ความสามารถในการบริหารจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพถือเป็นปัจจัยสำคัญสู่ความสำเร็จขององค์กรยุคใหม่ ในทางกลับกัน หลายองค์กรต่างเผชิญกับความท้าทายของคลังจัดเก็บข้อมูลที่มักอยู่ในรูปแบบไซโล (Data Silos) ซึ่งจะถูกจัดเก็บเป็นกลุ่มก้อน แยกออกจากกัน กลายเป็นอุปสรรคที่สำคัญต่อการทำงานที่ต้องอาศัยการประสานข้อมูลกัน การบริหารจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้ธุรกิจทลายไซโลและส่งเสริมการใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้อย่างเต็มที่ วันนี้ OPEN-TEC ศูนย์รวมองค์ความรู้ด้านเทคโนโลยี (Tech Knowledge Sharing Platform) ภายใต้การดูแลของ TCC TECHNOLOGY GROUP จะพาคุณไปสำรวจคุณลักษณะคลังจัดเก็บข้อมูลแบบไซโล ผลกระทบต่อองค์กร และวิธีการเอาชนะอุปสรรคเหล่านี้
ความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลแบบไซโล
คลังจัดเก็บข้อมูลแบบไซโล คือ กลุ่มข้อมูลซึ่งถูกจัดเก็บแยกออกจากกันภายในองค์กร ซึ่งโดยทั่วไปจะพบในแผนก หน่วยธุรกิจ หรือระบบต่าง ๆ ไซโลเหล่านี้มักเกิดขึ้นเนื่องจากแนวทางการทำงานในอดีต ความเชี่ยวชาญของแผนก หรือการใช้ระบบซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกัน ผลที่ตามมาของคลังจัดเก็บข้อมูลแบบไซโล ได้แก่
- ความไร้ประสิทธิภาพ: ข้อมูลที่ถูกเก็บเอาไว้มีความซ้ำซ้อน แต่ละแผนกอาจรวบรวมข้อมูลที่คล้ายกันโดยไม่จำเป็น
- ขาดการทำงานร่วมกัน: ไซโลขัดขวางการทำงานร่วมกันข้ามแผนกและการแบ่งปันข้อมูล ซึ่งจำกัดความสามารถขององค์กรในการใช้ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ อันมีเป้าหมายเพื่อสร้างองค์กรที่แข็งแกร่ง
- ความไม่ถูกต้องของข้อมูล: ข้อมูลที่แยกจากกันมีความเสี่ยงที่จะเกิดความไม่สอดคล้องกันและความไม่ถูกต้อง เนื่องจากไม่มีแหล่งที่มาของความจริงเพียงแหล่งเดียว โดยเฉพาะข้อมูลที่สำคัญ
- พลาดโอกาสทางธุรกิจ: ไซโลจำกัดความสามารถขององค์กรในการค้นหาและบริหารจัดการข้อมูลในเชิงลึก ที่อาจหลบซ่อนอยู่ในข้อมูลของแต่ละฝ่าย
คุณภาพของข้อมูลที่ไม่ดี เป็นผลกระทบที่ไม่คาดคิดจากการจัดเก็บข้อมูลแบบไซโล ยังรวมถึงการมีข้อมูลไม่เพียงพอ และการขาดระบบบริหารจัดการเพื่อควบคุมดูแล จะส่งผลให้การตัดสินใจทำโดยไม่มีคุณภาพ และลดประสิทธิภาพขององค์กรลง
"เทคโนโลยีเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอที่จะแก้ปัญหาในด้านของข้อมูลที่ต้องใช้วิเคราะห์ และระบบบริหารจัดการเพื่อกำกับดูแล" ผลสำรวจของ Gartner เมื่อเร็ว ๆ นี้ ระบุว่าในแต่ละปีองค์กรต่าง ๆ พบว่าข้อมูลที่คุณภาพไม่ดีเท่าที่ควร นำไปสู่ต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายไม่พึงประสงค์ มูลค่าโดยเฉลี่ยสูงถึง 12.9 ล้านดอลลาร์ต่อปี นอกเหนือจากผลกระทบที่เกิดฉับพลันต่อรายได้ในระยะยาวแล้ว ข้อมูลคุณภาพต่ำยังเพิ่มความซับซ้อนยุ่งเหยิงให้แก่ระบบนิเวศของข้อมูล และนำไปสู่การตัดสินใจที่ไม่ถูกต้อง
ทลายไซโลด้วยการบริหารจัดการข้อมูล
การบริหารจัดการข้อมูลที่ดี จะมาพร้อมกับแนวทางแก้ไขปัญหาที่เกิดจากการจัดเก็บข้อมูลแบบไซโล ช่วยให้องค์กรทลายอุปสรรคและสร้างสภาพแวดล้อมที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลที่เป็นเอกภาพมากขึ้น ตัวอย่างขั้นตอน ได้แก่
