กรุงเทพฯ--2 ก.ย.--พิตอน คอมมิวนิเคชั่น
ปฏิวัติวงการทำงานรูปแบบใหม่ ด้วยการทำงานแบบ Remote working
โดย มร.มาร์ค ดิซอน ซีอีโอและผู้ก่อตั้งบริษัท รีจัส
การทำงานนอกสถานที่ (Remote working) หรือการทำงานแบบยืดหยุ่น (Flexible working) คือการทำงานรูปแบบใหม่ที่ไม่ใช่การทำงานรูปแบบเดิมๆและยึดติดอยู่แค่ในออฟฟิศ อันเป็นผลที่ตามมาอย่างเลี่ยนไม่ได้จากการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีสู่โลกาภิวัฒน์ในปัจจุบัน
เมื่อเทคโนโลยีช่วยย่อโลกให้เล็กลง เราจึงไม่มีความจำเป็นที่จะต้องเสียเวลากับการเดินทางเพื่อการทำงานอีกต่อไป
รีจัส ได้ทำการสำรวจในประเด็นการทำงานนอกสถานที่ โดยได้สอบถามไปยังผู้จัดการอาวุโสและเจ้าของกิจการกว่า 26,000 คน ในกว่า 90 ประเทศทั่วโลก ผลการสำรวจพบว่า ร้อยละ 48 ของกลุ่มตัวอย่างได้มีการทำงานนอกสถานที่ประมาณครึ่งหนึ่งของสัปดาห์การทำงาน ซึ่งจากผลการสำรวจดังกล่าวจะสะท้อนให้เห็นว่า ต่อจากนี้ไปพนักงานที่มีรูปแบบการทำงานแบบนั่งโต๊ะประจำในออฟฟิศจะกลายเป็นคนส่วนน้อยไปโดยปริยาย
แนวโน้มดังกล่าวยังแสดงให้เห็นถึงการเติบโตอย่างรวดเร็วของรีจัสในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมานี้ โดยการเปิดศูนย์กลางการดำเนินงานทางธุรกิจ (Business Centre) และแนะนำบริการใหม่ๆ เพื่อตอบสนองการขยายตัวของประชากรโลก และการทำงานผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ (Mobile device)
แต่ทั้งนี้ก็ยังมีกระแสปรากฏต่อสื่อต่างๆที่ไม่เห็นพ้องต่อการทำงานนอกสถานที่ ที่อาจส่งผลต่อการลดความสำคัญของศูนย์กลางทางธุรกิจ มาริสสา เมเยอร์ ซีอีโอของ Yahoo ได้ประกาศออกสื่อในช่วงเดือนกุมภาพันธ์ที่ผ่านมาว่าเธอเลือกจะทำงานแบบเข้าออฟฟิศ และจะไม่ทำงานที่บ้านอีกต่อไป
เช่นเดียวกับ BestBuy อีกหนึ่งบริษัทในอเมริกา ที่ได้ประกาศต่อต้านและจะไม่กลับไปทำงานแบบนอกสถานที่อีกแล้ว ทั้งนี้ประเด็นดังกล่าวมีหลายข้อยกเว้นและมีความซับซ้อนทางข้อมูล และยังเป็นมาตรการที่ไม่ชัดเจนเท่าที่ควร
การทำงานนอกสถานที่ส่งผลดีในระดับหนึ่ง แต่ทั้งนี้จะส่งผลต่อการจัดการที่ขาดการควบคุมที่ไม่อาจดึงพนักงานเข้าสู่ส่วนกลางหรือสำนักงานใหญ่ได้ จากเหตุผลทั้งหมด ไม่อาจปฏิเสธได้ว่าการทำงานนอกสถานที่เป็นเรื่องง่าย ซึ่งในความเป็นจริงแล้วถือเป็นเรื่องที่ยากมากในการจัดการจัดการตามความต้องการและการปรับเปลี่ยนทัศนคติของหลายๆระดับขององค์กร
ปัญหาส่วนใหญ่เกิดจากการรับรู้ของคนทำงานนอกสถานที่มากกว่าการปฏิบัติจริง ยกตัวอย่างจาก การสำรวจของบริษัทไมโครซอฟท์ในแคนาดาที่เปิดเผยว่า ร้อยละ 60 ของผู้บริหารยืนยันว่าพวกเขาเองมีประสิทธิผลมากขึ้นเมื่อทำงานนอกสถานที่ มีเพียงร้อยละ 25 ที่ไม่เห็นด้วย เช่นเดียวกับมุมมองจากพนักงานร้อยละ 55 ที่มองว่าการทำงานนอกสถานที่ทำให้พวกเขามีประสิทธิผลมากขึ้น
ผู้คนส่วนใหญ่ต้องการทำงานในรูปแบบที่ยืดหยุ่นและเหมาะสมกับตัวเอง แต่การทำงานนอกสถานที่ที่แวดล้อมด้วยธรรมชาติที่อาจช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานนั้น ในอีกมุมหนึ่งอาจพบว่าหากเกิดข้อผิดพลาดและผลกระทบในทางลบ การทำงานนอกสถานที่ก็อาจจะทำให้มองไม่เห็นความผิดพลาดดังกล่าวที่เกิดขึ้นได้ ดังนั้นผู้จัดการจึงต้องการเฝ้าจับตามองการทำงานของพนักงานเพื่อประสิทธิภาพที่ดีที่สุดของงาน
จากผลการสำรวจของรีจัส ร้อยละ 55 ของผู้ตอบแบบสอบถาม กล่าวว่า พวกเขาเชื่อมั่นในประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ เพียงแค่ต้องมีการฝึกอบรมการจัดการและการพัฒนาศักยภาพเพิ่มเติมเท่านั้น
