Letter of Credit หรือที่เรียกกันสั้นๆ ว่า L/C คือ ตราสารหรือหนังสือรับรองการชำระเงินค่าสินค้าที่ออกโดยธนาคารของผู้นำเข้า (Opening Bank หรื Issuing Bank) ตามคำขอของผู้นำเข้าหรือผู้ซื้อ โดยสัญญาว่าจะจ่ายเงินค่าสินค้าให้แก่ผู้ขายหากผู้ขายได้ปฏิบัติตามข้อตกลงที่ระบุไว้ใน L/C อย่างถูกต้องครบถ้วน
รูปแบบการชำระเงินในเทอม L/C เป็นที่ยอมรับกันในโลกการค้าระหว่างประเทศว่าเป็นหลักประกันที่สร้างความมั่นใจให้แก่ผู้ขายสินค้าหรือผู้ส่งออกว่าจะได้รับเงินค่าสินค้าหากปฏิบัติตามเงื่อนไขใน L/C ได้ครบถ้วน แต่ในทางปฏิบัติแล้วการปฏิบัติตามเงื่อนไขของ L/C ที่เปิดมานั้นไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะความผิดพลาดที่เกิดจากการเตรียมเอกสารส่งออกไม่เป็นไปตามที่ระบุไว้ในเงื่อนไขของ L/C อาจส่งผลให้ได้รับเงินค่าสินค้าล่าช้ากว่ากำหนดหรือกระทั่งถูกปฏิเสธการชำระเงินจากธนาคารผู้เปิด L/C ได้ ถึงแม้ว่าจะมีวิธีการที่ช่วยป้องกันความเสี่ยงจากการไม่ได้รับชำระเงินจาก L/C เช่น นำ L/C ไปรับรองการชำระงิน (Add Confirm) แต่ความคุ้มครองเหล่านั้นก็ไม่ได้ครอบคลุมไปถึงความผิดพลาดที่เกิดจากการเตรียมเอกสารส่งออก จากการสำรวจพบว่าผู้ส่งออกไม่ว่าจะเป็นบริษัทขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก ตั้งอยูในประเทศที่พัฒนาแล้วหรือกำลังพัฒนา มีประสบการณ์ในการทำธุรกิจต่างประเทศมากน้อยเพียงใด ก็ยังสามารถประสบปัญหาเกี่ยวกับความผิดพลาดด้านเอกสารส่งออกได้ ดังนั้น หากผู้ส่งออกมีแนวทางปฏิบัติด้านเอกสารส่งออกที่เป็นระบบ ก็สามารถช่วยให้การปฏิบัติตาม L/C เป็นไปอย่างถูกต้องสมบูรณ์ ซึ่ง 8 ขั้นตอนที่จะเสนอต่อไปนี้เป็นแนวทางกว้างๆ ที่ช่วยลดความผิดพลาดในการเตรียมเอกสารส่งออกภายใต้เทอมการชำระเงินแบบ L/C
1. จัดระบบการทำงานเพื่อรองรับงานด้านการส่งออก
สาเหตุหนึ่งของความผิดพลาดในการเตรียมเอกสารส่งออกคือพนักงานที่ดูแลงานด้านนี้ไม่ได้รับการอบรมในเรื่องการจัดเตรียมเอกสารอย่างเหมาะสมและการประสานงานระหว่างเจ้าหน้าที่การตลาดต่างประเทศและเจ้าหน้าที่ด้านเอกสารส่งออกไม่มีประสิทธิภาพ แนวทางที่จะช่วยให้การทำงานของทั้งสองฝ่ายราบรื่นคือการแบ่งขอบเขตความรับผิดชอบ โดยให้เจ้าหน้าที่การตลาดต่างประเทศทำหน้าที่เจรจาเงื่อนไขการชำระเงินแบบ L/C กับผู้ซื้อและพิจารณาในชั้นต้นว่า L/C ฉบับนั้นง่ายต่อการปฏิบัติตามหรือไม่ จากนั้นเจ้าหน้าที่ด้านเอกสารจึงพิจารณาความสามารถของบริษัทในรายละเอียดว่าจะปฏิบัติตามเงื่อนไข L/C ได้จริงหรือไม่ ซึ่งหากผ่านขั้นตอนนี้แล้ว เจ้าหน้าที่ด้านเอกสารก็จะต้องดูแลความครบถ้วนของเอกสารส่งออกก่อนจัดส่งไปยังธนาคารผู้เปิด L/C การประสานงานที่มีระบบนี้จะช่วยเพิ่มศักยภาพในการปฏิบัติตาม L/C อย่างครบถ้วน
