ในปัจจุบันได้มีการจัดงานแสดงสินค้าหรือนิทรรศการแบบออฟไลน์กันมากขึ้น ภายหลังจากที่มีการผ่อนคลายมาตรการที่เข้มงวด อย่างงาน CES 2022 ที่ลาสเวกัส ซึ่งจัดกันไปเรียบร้อยแล้วเมื่อเร็ว ๆ นี้ ในช่วงงานดังกล่าวมีข่าวประชาสัมพันธ์จำนวนมากที่นำเสนอเรื่องราวเกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่ ๆ ไม่ว่าจะเป็นเทคโนโลยีที่เกี่ยวกับสุขภาพ ยานยนต์ การศึกษา ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ ไอที ปัญญาประดิษฐ์ บล็อกเชน รวมไปถึงเทคโนโลยีที่ทันสมัยประเภทอื่น ๆ ด้วยเหตุนี้ พีอาร์นิวส์ไวร์จึงได้สรุปวิธีการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับงานแสดงสินค้าที่ดี หลังจากที่จำนวนข่าวประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับงาน CES 2022 เมื่อเดือนมกราคมที่ผ่านมา เพิ่มขึ้นอย่างมาก
บทความนี้ได้รวบรวมเคล็ดลับการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ให้ "ปัง" มากกว่าเดิม เพื่อช่วยให้ทุกคนได้แตรียมพร้อมสำหรับงานแสดงสินค้าที่คุณหรือองค์กรจะเข้าเยี่ยมชมหรือจัดงานขึ้นในอนาคต
1. ตั้งเป้าสู่ความสำเร็จ
ถึงจะฟังดูง่าย แต่ผู้เขียนข่าวประชาสัมพันธ์บางคนก็อาจจะพลาดในเรื่องพื้นฐาน อย่างลืมเขียนวันที่หรือสถานที่จัดงาน กฎเหล็กของการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ ประการที่หนึ่ง คือ ต้องสามารถตอบคำถามที่ว่า ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไร อย่างไร ให้ได้ในย่อหน้าแรก
ข่าวที่ไม่ได้มีการระบุเวลาหรือสถานที่จัดงาน หรือไม่ชี้แจงรายละเอียดให้ผู้อ่านทราบนั้น สะท้อนให้เห็นถึงการไม่เตรียมความพร้อมในการเขียนข่าว ส่งผลให้ข่าวชิ้นนั้น ๆ ไม่สามารถทำหน้าที่ของตัวเองได้เท่าที่ควร
สำหรับข่าวงานแสดงสินค้านั้น นอกจากการระบุวันที่หรือสถานที่จัดงานแล้ว ต้องลงรายละเอียดไปจนถึงช่วงเวลาที่จัดแสดง รายละเอียดของการเปิดบูธ ตารางเวลาที่ผู้เข้าร่วมชมงานจะสามารถพูดคุยกับพาร์ทเนอร์ภายในงาน ตำแหน่งของบูธหรือเวทีที่เราจะขึ้นไปพูด ตลอดจนข้อมูลของห้องประชุมที่จะเป็นสถานที่สำหรับการเซ็นสัญญา อย่าพลาดที่จะบอกรายละเอียดสำคัญเหล่านี้ เพื่อให้ผู้อ่านได้เข้าใจและเห็นภาพ
ตัวอย่างข่าวของ Hyundai Motor Company ให้ข้อมูลผู้อ่านได้ทราบรายละเอียดครบทุกเม็ด ตั้งแต่ชื่อเมืองที่จัดงาน ชื่ออาคาร ชื่อหอประชุม เลขที่บูธ และวันที่ที่จะจัดแสดงในงาน CES 2022
2. ระมัดระวังเรื่องช่วงเวลาและการใช้คำกริยาในเนื้อหาข่าว