- การรวบรวมข้อมูล: การรวมข้อมูลเข้าด้วยกัน จะช่วยอำนวยความสะดวกในการรวมข้อมูลจากแหล่งและแผนกต่าง ๆ องค์กรสามารถเข้าถึงมุมมองข้อมูลแบบองค์รวมได้
- การประกันคุณภาพข้อมูล: ช่วยรักษาคุณภาพของข้อมูลโดยการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล การล้างข้อมูล และการตรวจสอบความสอดคล้องกัน เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ใช้มีความถูกต้องและเชื่อถือได้
- การกำกับดูแลข้อมูล: สร้างกรอบการกำกับดูแลข้อมูล กำหนดบทบาท ความรับผิดชอบ และนโยบายที่เกี่ยวข้องกับการเข้าถึงและการใช้งานข้อมูล
- การวิเคราะห์และการรายงานข้อมูล: การเข้าถึงข้อมูลที่มีการบูรณาการและมีคุณภาพสูง ช่วยให้การวิเคราะห์และการรายงานข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้น นำไปสู่การตัดสินใจที่ดีขึ้น
การบริหารจัดการข้อมูล ช่วยเพิ่มผลลัพธ์ ยกระดับการทำงานข้ามแผนกร่วมกัน
การบริหารจัดการข้อมูลไม่เพียงแต่ทลายไซโลเท่านั้น แต่ยังช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันภายในองค์กรอีกด้วย ตัวอย่างเช่น
- พัฒนาคุณภาพการทำงานร่วมกัน: แผนกต่าง ๆ จะสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยความเข้าใจร่วมกันและการเข้าถึงข้อมูลเดียวกัน
- เพิ่มคุณภาพในการตัดสินใจ: การตัดสินใจที่ต้องขับเคลื่อนด้วยข้อมูล (Data-Driven) จะได้รับข้อมูลและแม่นยำมากขึ้น นำไปสู่การตัดสินใจโดยรวมที่ดีขึ้น
- ใช้ทรัพยากรอย่างเหมาะสม: การทำงานร่วมกันช่วยลดความซ้ำซ้อนของความแรงงาน เวลา และทรัพยากร ซึ่งนำไปสู่การประหยัดต้นทุน ช่วยเพิ่มกำไรทางธุรกิจ
- ผลักดันนวัตกรรมใหม่: การทำงานร่วมกันสามารถนำไปสู่การสร้างนวัตกรรมข้ามสายงานได้ เนื่องจากแผนกต่าง ๆ สามารถใช้ประโยชน์จากมุมมองของตัวเองที่เป็นเอกลักษณ์ มาช่วยแก้ไขปัญหา
- เอื้อต่อประสบการณ์ที่ดีของลูกค้า: เมื่อแผนกต่าง ๆ ทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น จะนำไปสู่แผนงานที่มุ่งสร้างประสบการณ์ของลูกค้าให้ดีขึ้น เกิดเป็นความต่อเนื่อง และสม่ำเสมอ
บทสรุป
คลังจัดเก็บข้อมูลแบบไซโล เป็นอุปสรรคสำคัญต่อประสิทธิภาพและการทำงานร่วมกันภายในองค์กร การบริหารจัดการข้อมูล จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการทลายไซโลเหล่านี้ ด้วยการบูรณาการข้อมูล การรักษาคุณภาพ และส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานร่วมกัน การที่องค์กรต่าง ๆ หันมาใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีเหล่านี้ จึงจะสามารถกระตุ้นศักยภาพของข้อมูลได้อย่างเต็มที่ ส่งผลให้การตัดสินใจดีขึ้น ประหยัดต้นทุน และปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า การบริหารจัดการข้อมูลไม่ได้เป็นเพียงความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีเท่านั้น แต่เป็นการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ในการปลดปล่อยพลังของข้อมูลเพื่อความสำเร็จขององค์กร
แหล่งอ้างอิงส่วนหนึ่งจาก
https://www.gartner.com/smarterwithgartner/how-to-improve-your-data-quality