2. ระบุเงื่อนไขและเทอมของ L/C ไว้ในสัญญาซื้อขาย
การระบุเงื่อนไขและเทอมของ L/C ไว้ในสัญญาซื้อขายจะช่ยยให้การปฏิบัติตาม L/C ง่ายขึ้น ผู้ส่งออกควรมีนโยบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับเงื่อนไขและเทอมของ L/C ให้สอดคล้องกับความต้องการและความสามารถในการดำเนินงานของบริษัท นอกจากนี้ L/C ที่มีเนื้อความเปิดกว้างและยืดหยุ่นก็เอื้อประโยชน์ต่อผู้ส่งออกเช่นกัน
3. ตรวจสอบ L/C อย่างถี่ถ้วน
ผู้ส่งออกควรมอบหมายให้เจ้าหน้าที่ด้านเอกสารตรวจสอบ L/C ที่เจ้าเจ้าที่การตลาดได้รับมาให้สอดคล้องกับสัญญาซื้อขาย เนื้อความชัดเจนใน L/C จะทำให้ผู้ส่งออกปฏิบัติตามอย่างถูกต้อง
4. วางแผนการทำงาน
ปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้การปฏิบัติตาม L/C ถูกต้องและรวดเร็วคือ การวางแผนที่ดี ผู้ส่งออกควรวางแผนการทำงานให้เป็นระบบและมีประสิทธิภาพ ทั้งในแง่ของการผลิต การจัดเตรียมเอกสารส่งออก รวมถึงระยะเวลาการขนส่งและากรนำเอกสารส่งออกไปแสดงต่อธนาคารผู้เปิด L/C อย่างไรก็ดี การกระทำดังกล่าวจำเป็นต้องอาศัยทักษะในการจัดการของผู้ส่งออกเอง อีกทั้งความพร้อมในด้านกำลังเงิน กำลังคน และกำลังการผลิตด้วย
5. ระมัดระวังความผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งในการเตรียมเอกสารส่งออก
ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งในการจัดเตรียมเอกสารส่งออกที่ผู้ส่งออกพึงใส่ใจมี 10 ประการดังนี้
- ระยะเวลาส่งสินค้าไม่เป็นไปตามที่ตกลงไว้เนื่องจากความล่าช้าในการขนส่งหรือการเตรียมเอกสารส่งออก
- ละเลยเอกสารประกอบอื่นๆ ที่กำหนดไว้ใน L/C
- ไม่ได้ลงนามกำกับใบรับรองต่างๆ ให้ครบถ้วน เช่น ใบรับรองแหล่งกำเนิดของสินค้า
- เนื้อความที่ระบุตัวสินค้าในใบกำกับสินค้าไม่ตรงกับที่ระบุไว้ใน L/C
- เอกสารส่งออกไม่ได้สลักหลังตามที่ระบุใน L/C
- ไม่ได้แนบตั๋วแลกเงินตามที่ L/C ระบุไว้
- เอกสารการประกันภัยลงวันที่หลังวันที่ส่งออกไปแล้ว หรือขอบเขตการคุ้มครองไม่ครอบคลุมตามที่ตกลงกันไว้ใน L/C
- เอกสารการขนส่งไม่ได้ลงนามกำกับตามกฎ L/C
- เอกสารส่งออกแต่ละชุดไม่สอดคล้องกัน
- จำนวนสำเนาเอกสารไม่ครบถ้วนตามเงื่อนไขใน L/C
6. ทบทวนและตรวจเอกสารส่งออกก่อนส่งออกไปยังธนาคารผู้เปิด L/C