ข่าวประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับงานแสดงสินค้าส่วนใหญ่จะถูกจัดเตรียมไว้ก่อน เพื่อที่จะเผยแพร่ในช่วงที่มีการจัดงาน แต่บางครั้ง ผู้เขียนข่าวที่ยังมีประสบการณ์ไม่มากอาจลืมสิ่งสำคัญที่ว่า ช่วงที่เราเขียนข่าวประชาสัมพันธฺนั้นเราต้องเขียนข่าวเกี่ยวกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคตให้เหมือนกับว่าเป็นเรื่องของปัจจุบัน หลายครั้งที่ผู้เขียนข่าวประชาสัมพันธ์อาจจะเผลอเขียนคำกริยาที่เป็นเรื่องของอนาคต เนื่องจากเวลาที่เริ่มเขียนข่าวนั้น งานยังไม่ได้จัดขึ้น
ผู้เขียนข่าวประชาสัมพันธ์จึงควรระมัดระวังในเรื่องของการเขียนเนื้อหาข่าวให้เป็นเรื่องปัจจุบัน สอดคล้องกับช่วงเวลาที่ข่าวจะเผยแพร่ในระหว่างงานแสดงสินค้า และสมเหตุสมผลกับช่วงเวลาที่เผยแพร่ข่าว
ตัวอย่าง ข่าวประชาสัมพันธ์ของ Hisense ที่บอกเล่าเหตุการณ์อย่างเป็นเหตุเป็นผลตั้งแต่ย่อหน้าแรก โดยระบุว่า บริษัทเข้าร่วมงาน CES อย่างไร และจะนำเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่สำหรับตลาดแอฟริกันอย่างไร
3. ขออนุญาตเจ้าของข้อมูลหรือรูปภาพให้เรียบร้อย
นอกจากให้ข้อมูลแก่ผู้อ่านว่า งานจัด "ที่ไหน? และ "เมื่อไหร่" แล้ว อีกหนึ่งปัจจัยที่ควรคำนึงถึง คือ การขออนุญาตและตกลงในเรื่องสิทธิ์ต่าง ๆ ให้เรียบร้อย หากคุณต้องร่วมเซ็นข้อตกลงกับอีกบริษัทภายในงาน บริษัทนั้น ๆ จะต้องรับทราบประเด็นของบริษัทในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณด้วย รวมทั้งตรวจเนื้อหาข่าวให้เรียบร้อยว่าบริษัทพร้อมที่จะอนุมัติข่าวหรือไม่ แถลงการณ์ทั้งหมดที่อยู่ในเนื้อหาข่าวนั้น บริษัทเห็นด้วยหรือไม่ เนื้อหาข่าวระบุถึงบริษัทที่เซ็นข้อตกลงด้วยในมุมบวกหรือไม่
สำหรับการใช้สื่อมัลติมีเดียนั้น ต้องพิจารณาในเรื่องสิทธิ์การใช้งานรูปภาพด้วย รวมทั้งประเด็นที่ว่า คุณถ่ายรูปด้วยตัวเอง หรือขอยืมรูปจากที่อื่น ในรูปภาพมีบุคคลที่จำเป็นต้องขออนุญาตหรือเซ็นขออนุญาตก่อนนำไปเผยแพร่พร้อมกับข่าวประชาสัมพันธ์หรือไม่
อย่าลืมขออนุญาตหรือขอสิทธิ์ในการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับงานแสดงสินค้าจากบุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้อง ดังนี้
- ผู้จัดงาน
- บุคคลที่ถูกกล่าวถึงในข่าว
- องค์กรที่ถูกกล่าวถึงในข่าว
- บุคคลที่ปรากฏอยู่ในสื่อมัลติมีเดีย
- องค์กรที่ปรากฏอยู่ในมัลติมีเดีย ไม่ว่าจะเป็นบุคคลหรือโลโก้ขององค์กร
ข้อคิดจากผู้เชี่ยวชาญ : ไม่ว่าคุณจะเป็นมืออาชีพแค่ไหน ต้องระวังเรื่องการสะกดชื่อบุคคลให้ถูกต้อง รวมถึงระบุตำแหน่งและอาชีพให้ถูกต้องทุกครั้ง เพราะคงไม่มีอะไรที่จะแย่ไปกว่าการพูดถึงข้อตกลงกับอีกองค์กร โดยสะกดชื่อบุคคลหรือตำแหน่งของบุคคลอีกองค์กรผิดพลาดอีกแล้ว
