กรุงเทพฯ--27 ก.พ.--พีซี แอนด์ แอสโซซิเอทส์ คอนซัลติ้ง
การจัดแยกประเภทข้อมูล:
พื้นฐานสำคัญสำหรับการจัดการวงจรการใช้งานของข้อมูล
โดย วินัย วารัญญานนท์
ผู้จัดการประจำประเทศไทย บริษัท อีเอ็มซี อินฟอร์เมชั่น ซิสเต็มส์ (ประเทศไทย) จำกัด
คุณทราบได้อย่างไรว่าข้อมูลของคุณมีความสำคัญมากน้อยเพียงใด ถึงแม้ว่าข้อมูลทั้งหมดขององค์กรธุรกิจอาจมีความสำคัญ แต่บางส่วนก็อาจไม่จำเป็นต่อการดำเนินงานมากนัก อย่างไรก็ตาม ในความเป็นจริงแล้ว องค์กรธุรกิจทั่วไปมักจะจัดเก็บข้อมูลของแอพพลิเคชั่นทั้งหมดไว้รวมกันบนระบบสตอเรจไฮเอนด์ที่มีราคาแพง
แนวโน้มการลงทุนด้านไอทีอยู่ในอัตราขยายตัวสูงขึ้นอย่างมากในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา ทำให้ผู้บริหารเริ่มกังวลและหันมาให้ความสนใจกับค่าใช้จ่ายในส่วนนี้อย่างจริงจัง โดยทั่วไปแล้ว ภารกิจสำคัญของฝ่ายไอทีก็คือ ช่วยให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากข้อมูลที่มีอยู่ โดยเสียค่าใช้จ่ายโดยรวมน้อยที่สุด แต่กระนั้นก็ตาม จากการสำรวจพบว่าในปัจจุบัน ร้อยละ 70 ของทรัพยากรด้านไอทีถูกใช้ในการดูแลรักษาและสนับสนุนระบบโครงสร้างพื้นฐานที่มีอยู่ และมีเพียงร้อยละ 30 เท่านั้นที่ถูกใช้ในการสร้างสรรค์นวัตกรรมที่เกี่ยวเนื่องกับแนวคิดและขั้นตอนการทำงาน ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดการปรับเปลี่ยนรูปแบบธุรกิจ สร้างแหล่งรายได้ใหม่ๆ ขยายขีดความสามารถในการทำกำไร และเพิ่มความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า
การจัดการวงจรการใช้งานของข้อมูล (Information Lifecycle Management - ILM) เป็นกลยุทธ์ใหม่ที่จะช่วยให้ฝ่ายไอทีสามารถบรรลุเป้าหมายในการปรับปรุงสัดส่วนการใช้ทรัพยากรไอที โดยมุ่งเน้นการสรรค์สร้างนวัตกรรมใหม่ๆ และขับเคลื่อนธุรกิจให้ก้าวเดินไปข้างหน้า แนวทางแบบใหม่นี้จะช่วยให้องค์กรต่างๆ สามารถขยายขีดความสามารถในการลดค่าใช้จ่าย เพิ่มมูลค่า และตอบสนองความต้องการทางธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องของข้อมูลที่มีความสำคัญต่อธุรกิจ
ปัจจัยที่สำคัญยิ่งต่อความสำเร็จของ ILM ก็คือ การจัดแยกประเภทของข้อมูล (Data Classification) ตามระดับคุณค่าที่มีต่อธุรกิจ โดยเริ่มจากการประเมินคุณค่าของข้อมูลแต่ละส่วน และต้องอาศัยการวิเคราะห์การทำงานของข้อมูลนั้นๆ ทั้งนี้เพื่อสร้างมุมมองหลายมิติ (multi-dimensional view) ซึ่งจำเป็นอย่างยิ่งต่อการบริหารจัดการและการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ ในปัจจุบัน ซึ่งหลายๆ องค์กรหันมาให้ความสนใจกับการประหยัดงบประมาณ การจัดแยกประเภทของข้อมูลจึงนับเป็นหนึ่งในขั้นตอนสำคัญที่ผู้บริหารฝ่ายไอทีควรจะดำเนินการ เพื่อบริหารจัดการข้อมูลทางธุรกิจให้เกิดประสิทธิผล
หนทางใหม่ในการจัดการข้อมูล