ก่อนส่งเอกสารส่งออกไปยังธนาคารผู้เปิด L/C ผู้ส่งออกควรตรวจสอบความถูกต้องครั้งสุดท้าย จุดที่ควรให้ความสนใจพิเศษคือ วันที่ โดยเฉพาะวันที่ในเอกสารการประกันภัยและใบรับรองการตรวจสอบสินค้าและการลงนามกำกับเอกสาร โดยเฉพาะในเอกสารการขนส่งควรลงนามกำกับโดยผู้มีอำนาจลงนาม นอกจากนี้ควรตรวจดูเอกสารว่าสอดคล้องกับเอกสารอื่นๆ ในชุดเดียวกันหรือไม่
7. นำส่งเอกสารส่งออกตามกำหนดเวลา
การส่งเอกสารส่งออกไปให้ตรงเวลาตามสถานที่ที่ตำลงกันในเงื่อนไข L/C เป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่ควรให้ความสนใจ
8. ติดตามอย่างสม่ำเสมอ
เมื่อส่งเอกสารส่งออกไปยังธนาคารผู้เปิด L/C เรียบร้อยแล้ว ผู้ส่งออกควรเฝ้าติดตามผลการชำระเงินนั้นๆ ด้วย ซึ่งถ้ามีปัญหาใดๆ เกิดขึ้น เช่น เอกสารผิดพลาด ผู้ส่งออกจะได้หาทางแก้ไขอย่างทันท่วงที
ข้อแนะนำทั้ง 8 ขั้นตอนนี้ หากผู้ส่งออกนำไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับธุรกิจของตนแล้ว ข้อผิดพลาดต่างๆ ที่อาจพบในการเตรียมเอกสารส่งออกก็จะลดน้อยลงและสามารถสร้างความมั่นใจให้แก่ผู้ส่งออกในการทำการค้าระหว่างประเทศโดยใช้เทอมการชำระเงินแบบ L/C ยิ่งขึ้น
ข้อมูลจาก : ฝ่ายรับประกันการส่งออกและการลงทุนต่างประเทศ
- เรียบเรียงจากบทความเรื่อง Export Letters of Credit : 8 Steps to Errorfree Compliance โดย Ravi Mehta, International Trade Forum, Issue 4/1999
- เอกสารประกอบ : เอกสารเพื่อการส่งออกและนำสินค้าเข้า โดยธนาคารเพื่อการส่งออกและนำเข้าแห่งประเทศไทย--จบ--
-อน-
รูปแบบการชำระเงินในเทอม L/C เป็นที่ยอมรับกันในโลกการค้าระหว่างประเทศว่าเป็นหลักประกันที่สร้างความมั่นใจให้แก่ผู้ขายสินค้าหรือผู้ส่งออกว่าจะได้รับเงินค่าสินค้าหากปฏิบัติตามเงื่อนไขใน L/C ได้ครบถ้วน แต่ในทางปฏิบัติแล้วการปฏิบัติตามเงื่อนไขของ L/C ที่เปิดมานั้นไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะความผิดพลาดที่เกิดจากการเตรียมเอกสารส่งออกไม่เป็นไปตามที่ระบุไว้ในเงื่อนไขของ L/C อาจส่งผลให้ได้รับเงินค่าสินค้าล่าช้ากว่ากำหนดหรือกระทั่งถูกปฏิเสธการชำระเงินจากธนาคารผู้เปิด L/C ได้ ถึงแม้ว่าจะมีวิธีการที่ช่วยป้องกันความเสี่ยงจากการไม่ได้รับชำระเงินจาก L/C เช่น นำ L/C ไปรับรองการชำระงิน (Add Confirm) แต่ความคุ้มครองเหล่านั้นก็ไม่ได้ครอบคลุมไปถึงความผิดพลาดที่เกิดจากการเตรียมเอกสารส่งออก จากการสำรวจพบว่าผู้ส่งออกไม่ว่าจะเป็นบริษัทขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก ตั้งอยูในประเทศที่พัฒนาแล้วหรือกำลังพัฒนา มีประสบการณ์ในการทำธุรกิจต่างประเทศมากน้อยเพียงใด ก็ยังสามารถประสบปัญหาเกี่ยวกับความผิดพลาดด้านเอกสารส่งออกได้ ดังนั้น หากผู้ส่งออกมีแนวทางปฏิบัติด้านเอกสารส่งออกที่เป็นระบบ ก็สามารถช่วยให้การปฏิบัติตาม L/C เป็นไปอย่างถูกต้องสมบูรณ์ ซึ่ง 8 ขั้นตอนที่จะเสนอต่อไปนี้เป็นแนวทางกว้างๆ ที่ช่วยลดความผิดพลาดในการเตรียมเอกสารส่งออกภายใต้เทอมการชำระเงินแบบ L/C
