การประกอบธุรกิจส่งออกในยุคโลกาภิวัฒน์ ผู้ส่งออกมือใหม่จำเป็นต้องเรียนรู้ถึงกฎกติกามารยาทในการส่งออกเพื่อให้ทราบว่าลูกค้าในต่างประเทศคาดหวังอะไรบ้างจากบริษัทผู้ส่งออกไทย และบริษัทผู้ส่งออกไทยคาดหวังอะไรบ้างจากลูกค้าในต่างประเทศ โดยมีสิ่งที่ควรคำนึงถึงดังนี้
1.การติดต่อสื่อสาร
- ในการติดต่อกับลูกค้าครั้งแรก บริษัทควรให้ชื่อบุคคลที่ลูกค้าสามารถติดต่อได้ในครั้งต่อไป ซึ่งควรมีความสามารถในการสื่อสารเพื่อให้ลูกค้าเข้าใจโดยเฉพาะเมื่อเป็นธุรกิจส่งออกซึ่งลูกค้าเป็นชาวต่างประเทศ
- ให้ความสำคัญกับพนักงานรับโทรศัพท์ เพราะเป็นช่องทางหนึ่งที่จะสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าได้
- เมื่อได้รับการติดต่อจากลูกค้า บริษัทควรตอบกลับอย่างรวดเร็วภายใน 48 ชั่วโมง เพื่อให้ลูกค้าเกิดความมั่นใจว่าบริษัทได้รับสารที่ตนต้องการ ไม่ได้ตกหล่นหรือสูญหาย
- ควรเปิดเครื่องโทรสารตลอด 24 ชั่วโมง พร้อมทั้งมีกระดาษเพียงพอเพื่อให้ลูกค้าในต่างประเทศสามารถติดต่อได้อย่างสะดวกตลอดเวลา
- หลีกเลี่ยงการใช้ตัวย่อหรือชื่อย่อยกเว้นได้กล่าวไว้แล้วในตอนต้น รวมทั้งเขียนวันที่ควรระบุให้ชัดเจน เช่น December 3 rd, 2004 ไม่ควรเขียนว่า 3/12/04 เนื่องจากบางประเทศจะเขียนวันที่โดยย่อจากเดือน/วัน/ปี ซึ่งอาจทำให้ลูกค้าสับสนได้
- แจ้งให้ลูกค้าทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับวันหยุดทำการของบริษัท รวมทั้งของบุคคลที่ลูกค้าจะติดต่อด้วย
2.การขาย
- หลักการขายที่ประสบความสำเร็จ คือ รู้เขา รู้เรา หมายถึงบริษัทควรมีความรู้เกี่ยวกับตลาดที่ต้องการส่งออกสินค้า เช่น ขนาดของตลาด พิธีการศุลกากร กลุ่มลูกค้าเป้าหมาย คู่แข่งที่สำคัญ การตั้งราคาสินค้า เป็นต้น
- บริษัทควรมีบุคลากรที่สามารถสื่อสารภาษาเดียวกับลูกค้าและเข้าใจธุรกิจส่งออกเป็นอย่างดี
- แค็ตตาล็อกสินค้าควรแปลเป็นภาษาเดียวกับของลูกค้าและมีความถูกต้องชัดเจน
- ระมัดระวังเรื่องความแตกต่างของหน่วยวัดในแต่ละประเทศ อาทิ กิโลกรัม-ปอนด์/ นิ้ว-เซนติเมตร/ ออนซ์-ซีซี เป็นต้น
3.การตั้งราคาขายสำหรับสินค้าส่งออกไม่ควรรวมภาษีท้องถิ่นของผู้ขาย เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม รวมทั้งควรระบุเทอมการชำระเงินและระยะเวลาในการส่งสินค้าให้ชัดเจนในรายการสินค้า
- ราคาขายที่ตกลงกันควรระบุให้ชัดเจนว่าเป็นการค้าขายภายใต้ Incoterms แบบใด โดยอาจมีคำอธิบายเพิ่มเติมเพื่อป้องกันไม่ให้ลูกค้าเกิดความสับสน เช่น EXW หมายถึง EX WORK หรือ EX WAREHOUSE คือ ผู้ขายส่งมอบสินค้าให้ผู้ซื้อ ณ ที่ทำการของผู้ขาย เป็นต้น
- เลือกทำธุรกรรมผ่านธนาคารที่มีเชี่ยวชาญเกี่ยวกับการค้าระหว่างประเทศและมีความสัมพันธ์กับธนาคารท้องถิ่นในประเทศของลูกค้า
