจะนัดหมายกับบริษัทไหนและวันเวลาใด และรวบรวมทำเป็นตารางนัดหมายส่งมอบให้แต่ละบริษัทในวันเปิดงาน (สคร.)
สำนักงานส่งเสริมการค้าระหว่างประเทศ ณ เมืองมุมไบ
ที่มา: http://www.depthai.go.th