กรุงเทพฯ--2 ต.ค.--ศศินทร์
แน่นอนว่าผู้อ่านหลายๆท่านที่ปฏิบัติงานอยู่ในหน่วยงานของรัฐ รัฐวิสาหกิจ หรือเอกชนคงจะได้มีโอกาสใช้ PowerPoint นำเสนอผลงานให้แก่หัวหน้า หรือถ้าเกิดใครโชคดีอาจจะได้มีโอกาสนำเสนอผลงานผ่าน PowerPoint แก่ผู้บริหารระดับสูงขององค์กร ซึ่งหากนำเสนอออกมาเป็นที่น่าสนใจ นอกจากผลงานของเราจะได้รับความสนใจจากผู้บริหาร แล้วตัวผู้นำเสนอผลงานดังกล่าวอาจจะได้รับ recognition จากผู้บริหารระดับสูงขององค์กรด้วย คำถามคือแล้วเราจะนำเสนอผลการศึกษา หรือนำเสนอผลงานดังกล่าวอย่างไรให้ได้รับความสนใจจากผู้บริหารระดับสูงขององค์กร
ด้วยหน้าที่การงานของผู้เขียนที่อยู่ในอุตสาหกรรม Management Consulting และได้มีโอกาสนำเสนอโครงการต่างๆรวมถึงกลยุทธ์ให้แก่ผู้บริหารระดับสูง แม้กระทั่งระดับประธานเจ้าหน้าที่บริหารของบริษัท Fortune Global 100 Companies ที่มีรายได้ของบริษัทรวมเกือบแสนล้านดอลลาร์สหรัฐ รวมถึงระดับผู้บริหารของหน่วยงานรัฐบาลและรัฐวิสาหกิจ เป็นเวลาหลายปี ผู้เขียนขอสรุป Tips ที่สำคัญในการเตรียม Slide PowerPoint Presentation ที่น่าจะช่วยให้ผู้อ่านสามารถเตรียมตัวนำเสนอแก่ผู้บริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นดังต่อไปนี้ครับ
1. Know your audience เราจำเป็นจะต้องทราบว่าผู้ที่จะเข้าฟังการนำเสนอของเราคือใคร คำว่าทราบตรงนี้ไม่ใช่แค่ชื่อ หรือชื่อตำแหน่งหน้าที่ แต่ในกรณีนี้รวมถึงลักษณะงานที่ผู้ฟังซึ่งคือผู้บริหารระดับสูงต้องประสบพบเจออยู่ทุกวัน นั่นก็คือ ตารางงานของผู้บริหารมักจะแน่นเต็มตลอดวัน คนกลุ่มนี้มีเรื่องสำคัญที่ต้องตัดสินใจอยู่เสมอ และส่วนใหญ่มักจะประชุมทั้งวัน ทำให้มีเวลาน้อยที่จะเปรียบเทียบทางเลือกต่างๆ จากสาเหตุที่ยกตัวอย่างมาทำให้มีความเป็นไปได้สูงว่าคนกลุ่มนี้มักจะไม่มีเวลามานั่งฟังการนำเสนอผลงานเป็นเวลานานเพื่อที่จะรอฟังผลสรุปตอนจบได้
2. 30 Minutes maximum เมื่อเราทราบว่าผู้บริหารระดับสูงมักจะไม่สามารถทนนั่งฟังอะไรได้นานๆ ดังนั้นไม่ว่าผลของโครงการที่เราเก็บข้อมูลมาจะยาวกี่ร้อยหน้า เราควรจะพยายามตัดหรือเรียง Slide ไว้ไม่เกิน 20 หน้าและใช้เวลานำเสนอไม่เกิน 30 นาที ผมเรียกนี้ว่า 10% rule คือ slide ที่นำเสนอไม่ควรเกิน 10% ของจำนวน Slide ทั้งหมด
3. Craft a great story telling slide ใน 20 slide ควรจะแบ่งออกเป็น 3 ช่วงหลักๆ ดังแผนภาพข้างล่างครับอันได้แก่ Beginning/ Middle/ End
ใน Slide ที่นำเสนอในแต่ละช่วงควรจะประกอบไปด้วยสองส่วนคือ What is (ผลปัจจุบัน เป็น fact หรือข้อเท็จจริง) และ What Could be (ในอนาคตที่เราคาดการณ์ควรจะเป็นอย่างไร) และตอนจบควรจะจบด้วย Call to action/New Bliss ซึ่งเป็น action ที่เป็นมุมมองใหม่ๆผู้บริหารสามารถนำไปใช้ตัดสินใจได้ทันที