4.บริการและการรับประกันตัวสินค้า
- เตรียมข้อมูลเกี่ยวกับบริการและการรับประกันสินค้าเพื่อจูงใจลูกค้าระหว่างการเจรจาซื้อขาย
5. ระเบียบกฎเกณฑ์ต่างๆ และความสอดคล้องของผลิตภัณฑ์กับตลาด
- บริษัทควรศึกษาระเบียบกฎเกณฑ์ในการส่งออกสินค้าไปยังประเทศของลูกค้า อาทิ หากเป็นสินค้าประเภทเครื่องใช้ไฟฟ้าควรทราบเกี่ยวกับระบบกระแสไฟฟ้าของประเทศนั้นๆ หรือหากเป็นบริษัทส่งออกรถยนต์ควรทราบขนาดถนนในประเทศของลูกค้าว่าเหมาะกับรถยนต์ประเภทใด
6. การขนส่งสินค้า
- บริษัทควรทราบว่าจะส่งสินค้าทางใดและอย่างไรจึงจะเหมาะกับลักษณะของสินค้า รวมทั้งสอบถามค่าขนส่งจากหลายบริษัทที่ให้บริการเพื่อให้ได้ราคาที่น่าพอใจ
จะเห็นได้ว่าหากบริษัทปฏิบัติตามกฎกติกามารยาทในการส่งออกข้างต้นจะช่วยให้ดำเนินการส่งออกได้อย่างราบรื่น อย่างไรก็ตามยังคงมีความเสี่ยงอื่นๆ ที่ผู้ส่งออกควรให้ความสนใจ เช่น ความเสี่ยงจากการที่สินค้าสูญหายระหว่างขนส่ง และความเสี่ยงจากการที่สินค้าสูญหายบริษัทสามารถซื้อประกันได้จากบริษัทประกันภัยทั่วไป ส่วนความเสี่ยงจากการไม่ได้รับชำระเงินภายหลังจากการส่งออก ธสน.มีบริการประกันการส่งออกซึ่งให้ความคุ้มครองในประเด็นดังกล่าว โดยผู้ที่สนใจสามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดได้ที่ส่วนรับประกันการส่งออก 3 ฝ่ายรับประกันการส่งออก โทร.0 2271 3700 ต่อ 1730-7
--ธนาคารเพื่อการส่งออกและนำเข้าแห่งประเทศไทย กันยายน 2548--
-พห-
1.การติดต่อสื่อสาร
- ในการติดต่อกับลูกค้าครั้งแรก บริษัทควรให้ชื่อบุคคลที่ลูกค้าสามารถติดต่อได้ในครั้งต่อไป ซึ่งควรมีความสามารถในการสื่อสารเพื่อให้ลูกค้าเข้าใจโดยเฉพาะเมื่อเป็นธุรกิจส่งออกซึ่งลูกค้าเป็นชาวต่างประเทศ
- ให้ความสำคัญกับพนักงานรับโทรศัพท์ เพราะเป็นช่องทางหนึ่งที่จะสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าได้
- เมื่อได้รับการติดต่อจากลูกค้า บริษัทควรตอบกลับอย่างรวดเร็วภายใน 48 ชั่วโมง เพื่อให้ลูกค้าเกิดความมั่นใจว่าบริษัทได้รับสารที่ตนต้องการ ไม่ได้ตกหล่นหรือสูญหาย
- ควรเปิดเครื่องโทรสารตลอด 24 ชั่วโมง พร้อมทั้งมีกระดาษเพียงพอเพื่อให้ลูกค้าในต่างประเทศสามารถติดต่อได้อย่างสะดวกตลอดเวลา
- หลีกเลี่ยงการใช้ตัวย่อหรือชื่อย่อยกเว้นได้กล่าวไว้แล้วในตอนต้น รวมทั้งเขียนวันที่ควรระบุให้ชัดเจน เช่น December 3 rd, 2004 ไม่ควรเขียนว่า 3/12/04 เนื่องจากบางประเทศจะเขียนวันที่โดยย่อจากเดือน/วัน/ปี ซึ่งอาจทำให้ลูกค้าสับสนได้
- แจ้งให้ลูกค้าทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับวันหยุดทำการของบริษัท รวมทั้งของบุคคลที่ลูกค้าจะติดต่อด้วย
2.การขาย