1. จัดระบบการทำงานเพื่อรองรับงานด้านการส่งออก
สาเหตุหนึ่งของความผิดพลาดในการเตรียมเอกสารส่งออกคือพนักงานที่ดูแลงานด้านนี้ไม่ได้รับการอบรมในเรื่องการจัดเตรียมเอกสารอย่างเหมาะสมและการประสานงานระหว่างเจ้าหน้าที่การตลาดต่างประเทศและเจ้าหน้าที่ด้านเอกสารส่งออกไม่มีประสิทธิภาพ แนวทางที่จะช่วยให้การทำงานของทั้งสองฝ่ายราบรื่นคือการแบ่งขอบเขตความรับผิดชอบ โดยให้เจ้าหน้าที่การตลาดต่างประเทศทำหน้าที่เจรจาเงื่อนไขการชำระเงินแบบ L/C กับผู้ซื้อและพิจารณาในชั้นต้นว่า L/C ฉบับนั้นง่ายต่อการปฏิบัติตามหรือไม่ จากนั้นเจ้าหน้าที่ด้านเอกสารจึงพิจารณาความสามารถของบริษัทในรายละเอียดว่าจะปฏิบัติตามเงื่อนไข L/C ได้จริงหรือไม่ ซึ่งหากผ่านขั้นตอนนี้แล้ว เจ้าหน้าที่ด้านเอกสารก็จะต้องดูแลความครบถ้วนของเอกสารส่งออกก่อนจัดส่งไปยังธนาคารผู้เปิด L/C การประสานงานที่มีระบบนี้จะช่วยเพิ่มศักยภาพในการปฏิบัติตาม L/C อย่างครบถ้วน
2. ระบุเงื่อนไขและเทอมของ L/C ไว้ในสัญญาซื้อขาย
การระบุเงื่อนไขและเทอมของ L/C ไว้ในสัญญาซื้อขายจะช่ยยให้การปฏิบัติตาม L/C ง่ายขึ้น ผู้ส่งออกควรมีนโยบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับเงื่อนไขและเทอมของ L/C ให้สอดคล้องกับความต้องการและความสามารถในการดำเนินงานของบริษัท นอกจากนี้ L/C ที่มีเนื้อความเปิดกว้างและยืดหยุ่นก็เอื้อประโยชน์ต่อผู้ส่งออกเช่นกัน
3. ตรวจสอบ L/C อย่างถี่ถ้วน
ผู้ส่งออกควรมอบหมายให้เจ้าหน้าที่ด้านเอกสารตรวจสอบ L/C ที่เจ้าเจ้าที่การตลาดได้รับมาให้สอดคล้องกับสัญญาซื้อขาย เนื้อความชัดเจนใน L/C จะทำให้ผู้ส่งออกปฏิบัติตามอย่างถูกต้อง
4. วางแผนการทำงาน
ปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้การปฏิบัติตาม L/C ถูกต้องและรวดเร็วคือ การวางแผนที่ดี ผู้ส่งออกควรวางแผนการทำงานให้เป็นระบบและมีประสิทธิภาพ ทั้งในแง่ของการผลิต การจัดเตรียมเอกสารส่งออก รวมถึงระยะเวลาการขนส่งและากรนำเอกสารส่งออกไปแสดงต่อธนาคารผู้เปิด L/C อย่างไรก็ดี การกระทำดังกล่าวจำเป็นต้องอาศัยทักษะในการจัดการของผู้ส่งออกเอง อีกทั้งความพร้อมในด้านกำลังเงิน กำลังคน และกำลังการผลิตด้วย
5. ระมัดระวังความผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งในการเตรียมเอกสารส่งออก
ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งในการจัดเตรียมเอกสารส่งออกที่ผู้ส่งออกพึงใส่ใจมี 10 ประการดังนี้
- ระยะเวลาส่งสินค้าไม่เป็นไปตามที่ตกลงไว้เนื่องจากความล่าช้าในการขนส่งหรือการเตรียมเอกสารส่งออก
- ละเลยเอกสารประกอบอื่นๆ ที่กำหนดไว้ใน L/C
- ไม่ได้ลงนามกำกับใบรับรองต่างๆ ให้ครบถ้วน เช่น ใบรับรองแหล่งกำเนิดของสินค้า
- เนื้อความที่ระบุตัวสินค้าในใบกำกับสินค้าไม่ตรงกับที่ระบุไว้ใน L/C
- เอกสารส่งออกไม่ได้สลักหลังตามที่ระบุใน L/C
- ไม่ได้แนบตั๋วแลกเงินตามที่ L/C ระบุไว้
- เอกสารการประกันภัยลงวันที่หลังวันที่ส่งออกไปแล้ว หรือขอบเขตการคุ้มครองไม่ครอบคลุมตามที่ตกลงกันไว้ใน L/C
- เอกสารการขนส่งไม่ได้ลงนามกำกับตามกฎ L/C
- เอกสารส่งออกแต่ละชุดไม่สอดคล้องกัน
- จำนวนสำเนาเอกสารไม่ครบถ้วนตามเงื่อนไขใน L/C
6. ทบทวนและตรวจเอกสารส่งออกก่อนส่งออกไปยังธนาคารผู้เปิด L/C
ก่อนส่งเอกสารส่งออกไปยังธนาคารผู้เปิด L/C ผู้ส่งออกควรตรวจสอบความถูกต้องครั้งสุดท้าย จุดที่ควรให้ความสนใจพิเศษคือ วันที่ โดยเฉพาะวันที่ในเอกสารการประกันภัยและใบรับรองการตรวจสอบสินค้าและการลงนามกำกับเอกสาร โดยเฉพาะในเอกสารการขนส่งควรลงนามกำกับโดยผู้มีอำนาจลงนาม นอกจากนี้ควรตรวจดูเอกสารว่าสอดคล้องกับเอกสารอื่นๆ ในชุดเดียวกันหรือไม่
7. นำส่งเอกสารส่งออกตามกำหนดเวลา
การส่งเอกสารส่งออกไปให้ตรงเวลาตามสถานที่ที่ตำลงกันในเงื่อนไข L/C เป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่ควรให้ความสนใจ
8. ติดตามอย่างสม่ำเสมอ
เมื่อส่งเอกสารส่งออกไปยังธนาคารผู้เปิด L/C เรียบร้อยแล้ว ผู้ส่งออกควรเฝ้าติดตามผลการชำระเงินนั้นๆ ด้วย ซึ่งถ้ามีปัญหาใดๆ เกิดขึ้น เช่น เอกสารผิดพลาด ผู้ส่งออกจะได้หาทางแก้ไขอย่างทันท่วงที
ข้อแนะนำทั้ง 8 ขั้นตอนนี้ หากผู้ส่งออกนำไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับธุรกิจของตนแล้ว ข้อผิดพลาดต่างๆ ที่อาจพบในการเตรียมเอกสารส่งออกก็จะลดน้อยลงและสามารถสร้างความมั่นใจให้แก่ผู้ส่งออกในการทำการค้าระหว่างประเทศโดยใช้เทอมการชำระเงินแบบ L/C ยิ่งขึ้น
ข้อมูลจาก : ฝ่ายรับประกันการส่งออกและการลงทุนต่างประเทศ
- เรียบเรียงจากบทความเรื่อง Export Letters of Credit : 8 Steps to Errorfree Compliance โดย Ravi Mehta, International Trade Forum, Issue 4/1999
- เอกสารประกอบ : เอกสารเพื่อการส่งออกและนำสินค้าเข้า โดยธนาคารเพื่อการส่งออกและนำเข้าแห่งประเทศไทย--จบ--
-อน-