4. Summarize up front จำไว้ให้สรุปประเด็นที่สำคัญๆทุกอย่างไว้ในหน้าแรกของ Presentation โดยการนำเสนอส่วนนี้ควรจะใช้เวลาไม่เกิน 5 นาที และประกอบไปด้วยประเด็นที่สำคัญที่สุด ไม่ว่าจะเป็นข้อเท็จจริง การคาดการณ์และข้อเสนอแนะที่เราอยากจะนำเสนอแก่ผู้บริหารระดับสูง โดยหากมีคำถามให้เตรียม Appendix ไว้และ refer ถึงหน้าดังกล่าว
5. Introduce yourself & Set the expectation หากผู้อ่านปฏิบัติงานอยู่ในองค์กรที่มีพนักงานหลายพันจนถึงหลายหมื่นคน แน่นอนว่าโอกาสที่ผู้บริหารระดับสูงขององค์กรจะรู้จักเราคงเป็นไปได้ยาก ดังนั้นทุกครั้งก่อนที่จะนำเสนอผลงานต่างๆ การแนะนำตัวเองว่าเราเป็นใคร ได้รับมอบหมายจากใครให้ทำการศึกษาด้านไหนอย่างไร ก่อนที่จะกล่าวต่อว่า เราจะใช้เวลานำเสนอเป็นเวลากี่นาที (จำไว้ว่าไม่ควรเกิน 30 นาที) นอกจากจะให้ผู้บริหารระดับสูงจดจำเราได้แล้ว ยังช่วยให้เรามีโอกาสที่จะได้นำเสนอผลการศึกษาทั้งหมดจนเสร็จสิ้นก่อนที่ผู้บริหารหรือคนอื่นๆในห้องประชุมจะขัดเราเนื่องจากทราบว่าหลัง 30 นาทีผู้เข้าร่วมประชุมจะมีโอกาสที่จะถามประเด็นที่สงสัย
6. Give them what they asked for หากผู้บริหารระดับสูงสงสัยประเด็นไหน หรือมีข้อเสนอแนะเพิ่มเติมอะไร อย่าลังเลที่จะให้ข้อมูลสนับสนุนเพิ่มเติมและตอบอย่างมั่นใจ รวมถึง refer ไปที่ Appendix ที่เตรียมไว้ครับ
7. Rehearse… A lot!! การที่เราจะตอบคำถามที่ได้อย่างมั่นใจ เราจะต้องรู้ข้อมูลที่สำคัญใน Slide ที่จะนำเสนอได้เหมือนกับเราเล่าประวัติของเราเอง ดังนั้นเมื่อเตรียม Slide 20 หน้าเสร็จ เราควรซ้อม presentation deck ดังกล่าวหรือที่ผู้เขียนเรียกว่า Mock up เหมือนที่เราจะนำเสนอแก่ผู้บริหารระดับสูง โดยหาเพื่อน หัวหน้าหรือใครที่สามารถให้ feedback ได้อย่างตรงไปตรงมามาช่วย comments เมื่อเรามั่นใจและทราบถึงข้อมูลในแต่ละ Slide โอกาสที่เราจะตื่นเต้นก่อนและระหว่างที่เรานำเสนอก็จะลดลงครับ
8. Don’t read the slide ท้ายที่สุดอย่าอ่านตัวหนังสือที่อยู่บน slide แต่ให้สรุปใจความหรือให้ insight ที่สำคัญดังกล่าวแทน และที่สำคัญไม่ควรนำเสนอด้วยเสียง monotone ครับ
แน่นอนว่า Tips 8 ประการที่ผู้เขียนนำมาเล่าให้ฟังอาจจะไม่ได้เป็นกฏเกณฑ์ตายตัวสำหรับทุก Presentation (เพราะจากกฏข้อที่หนึ่งคือ Know your audiences) แต่อย่างน้อยผู้เขียนก็เชื่อว่าน่าจะเป็นประโยชน์กับผู้อ่านหรือผู้ที่จะต้องเตรียม Presentation สำหรับนำเสนอผู้บริหารระดับสูงขององค์กรบ้างไม่มากก็น้อยครับ