ถึงแม้ว่าการจัดแยกประเภทของข้อมูลจะเป็นขั้นตอนสำคัญที่นำไปสู่การจัดการวงจรการใช้งานของข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ก็ไม่ได้เป็นเพียงแค่วิธีการที่จะนำไปสู่เป้าหมายสุดท้ายเท่านั้น อันที่จริง การจัดแยกประเภทของข้อมูลถือเป็นขั้นตอนพื้นฐานที่จะก่อให้เกิดคุณประโยชน์ต่อการดำเนินงานทั่วทั้งองค์กร โดยเป็นการจัดระเบียบข้อมูลให้สอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจ และในขณะเดียวกันก็จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาข้อมูลสำหรับงานแต่ละชิ้น
ในระยะแรก ขั้นตอนการจัดแยกประเภทของข้อมูลถูกนำมาใช้เพื่อช่วยให้บริษัทสามารถปรับปรุงความคล่องตัวทางธุรกิจและความสามารถในการกู้คืนข้อมูล ด้วยเหตุที่องค์กรมีข้อมูลจำนวนมหาศาล ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องให้แน่ใจว่าข้อมูลแต่ละชุดสามารถกู้คืนได้อย่างถูกต้องในกรณีที่เกิดความล้มเหลวของระบบ การดำเนินการดังกล่าวจำเป็นต้องอาศัยการพัฒนากรอบโครงสร้างสำหรับนโยบายด้านข้อมูล ซึ่งในภายหลังถูกเรียกว่าขั้นตอนการจัดแยกประเภทของข้อมูล
แนวคิดในการพัฒนานโยบายด้านข้อมูลไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่ที่จริงแล้วมีรากฐานมาจากระบบเมนเฟรมเมื่อหลายปีก่อน ในตอนนั้น มีการใช้แนวทางการจัดการสตอเรจตามลำดับขั้น (Hierarchical Storage Management - HSM) ซึ่งถือเป็นจุดเริ่มต้นของการจัดการวงจรการใช้งานของข้อมูลในปัจจุบัน โดยนโยบายด้านข้อมูลพื้นฐานที่รองรับ HSM ได้ถูกเพิ่มขยายจนกลายเป็นการจัดแยกประเภทของข้อมูล ซึ่งครอบคลุมระบบไอทีแบบเปิดที่มีความซับซ้อนมากขึ้นในปัจจุบัน
องค์ประกอบของการจัดแยกประเภทของข้อมูล
การจัดแยกประเภทของข้อมูลมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้องค์กรธุรกิจเข้าใจถึงคุณค่าที่แท้จริงของข้อมูล และสามารถดำเนินงานได้อย่างราบรื่น โดยมีปัจจัยหลัก 3 ประการที่จะต้องพิจารณา ได้แก่ คุณค่า เวลา และค่าใช้จ่าย
การจัดแยกประเภทของข้อมูลเป็นการจัดระดับคุณค่าของข้อมูลตามปัจจัยทางธุรกิจ เช่น ประสิทธิภาพและความพร้อมใช้งาน กฎระเบียบ การป้องกันข้อมูล งบประมาณ และทิศทางการเติบโตของธุรกิจ เป็นต้น โดยมีแนวทางหลักๆ ดังต่อไปนี้:
- กำหนดประเภทของข้อมูลที่มีอยู่ในองค์กรอย่างชัดเจน
- ระบุความเชื่อมโยงระหว่างฟังก์ชันหลักของธุรกิจกับข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
- แสดงคุณค่าในเชิงเศรษฐกิจของข้อมูลที่มีต่อธุรกิจ
- ออกแบบและพัฒนาสถาปัตยกรรมเทคโนโลยีที่ใช้ร่วมกันสำหรับข้อมูลแต่ละประเภท
- กำหนดบริการที่เกี่ยวข้องกับการเก็บรักษาข้อมูล (เช่น ความพร้อมใช้งาน การกู้คืน การจัดการ การปรับขนาด และการคิดค่าใช้จ่าย) สำหรับข้อมูลแต่ละประเภท
นอกจากนั้น ยังต้องพิจารณาปัจจัยอื่นๆ เพิ่มเติม เช่น ความต่อเนื่องของเวลา ระยะเวลาตั้งแต่การสร้างจนถึงการกำจัดข้อมูล และระดับคุณค่าต่างๆ ที่เกี่ยวเนื่องกับข้อมูลในแต่ละช่วงของวงจรการใช้งาน ประการสุดท้ายก็คือ การจัดแยกประเภทของข้อมูลย่อมหมายรวมถึงการเลือกใช้สถาปัตยกรรมสตอเรจแบบโลจิคัลและฟิสิคัลที่เหมาะสมกับชนิดของข้อมูล โดยจำเป็นต้องพิจารณาค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวเนื่องกับสถาปัตยกรรมที่ใช้รองรับข้อมูลนั้นๆ
มาตรการพื้นฐาน: การจัดระเบียบแอพพลิเคชั่นและการกำหนดนโยบายด้านข้อมูล