การสำรวจของเราแสดงให้เห็นว่า บริษัทส่วนใหญ่ใช้งานระบบการติดตามและรายงานผลประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ ซึ่งร้อยละ 43 ของผู้จัดการหรือหัวหน้างานที่ปฏิบัติงานนอกสถานที่จะใช้ระบบการประชุมผ่านทางโทรศัพท์และวีอีโอในการสื่อสารกับทีมงานที่ประจำอยู่ภายในสำนักงาน ซึ่งการนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาใช้จะช่วยลดภาระค่าใช้จ่ายสำหรับการเดินทางลงได้ ซึ่งเป็นที่น่าสนใจว่าในประเทศชั้นนำต่างๆ ทั่วโลก รวมถึงอินเดีย, จีน และบราซิล ต่างตระหนักถึงประสิทธิภาพของการทำงานที่มาจากการใช้เวลาของเหล่าพนักงานเป็นสำคัญ
ซึ่งในมุมมองของผู้ตอบแบบสอบถามกว่าร้อยละ 68 แสดงให้เห็นว่า ยังคงมีความกังวลเกี่ยวกับการทำงานนอกสถานที่ โดยคนกลุ่มนี้เชื่อว่าการทำงานนอกสถานที่นั้นจะเป็นการขัดขวางการพัฒนาศักยภาพทางด้านการทำงานของพนักงานระดับปฏิบัติการ
เป็นที่แน่นอนว่าพนักงานระดับปฏิบัติการจำเป็นต้องมีการควบคุมดูแลเพื่อติดตามผลการดำเนินงาน แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะต้องจำกัดบริเวณพวกเขาให้ประจำอยู่แต่ภายในสำนักงานเท่านั้น ซึ่งมันคงจะดีกว่าหากคุณสามารถกำหนดมาตรการในการดูแลตรวจสอบโดยการให้พนักงานรายงานผลการดำเนินงานกลับมาให้ทราบเป็นระยะๆ ไม่ว่าจะโดยการส่งวิดีโอลิงค์ หรือวิธีการอื่น ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะสามารถพัฒนาทักษะการดำเนินงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
ซึ่งใครก็ตามที่คิดว่าการทำงานนอกสถานที่จะไม่ประสบความสำเร็จนั้นเป็นความคิดที่ผิด ไม่ต้องสงสัยเลยว่าจะต้องมีพนักงานจอมขี้เกียจบางคนใช้ผลประโยชน์จากการทำงานนอกสถานที่ แต่นั่นก็เนื่องมาจากการมีหัวหน้างานที่ไม่มีประสิทธิภาพเท่านั้น ซึ่งผู้บริหารระดับสูงต้องขจัดอุปสรรคดังกล่าวโดยการเปิดใจ มุ่งเน้นที่ประสิทธิภาพและประสิทธิผลจากการทำงานเป็นสำคัญ
มีหลากหลายบทเรียนที่ได้รับจากผลการวิจัยชิ้นนี้ ซึ่งสิ่งที่สำคัญหรือเรียกได้ว่าเป็นปราการด่านแรกในการจัดการระบบการทำงานนอกสถานที่ คือการเอาชนะความกลัวและความสงสัย ที่ไม่เคยเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีของการจัดการที่มีประสิทธิภาพ
ในทางกลับกัน เราควรดูที่การปฏิบัติงานจริงเพื่อรับมือกับยุคสมัยที่เปลี่ยนแปลงไป ซึ่งต้องขอขอบคุณเทคโนโลยีที่เข้ามามีส่วนช่วยทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้น ผู้จัดการฝ่ายขายสามารถติดต่อกับทีมขายของตนได้ไม่ว่าจะอยู่มุมไหนของโลก ในขณะที่ระบบ GPS ช่วยให้ศูนย์บริการสามารถติดตามความคืบหน้าของวิศวกรและทีมบำรุงรักษา หรือฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ก็สามารถดูแลให้ความสำคัญกับลูกค้าของพวกเขาได้โดยไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ
การจัดการที่เหมาะสมที่สุด คือ การเลือกงานให้เหมาะกับคน ระบุหน้าที่ความรับผิดชอบและขอบข่ายของงานที่จำเป็นต้องทำให้ชัดเจน ใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม และสร้างกระบวนการที่ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น จัดให้มีการฝึกอบรมที่จำเป็นทั้งสำหรับผู้บริหารและพนักงาน เปิดรับทุกช่องทางการติดต่อสื่อสาร รวมถึงสื่อสังคมออนไลน์ วิดีโอคอนเฟอร์เรนซ์ หรืออีเมล เป็นต้น
เหนือสิ่งอื่นใด ควรให้ความไว้วางใจแก่พนักงานของคุณ ว่าเขาจะสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายอย่างดีและเต็มความสามารถแม้จะไม่เข้าออฟฟิศก็ตามที