4. เน้นย้ำให้เห็นถึงเหตุและผล
ข่าวประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับงานแสดงสินค้าจำเป็นต้องระบุถึง "เหตุผล" อย่างชัดเจนว่า ทำไมองค์กรของคุณถึงเข้าร่วมงานแสดงสินค้าครั้งนี้
องค์กรของคุณมีบูธภายในงานหรือไม่ ซีอีโอของคุณได้เข้าร่วมในการประชุมย่อย หรือองค์กรได้รับรางวัลหรือไม่ รายละเอียดเหล่านี้ควรจะปรากฏอยู่ในเฮดไลน์ข่าวและเนื้อหาข่าวด้วย
เรียบเรียงเนื้อหาข่าวโดยจัดลำดับความสำคัญ เริ่มต้นจากเหตุผลหลักที่บริษัทหรือองค์กรเข้าร่วมงานแสดงสินค้าเป็นอันดับแรก ก่อนที่จะเบนความสนใจของผู้อ่านไปยังประเด็นอื่น ซึ่งอาจจะมีความสำคัญน้อยกว่า ให้ผู้อ่านได้ทราบถึงเหตุการณ์อื่น ๆ ที่เกิดขึ้นเกี่ยวกับองค์กรของคุณในระหว่างที่มีการจัดแสดงสินค้า
สมมติว่าองค์กรของคุณเข้าร่วมงานจัดแสดงสินค้าที่จะจัดขึ้นในเดือนถัดไป เพื่อจะเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ ขณะเดียวกันคุณก็ต้องร่วมประชุมกับพาร์ทเนอร์เพื่อเซ็นข้อตกลงร่วมกันภายในงาน ตลอดจนเข้าร่วมงานรับรางวัลด้วยนั้น ข่าวของคุณควรจะเรียงลำดับความสำคัญในรูปแบบนี้
1) เฮดไลน์และย่อหน้าแรกที่ระบุถึงผลิตภัณฑ์ใหม่ที่เพิ่งเปิดตัว
2) รายละเอียดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่ และการจัดแสดงผลิตภัณฑ์ภายในงาน
3) การประชุมที่คุณจะต้องเข้าร่วม
4) รางวัลที่คุณได้รับ
ตัวอย่าง บริษัท TCL Electronics เกริ่นนำในข่าวประชาสัมพันธ์ด้วยการเน้นถึงการรับรางวัลของบริษัทในงาน CES ก่อนที่จะเปลี่ยนประเด็นมาสู่การระบุถึงผลิตภัณฑ์ใหม่ที่ได้นำเสนอในงาน เพื่อนำมาสู่การอธิบายเพิ่มเติมว่าทำไมผลิตภัณฑ์นี้จึงได้รับรางวัล ควบคู่ไปพร้อมกับการแนะนำผลิตภัณฑ์ให้ผู้อ่าน
5. ทำให้ผู้อ่านอยากติดตามต่อ
การเขียนข่าวงานแสดงสินค้าก็คล้าย ๆ กับข่าวประกาศรางวัล ข่าวประชาสัมพันธ์งานแสดงสินค้าจำเป็นต้องให้ข้อมูลถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไปหลังจากที่งานครั้งนี้จบลงแล้ว จะมีอะไรเกิดขึ้นต่อไป บริษัทของคุณจะร่วมงานแสดงสินค้างานอื่น ๆ ที่จะจัดขึ้นในอนาคตหรือไม่ หรือหากผลตอบรับภายในงานครั้งนี้เป็นไปด้วยดี จะมีการขยายตลาดหรือไม่
ไม่ว่าจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใด เราควรให้ข้อมูลที่สามารถดึงความสนใจผู้อ่านให้ติดตามข่าวต่อ โดยพื้นที่ส่วนท้ายข่าวเป็นส่วนที่ดีที่จะเราใส่เกร็ดข้อมูลที่น่าสนใจให้แก่ผู้อ่าน อย่างที่บริษัท Coway และ GOVEE MOMENTS เคยทำในข่าวประชาสัมพันธ์ ข่าวประชาสัมพันธ์โดย Taiwan Industrial Technology Research Institute เองก็ได้แนบลิงก์ให้พาร์ทเนอร์ที่สนใจจองการประชุมออนไลน์ได้ นอกจากนี้ยังมีการแนบลิงก์สำหรับเข้าถึง Virtual Press Office ซึ่งมีข้อมูลต่างๆ ที่ผู้สื่อข่าวสามารถนำไปใช้งานได้
