บมจ.โกลบอลกรีนเคมิคอล (GGC) แจ้งว่าตามที่บริษัทได้พบปัญหาในกระบวนการจัดหาวัตถุดิบและจำหน่ายผลิตภัณฑ์นั้น ขณะนี้บริษัทและผู้เชี่ยวขาญประเมินระบบควบคุมภายในของกระบวนการจัดหาวัตถุดิบและการบริหารสินค้าคงคลัง สรุปผลความเห็นประเด็นที่ตรวจพบและการปรับปรุงขั้นตอนการปฏิบัติงาน ดังนี้
ผลสรุปการประเมินระบบควบคุมภายในนั้น พบว่าบริษัทได้มีการออกแบบการควบคุมภายในของกระบวนการจัดหาวัตถุดิบและการบริหารสินค้าคงคลังในจุดที่สำคัญไว้อย่างเพียงพอแล้ว เช่น การจัดให้มีการประชุมคณะกรรมการ Value Chain Management (VCM) เพื่ออนุมัติปริมาณและราคาซื้อวัตถุดิบเป็นรายสัปดาห์ การกำหนดให้มีการออกใบสั่งซื้อ การชั่งน้ำหนักวัตถุดิบเพื่อประกอบการชำระเงิน การยืนยันยอดวัตถุดิบคงเหลือกับโรงกลั่น ณ สิ้นเดือน การจัดทำรายงานสูญหายเสียหายจากการขนส่งรายเดือน การกำหนดคุณสมบัติและการประเมินผลผู้จัดจำหน่ายวัตถุดิบ และการนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์ซึ่งเป็นระบบที่ได้มาตรฐานและยอมรับเป็นการทั่วไป (ระบบ SAP) มาใช้ในกระบวนการจัดซื้อวัตถุดิบ โดยทั้งหมดนี้ได้กำหนดไว้ในคู่มือการปฏิบัติงานของบริษัทแล้ว อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนการปฏิบัติงานในบางเรื่องยังไม่ได้ระบุรายละเอียดไว้อย่างเพียงพอ และผู้ปฏิบัติงานในตำแหน่งต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องยังไม่ได้ดำเนินการตามระบบการควบคุมที่บริษัทกำหนดไว้ในประเด็นที่สำคัญบางประการ
ผลสรุปประเด็นที่ตรวจพบและการปรับปรุงขั้นตอนการปฏิบัติงานนั้น ผู้เชี่ยวชาญได้สรุปความเห็นว่า ประเด็นดังต่อไปนี้ เป็นสาเหตุสำคัญของปัญหาที่ตรวจพบในกระบวนการจัดหาวัตถุดิบและจำหน่ายผลิตภัณฑ์ของบริษัท ได้แก่
1. โครงสร้างของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกระบวนการจัดหาวัตถุดิบและจำหน่ายผลิตภัณฑ์ โดยโครงสร้างการบริหารงานของหน่วยงานดังกล่าวในปัจจุบัน ควรปรับปรุงให้มีกระบวนการตรวจสอบระหว่างกัน (Check & Balance) ให้มากขึ้น โดยแบ่งแยกโครงสร้างของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องให้อยู่ภายใต้การบริหารงานของผู้บริหารต่างสายงานกัน ซึ่งจะทำให้มีกระบวนการตรวจสอบระหว่างกันได้มากขึ้น และลดโอกาสในการดำเนินการที่ไม่ถูกต้องตามขั้นตอนการปฏิบัติงาน
2.กระบวนการวางแผนจัดซื้อและการสั่งซื้อวัตถุดิบในปัจจุบัน มีการใช้ข้อมูลอ้างอิงจากข้อมูลที่เก็บรักษาภายในหน่วยงาน ซึ่งอาจก่อให้เกิดความคลาดเคลื่อน หรือความผิดพลาด โดยบริษัทยังไม่ได้ใช้งานระบบ SAP ที่มีอยู่ให้เป็นระบบควบคุมการทำงานในกระบวนการดังกล่าวอย่างเต็มรูปแบบ ขณะนี้อยู่ในระหว่างการปรับปรุงให้มีการใช้งาน Module ต่าง ๆ ในระบบ SAP ให้เกิดประโยชน์สูงสุด และให้เป็นระบบควบคุมการปฏิบัติงานอย่างเต็มรูปแบบ ตลอดจนปรับปรุงขั้นตอนและคู่มือการปฏิบัติงานให้มีรายละเอียดมากขึ้น เพื่อใช้อ้างอิงในระหว่างการทำงาน ทั้งนี้เชื่อว่าจะทำให้การทำงานลัดขั้นตอน และโอกาสไม่ถูกต้องตามความเป็นจริงเกิดขึ้นได้ยาก
3.กระบวนการจัดทำรายงานการขนส่งและการจ่ายค่าขนส่งวัตถุดิบยังไม่รัดกุมเพียงพอ โดยข้อมูลที่ใช้ในการจัดทำรายงานการรับวัตถุดิบสามารถปรับปรุงให้มีความถูกต้องมากยิ่งขึ้นได้ โดยการตรวจทานกับข้อมูลจาก 3rd Party ซึ่งการกำหนดขั้นตอนและจัดทำรายงานการขนส่งเพื่อตรวจสอบปริมาณวัตถุดิบที่ขนส่ง โดยเปรียบเทียบกับใบชั่งน้ำหนักจริง เชื่อว่าจะช่วยปรับปรุงให้ข้อมูลที่ใช้งานมีความถูกต้องมากยิ่งขึ้น และสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงกับกระบวนการรับวัตถุดิบได้อีกด้วย
ทั้งนี้ คณะกรรมการบริษัทได้รับทราบและเห็นชอบในหลักการตามรายงานผลการสอบทานดังกล่าวแล้ว และได้มีมติมอบหมายให้ฝ่ายจัดการดำเนินการปรับปรุงขั้นตอนการปฏิบัติงานในส่วนที่เกี่ยวข้องตามแนวทางและข้อสรุปดังกล่าวต่อไป