- หลักการขายที่ประสบความสำเร็จ คือ รู้เขา รู้เรา หมายถึงบริษัทควรมีความรู้เกี่ยวกับตลาดที่ต้องการส่งออกสินค้า เช่น ขนาดของตลาด พิธีการศุลกากร กลุ่มลูกค้าเป้าหมาย คู่แข่งที่สำคัญ การตั้งราคาสินค้า เป็นต้น
- บริษัทควรมีบุคลากรที่สามารถสื่อสารภาษาเดียวกับลูกค้าและเข้าใจธุรกิจส่งออกเป็นอย่างดี
- แค็ตตาล็อกสินค้าควรแปลเป็นภาษาเดียวกับของลูกค้าและมีความถูกต้องชัดเจน
- ระมัดระวังเรื่องความแตกต่างของหน่วยวัดในแต่ละประเทศ อาทิ กิโลกรัม-ปอนด์/ นิ้ว-เซนติเมตร/ ออนซ์-ซีซี เป็นต้น
3.การตั้งราคาขายสำหรับสินค้าส่งออกไม่ควรรวมภาษีท้องถิ่นของผู้ขาย เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม รวมทั้งควรระบุเทอมการชำระเงินและระยะเวลาในการส่งสินค้าให้ชัดเจนในรายการสินค้า
- ราคาขายที่ตกลงกันควรระบุให้ชัดเจนว่าเป็นการค้าขายภายใต้ Incoterms แบบใด โดยอาจมีคำอธิบายเพิ่มเติมเพื่อป้องกันไม่ให้ลูกค้าเกิดความสับสน เช่น EXW หมายถึง EX WORK หรือ EX WAREHOUSE คือ ผู้ขายส่งมอบสินค้าให้ผู้ซื้อ ณ ที่ทำการของผู้ขาย เป็นต้น
- เลือกทำธุรกรรมผ่านธนาคารที่มีเชี่ยวชาญเกี่ยวกับการค้าระหว่างประเทศและมีความสัมพันธ์กับธนาคารท้องถิ่นในประเทศของลูกค้า
4.บริการและการรับประกันตัวสินค้า
- เตรียมข้อมูลเกี่ยวกับบริการและการรับประกันสินค้าเพื่อจูงใจลูกค้าระหว่างการเจรจาซื้อขาย
5. ระเบียบกฎเกณฑ์ต่างๆ และความสอดคล้องของผลิตภัณฑ์กับตลาด
- บริษัทควรศึกษาระเบียบกฎเกณฑ์ในการส่งออกสินค้าไปยังประเทศของลูกค้า อาทิ หากเป็นสินค้าประเภทเครื่องใช้ไฟฟ้าควรทราบเกี่ยวกับระบบกระแสไฟฟ้าของประเทศนั้นๆ หรือหากเป็นบริษัทส่งออกรถยนต์ควรทราบขนาดถนนในประเทศของลูกค้าว่าเหมาะกับรถยนต์ประเภทใด
6. การขนส่งสินค้า
- บริษัทควรทราบว่าจะส่งสินค้าทางใดและอย่างไรจึงจะเหมาะกับลักษณะของสินค้า รวมทั้งสอบถามค่าขนส่งจากหลายบริษัทที่ให้บริการเพื่อให้ได้ราคาที่น่าพอใจ
จะเห็นได้ว่าหากบริษัทปฏิบัติตามกฎกติกามารยาทในการส่งออกข้างต้นจะช่วยให้ดำเนินการส่งออกได้อย่างราบรื่น อย่างไรก็ตามยังคงมีความเสี่ยงอื่นๆ ที่ผู้ส่งออกควรให้ความสนใจ เช่น ความเสี่ยงจากการที่สินค้าสูญหายระหว่างขนส่ง และความเสี่ยงจากการที่สินค้าสูญหายบริษัทสามารถซื้อประกันได้จากบริษัทประกันภัยทั่วไป ส่วนความเสี่ยงจากการไม่ได้รับชำระเงินภายหลังจากการส่งออก ธสน.มีบริการประกันการส่งออกซึ่งให้ความคุ้มครองในประเด็นดังกล่าว โดยผู้ที่สนใจสามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดได้ที่ส่วนรับประกันการส่งออก 3 ฝ่ายรับประกันการส่งออก โทร.0 2271 3700 ต่อ 1730-7
--ธนาคารเพื่อการส่งออกและนำเข้าแห่งประเทศไทย กันยายน 2548--
-พห-