องค์กรจำเป็นต้องใช้เวลาโดยเฉลี่ย 4-6 สัปดาห์ในการดำเนินมาตรการหลัก 2 ประการ ซึ่งเป็นพื้นฐานสำคัญสำหรับการจัดแยกประเภทของข้อมูล มาตรการแรกคือ การจัดระเบียบแอพพลิเคชั่น ซึ่งเป็นการระบุคุณลักษณะของแอพพลิเคชั่น รวมถึงความสามารถในการตอบสนองความต้องการทางธุรกิจ แล้วระบุว่าแอพพลิเคชั่นนั้นๆ อยู่บนแพลตฟอร์มสตอเรจที่เหมาะสมหรือไม่
ที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญจะนำเสนอเทมเพลตและเครื่องมือสำหรับการกำหนดรูปแบบการจัดแยกประเภทในแต่ละองค์กร โดยการจัดระเบียบแอพพลิเคชั่นจะเกี่ยวข้องกับการตั้งคำถามที่เหมาะสม เช่น จำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลนี้บ่อยครั้งแค่ไหน? มีการจัดสรรงบประมาณเท่าไรสำหรับสถาปัตยกรรมใหม่? คำถามเหล่านี้ซึ่งใช้ถามตัวแทนของสายงานธุรกิจและผู้มีส่วนเกี่ยวข้องอื่นๆ จะให้คำตอบที่สำคัญสำหรับการกำหนดกฎเกณฑ์เฉพาะที่จะใช้ในการจัดระเบียบแอพพลิเคชั่นให้สอดคล้องกับระดับสตอเรจที่เหมาะสม
กฎเกณฑ์ที่สร้างขึ้นสำหรับสตอเรจในแต่ละระดับ เช่น ในเรื่องของประสิทธิภาพหรือเวลาที่ใช้ในการกู้คืน ยังสามารถใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการสร้างแค็ตตาล็อกบริการ (Service Catalog) ซึ่งเป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ที่จะช่วยให้ฝ่ายไอทีสามารถดำเนินการจัดเก็บข้อมูลตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ตัวอย่างเช่น ถ้าความต้องการด้านการจัดการข้อมูลของสายงานนั้นๆ ระบุให้จัดเก็บข้อมูลไว้ที่ระดับสูงสุด แต่มีข้อจำกัดในเรื่องของงบประมาณ ผู้จัดการฝ่ายไอทีก็สามารถที่จะใช้แค็ตตาล็อกบริการเพื่อเจรจาให้สายงานดังกล่าวใช้ทางเลือกอื่นที่อาจเสียค่าใช้จ่ายน้อยกว่า และมีระดับการให้บริการที่ต่ำกว่า
การสอบถามบุคคลที่เกี่ยวข้องอย่างแท้จริงถือเป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่มีผลต่อความสำเร็จในการจัดระเบียบแอพพลิเคชั่น โดยควรใช้เกณฑ์คุณสมบัติตามที่กำหนดเพื่อระบุบุคคลที่จะสอบถาม รวมถึงผู้สอบถามที่มีคุณสมบัติเหมาะสม นอกจากนี้ การประชุมร่วมระหว่างผู้บริหารระดับสูงยังถือเป็นสิ่งจำเป็นในการกำหนดภาพรวมกว้างๆ สำหรับพิจารณาประกอบการตัดสินใจ และในการเก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆ ไม่ควรมองข้ามผู้บริหารฝ่ายการเงินโดยเด็ดข้าม ผลการศึกษาของนักวิเคราะห์บางกลุ่มชี้ว่า ผู้บริหารฝ่ายการเงินมักจะเป็นผู้ตัดสินใจหรืออนุมัติการตัดสินใจด้านไอทีในอัตราที่สูงถึงร้อยละ 40
นอกจากนั้น ด้วยกฎระเบียบใหม่ๆ ที่เพิ่มมากขึ้น หลายๆ บริษัทจึงจำเป็นต้องว่าจ้างเจ้าหน้าที่สำหรับดูแลการปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับ โดยเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบงานในส่วนนี้นับเป็นอีกแหล่งข้อมูลที่มีค่ายิ่ง และควรรวมไว้ในขั้นตอนการเก็บรวบรวมข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการจัดแยกประเภทของข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งในปัจจุบันซึ่งการปฏิบัติตามกฎระเบียบกำลังจะกลายเป็นปัจจัยที่สำคัญต่อการจัดแยกประเภทของข้อมูล
