การเขียนปิดท้ายข่าวประชาสัมพันธ์นั้นมีความสำคัญพอๆกับการเกริ่นนำช่วงแรก บทนำคือใจความสำคัญที่ส่งไปถึงกลุ่มเป้าหมาย จึงต้องสะท้อนความคิดสร้างสรรค์ สามารถสะกดความสนใจได้ ส่วนบทส่งท้ายก็ควรมีตัวช่วยคือข้อมูลบริษัท (Boilerplate) ที่สามารถบอกเล่าประวัติองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ทำไมข้อมูลบริษัท (Boilerplate) ปิดท้ายข่าวถึงสำคัญ
ไม่ว่าจะเขียนข่าวปีละรอบหรือปีละร้อย การเขียนข้อมูลบริษัทปิดท้ายข่าวถือเป็นโอกาสหนึ่งในการประกาศให้ผู้อ่านทราบว่า บริษัทหรือองค์กรของคุณนั้นทำอะไรบ้าง
นักข่าวใช้ข้อมูลส่วนนี้ในการเขียนข่าว โดยข้อมูลที่ว่านี้มีทั้งข้อเท็จจริงและข้อมูลที่สร้างความแตกต่างให้กับองค์กร ซึ่งช่วยให้เขียนข่าวได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้พนักงานของบริษัทยังสามารถอ่านข้อมูลนี้ เพื่ออธิบายกับเพื่อนๆและครอบครัวว่าตัวเองทำงานเกี่ยวกับอะไร
บริษัทยังสามารถใช้ข้อมูลปิดท้ายข่าวพีอาร์ในช่องทางต่างๆได้ด้วย เพื่อให้ข้อความที่ต้องการนำเสนอนั้น มีความสอดคล้องกัน
*พบกับเคล็ดลับการเขียนข้อมูลบริษัท (Boilerplate) อย่างมีประสิทธิภาพ
1. ยึดมั่นในข้อเท็จจริง เริ่มต้นด้วยข้อเท็จจริงว่า ใคร? ทำอะไร? ที่ไหน? บริษัทคือใคร? ดำเนินงานอะไรบ้าง? ตั้งอยู่ที่ไหน? ที่อยู่เว็บไซต์ของบริษัทคือะไร? และจำให้ขึ้นใจว่า ข้อมูลบริษัทที่ดีจะต้องสะดวกต่อการอ่านข้อมูลแบบรวดเร็ว
2. เขียนให้กระชับ ระหว่างที่เราให้คำปรึกษาเกี่ยวกับโฆษณาตัวล่าสุดของลูกค้า อาจจะพบกรณีที่ว่า ศัพท์แสงทางกฎหมายที่อยู่ในข่าวประชาสัมพันธ์นั้นมักจะยาวกว่าตัวข่าวเองเสียอีก เพราะฉะนั้นหากอยากแนะนำธุรกิจของคุณล่ะก็ เน้นภาษาสั้น ๆ เข้าใจง่าย อย่าเยอะ ไว้เป็นดี
3. ลดการใช้ศัพท์เฉพาะทาง หลังที่จากลูกค้าอ่านข้อมูลบริษัทจนจบแล้ว พวกเขาต้องสามารถอธิบายได้ว่า บริษัทของคุณดำเนินธุรกิจอะไร แต่หากพวกเขาไม่สามารถอธิบายได้ นั่นอาจเป็นเพราะข้อมูลบริษัทของคุณใช้ศัพท์เฉพาะทางมากเกินไป ดังนั้น หากคุณต้องร่างข้อมูลบริษัทสำหรับใช้อธิบายสินค้าในตลาดเฉพาะกลุ่ม ก็ควรใช้ประโยคง่ายๆ โดยที่ไม่ต้องประดิษฐ์คำมากจนเกินไป
4.ทำให้ Boilerplate ง่ายต่อการค้นพบ ด้วยการใช้คีย์เวิร์ดที่สำคัญที่สุดที่จะนำผลการค้นหาไปยังบริษัทของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ใส่คีย์เวิร์ดเหล่านั้นไว้ในข้อมูลบริษัท อย่าใช้คำที่เกินจริงและใส่ข้อมูลที่มากเกินลงไปในคีย์เวิร์ด คีย์เวิร์ดเพียงไม่กี่คำจะนำไปสู่ความสำเร็จหากคุณเลือกใช้มันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. หมั่นตรวจสอบเป็นประจำ การตรวจสอบข้อมูลบริษัทควรทำทุกๆไตรมาสหรือทุกๆปี เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลและตัวเลขสำคัญต่างๆได้รับการอัพเดท รวมถึงข้อความที่บ่งบอกจุดยืนของแบรนด์ยังคงมีความเกี่ยวข้องกับเนื้อหา
ผู้เขียน: Catherine Spicer เป็นผู้จัดการฝ่ายบริการบทความสำหรับลูกค้าซึ่งมีประสบการณ์ในการให้คำแนะนำเกี่ยวกับบทความให้แก่แบรนด์ต่าง ๆ มากว่า 20 ปี นอกจากนี้ยังเป็นผู้เขียนบทความชุด “Beyond PR’s long-running Grammar Hammer" อีกด้วย สามารถติดตาม Cathy บนทวิตเตอร์ได้ที่ @cathyspicer และสามารถส่งทวิตเตอร์ถึงเธอผ่าน # grammargripes
ที่มา: พีอาร์นิวส์ไวร์