6. "มัลติมีเดีย" ถือเป็นสิ่งที่ต้องมี
อย่าใช้รูปภาพหรือวิดีโอที่ถ่ายด้วยมือถือ เพราะคุณภาพรูปต่ำ ผู้อ่านจะทราบได้ทันทีว่ารูปภาพหรือวิดีโอนั้น ๆ ใช้มือถือถ่าย ส่งผลให้ความน่าสนใจของข่าวประชาสัมพันธ์ลดลงได้ในทันที ปกติแล้วสิ่งสำคัญในงานแสดงสินค้า คือ การ "จัดแสดง" ดังนั้นเราควรใช้สื่อมัลติมีเดียที่มีคุณภาพสูงและสามารถแสดงเอกลักษณ์ของสินค้า บริการ หรือองค์กร
ไอเดียที่น่าหยิบไปใช้เพื่อนำเสนอในสื่อมัลติมีเดีย
- รูปภาพของผลิตภัณฑ์ที่ถูกจัดแสดงในงาน
- รูปภาพของพนักงานที่กำลังมีปฏิสัมพันธ์กับผู้เยี่ยมชมงาน
- รูปภาพของผู้เยี่ยมชมงานที่กำลังทดลองใช้ผลิตภัณฑ์
- วิดีโอสัมภาษณ์ผู้เยี่ยมชมงาน
- วิดีโอนำเสนอผลิตภัณฑ์ที่จัดทำโดยพนักงานองค์กร
- วิดีโอสาธิตวิธีการใช้งานผลิตภัณฑ์
อย่าลืมว่าสื่อมัลติมีเดียที่นำมาใช้ จะต้องได้รับการอนุมัติ และถูกต้องตามข้อตกลงด้านลิขสิทธิ์แล้ว
ตัวอย่าง บริษัท Pudu Robotics และ PlayNitride Display ได้ใช้สื่อมัลติมีเดียคุณภาพสูงช่วยดึงความน่าสนใจของข่าวประชาสัมพันธ์โดยไม่ทำให้เนื้อหาข่าวเข้าถึงยากจนเกินไป
7. งานแสดงสินค้าที่น่าจับตาในปี 2565
โอกาสในการนำเคล็ดลับไปปรับใช้จริงมาถึงแล้ว! การจัดแสดงสินค้าที่จะจัดขึ้นในปี 2565 มีดังนี้ เตรียมพร้อมสำหรับงานเหล่านี้ได้เลย
- MWC Barcelona จะจัดขึ้นในวันที่ 28 ก.พ. ถึง 3 มี.ค.
- BeautyAsia จะจัดขึ้นในวันที่ 2 มี.ค. ถึง 4 มี.ค.
- HKTDC Hong Kong Electronics Fair จะจัดขึ้นในวันที่ 12 เม.ย. ถึง 15 เม.ย.
- Retail Asia Expo จะจัดขึ้นในวันที่ 4 พ.ค. ถึง 6 พ.ค.
- Specialty & Fine Food Asia จะจัดขึ้นในวันที่ 22 มิ.ย. ถึง 24 มิ.ย.
- MWC Shanghai จะจัดขึ้นในวันที่ 29 มิ.ย. ถึง 1 ก.ค.
- BioPharma Expo จะจัดขึ้นในวันที่ 13 ก.ค. ถึง 15 ก.ค.
- Future Mobility Asia จะจัดขึ้นในวันที่ 20 ก.พ. ถึง 22 ก.พ.
- BEX Asia จะจัดขึ้นในวันที่ 5 ก.ย. ถึง 9 ก.ย.
- FHA Food & Beverage จะจัดขึ้นในวันที่ 5 ก.ย. ถึง 8 ก.ย.
- ITB Asia จะจัดขึ้นในวันที่ 19 ต.ค. ถึง 21 ต.ค.
- China International Import Expo จะจัดขึ้นในวันที่ 5 พ.ย. ถึง 10 พ.ย.
- EDUTech Asia จะจัดขึ้นในวันที่ 8 พ.ย. ถึง 10 พ.ย.
- รายละเอียดวันที่จัดงานอ้างอิงจากช่วงเวลาที่ได้เผยแพร่บทความนี้
ที่มา : พีอาร์นิวส์ไวร์