มาตรการที่สองซึ่งมีความสำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่ามาตรการแรกก็คือ การกำหนดนโยบายเฉพาะสำหรับข้อมูลที่ถูกสร้างโดยแอพพลิเคชั่น ตัวอย่างเช่น แอพพลิเคชั่นรับส่งอีเมล Microsoft Exchange ต้องการความสามารถในการประมวลผลและการเข้าถึงแบบออนไลน์ของระบบสตอเรจไฮเอนด์ในระดับสูงสุด อย่างไรก็ตาม ถ้าหากข้อมูลที่สร้างโดยแอพพลิเคชั่นดังกล่าวไม่ค่อยมีการเข้าถึงบ่อยครั้งนักเมื่อเวลาผ่านสักระยะหนึ่ง แต่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามระเบียบข้อบังคับ บริษัทก็ควรจะกำหนดนโยบายในการย้ายข้อมูลดังกล่าวไปยังโซลูชั่นสตอเรจสำหรับการเก็บถาวร (Archive) ซึ่งจะเสียค่าใช้จ่ายน้อยกว่า
วิธีนี้นอกจากจะช่วยลดค่าใช้จ่ายแล้ว ยังช่วยให้องค์กรมีทรัพยากรสตอเรจระดับไฮเอนด์เพียงพอสำหรับรองรับความต้องการทางธุรกิจที่เพิ่มมากขึ้นในส่วนสำคัญๆ ยิ่งกว่านั้น ยังสามารถพัฒนาไปสู่การจัดการวงจรการใช้งานข้อมูลในอนาคต
การพัฒนาต่อยอดสู่ ILM
ในปัจจุบัน องค์กรต่างๆ กำลังประสบปัญหาท้าทายที่สำคัญในการจัดการข้อมูล เนื่องจากข้อมูลมีปริมาณเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ทั้งยังมีความสำคัญเพิ่มมากขึ้นต่อธุรกิจ นอกจากนั้น คุณประโยชน์ของข้อมูลมักจะมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา การจัดแยกประเภทของข้อมูลจะช่วยให้องค์กรธุรกิจสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้โดยตรง โดยใช้วิธีจัดระเบียบแอพพลิเคชั่นให้เหมาะสมกับระดับการจัดเก็บข้อมูล และกำหนดกฎเกณฑ์และนโยบายสำหรับการบริหารจัดการข้อมูลและทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด การจัดแยกประเภทของข้อมูลนับเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการดำเนินการด้านไอที ทั้งยังช่วยให้องค์กรธุรกิจเตรียมพร้อมสำหรับการจัดการวงจรการใช้งานข้อมูลในอนาคต โดยเป้าหมายสูงสุดก็คือ การสร้างระบบโครงสร้างพื้นฐานด้านสตอเรจที่สามารถระบุแอพพลิเคชั่นและวงจรการใช้งานของข้อมูล และสามารถเคลื่อนย้ายข้อมูลอย่างชาญฉลาดโดยอัตโนมัติทั่วทั้งองค์กร
ข้อมูลเกี่ยวกับ EMC
อีเอ็มซี คือผู้นำแห่งโลกธุรกิจระบบสตอเรจ ที่คิดค้นทั้งระบบ, ซอฟต์แวร์, ระบบเครือข่าย และ การให้บริการต่างๆ ทั้งยังพัฒนาโซลูชั่นระบบเครือข่ายสตอเรจ แบบอัตโนมัติ เพื่อช่วยให้หน่วยงานต่างๆทั่วโลกสามารถดึงและใช้ข้อมูลต่างๆที่มีอยู่ได้ในระดับสูงสุดและใช้ต้นทุนทั้งหมดขั้นต่ำสุด ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับอีเอ็มซี สามารถรับได้ผ่านทางเว็บไซต์ www.EMC.com
สำหรับสื่อมวลชน : สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม กรุณาติดต่อ :
Khoo Yin Senior Marcom Specialist
EMC South Asia Tel: +65-6427-1741 Fax: +65-6333-6878
Email: khoo_yin@emc.com
Local PR agency contact
สุดานาฏ อิ๋วสกุล บริษัท พีซี แอนด์ แอสโซซิเอทส์ คอนซัลติ้ง จำกัด
โทร : 0-2971-3711 โทรสาร : 0-2521-9030 Email : sudanart@pc-a.co.th--จบ--
-รก-