ราชกิจจานุเบกษาได้ประกาศให้หน่วยงานของรัฐจัดทำและเผยแพร่ข้อมูลในระบบกลาง เพื่อให้ประชาชนเข้าถึงกฎหมายของหน่วยงานต่าง ๆ ได้อย่างทั่วถึง รวมทั้งจัดทำคำอธิบายสรุปสาระสำคัญของกฎหมายเป็นภาษาง่ายๆ ให้ประชาชนเข้าใจ
โดยกฎหมายที่ออกใหม่ตั้งแต่วันที่ 27 พฤศจิกายน 2562 ให้หน่วยงานของรัฐจัดทำและเผยแพร่ตามรูปแบบภายใน 30 วันตั้งแต่มีผลบังคับใช้ ขณะที่กฎหมายที่มีผลใช้บังคับก่อนวันที่ 27 พฤศจิกายน 2562 หน่วยงานของรัฐต้องทำตามรูปแบบวิธีการนำเสนอตามที่ประกาศหลักเกณฑ์ฯ กำหนดภายใน 26 พฤศจิกายน 2563
ข้อมูลที่ต้องจัดทำเพื่อเผยแพร่ ประกอบด้วย พระราชบัญญัติ พระราชกำหนด ประมวลกฎหมาย คำพิพากษา ระเบียบ คำสั่ง ข้อหารือ โดยกำหนดให้นำเสนอข้อมูลดังกล่าวในรูปแบบ Word หรือ HTML และไฟล์ PDF ที่สร้างจากโปรแกรม Word Processor เพื่อให้สามารถค้นคำในเนื้อหาได้ อีกทั้งยังต้องจัดทำเป็นหมวดหมู่มีข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นปัจจุบัน
นอกจากนี้ ต้องจัดทำคำอธิบายสรุปสาระสำคัญของกฎหมายเป็นภาษาง่ายๆ ให้ประชาชนเข้าใจ หลีกเลี่ยงศัพท์เทคนิคนั้น อาจนำเสนอในรูปแบบวิดีโอ อินโฟกราฟิก แผนผัง ภาพถ่าย แผนภูมิ หรืออื่นๆ ที่สามารถนำมาประกอบคำอธิบายได้
สำหรับคำอธิบายสรุปสาระสำคัญที่หน่วยงานรัฐต้องจัดทำนั้น มีกรอบเวลาที่ต้องทำตามกำหนดเช่นกัน โดยกฎหมายที่จะออกใหม่ตั้งแต่วันที่ 27 พฤศจิกายน 2562 ให้จัดทำและเผยแพร่ตามรูปแบบภายใน 180 วันตั้งแต่มีผลบังคับใช้
ขณะที่กฎหมายที่มีผลบังคับใช้หรือออกก่อนวันที่ 27 พฤศจิกายน 2562 แบ่งเป็น 2 กรณี
- ถ้ามีกฎหมายที่รับผิดชอบไม่เกิน 5 ฉบับ หน่วยงานรัฐต้องจัดทำให้เสร็จภายใน วันที่ 26 พฤศจิกายน 2563
- ถ้ามีกฎหมายที่รับผิดชอบเกิน 5 ฉบับ หน่วยงานรัฐต้องจัดทำให้เสร็จภายใน วันที่ 26 พฤศจิกายน 2564
ทั้งนี้ สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (ก.ล.ต.) เป็นหน่วยงานแรกที่ได้จัดทำรูปแบบการนำเสนอสอดคล้องกับเกณฑ์ดังกล่าว โดยมี PKM Consulting Group ซึ่งเป็นบริษัทให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลและเทคโนโลยีสำหรับงานทางด้านกฎหมาย เป็นผู้ให้บริการทั้งในเรื่องของเทคโนโลยีและการบริหารจัดการข้อมูล
ที่ผ่านมา เว็บไซต์ส่วนใหญ่ของหน่วยงานของรัฐจะนำเสนอกฎหมายหรือกฎเกณฑ์ในรูปแบบไฟล์ PDF เท่านั้น แต่ยังไม่สามารถสืบค้นข้อมูลได้ คุณระพีพัฒน์ พัฒนกุลชัย กรรมการผู้จัดการ PKM Consulting Group กล่าวถึงแนวทางในการจัดทำข้อมูลให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ข้างต้นว่า สามารถทำได้โดยใช้ซอฟต์แวร์สำหรับบริหารจัดการข้อมูลกฎหมายของทางบริษัท ซึ่งระยะเวลาในการจัดทำขึ้นอยู่กับจำนวนข้อมูล สำหรับหน่วยงานที่มีข้อมูลไม่มาก อาจจะใช้เวลาเพียง 1 สัปดาห์เท่านั้น
"นอกจากซอฟต์แวร์แล้ว เรายังมีทีมนักกฎหมายที่คอยให้คำปรึกษาในการจัดทำข้อมูลกฎหมายให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ดังกล่าว ไม่ว่าจะเป็นการวางโครงสร้างข้อมูล สแกนเอกสาร ปรับฟอร์แมต นำข้อมูลที่เป็นปัจจุบันขึ้นระบบ" คุณระพีพัฒน์ กล่าว
แม้ว่า การดำเนินงานให้เป็นไปตามกฎเกณฑ์ดังกล่าวจะเป็นงานที่ซับซ้อน แต่จะว่าไปแล้ว เทคโนโลยีในยุคดิจิทัลสามารถเป็นตัวช่วยให้หน่วยงานภาครัฐดำเนินโครงการต่าง ๆ ได้รุดหน้า และยังสอดคล้องกับนโยบายที่ต้องการให้ประชาชนเข้าถึงข้อมูลอย่างทั่วถึง เข้าใจได้ง่าย