โลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ส่งผลให้องค์กรต่าง ๆ ต้องมีการปรับตัวและเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง เพื่อความอยู่รอดของธุรกิจ Benchmarking เป็นเครื่องมือการบริหารองค์กรแนวใหม่สำหรับการปรับปรุงระบบงานของหน่วยงานให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น หลักการคือเลือกหน่วยงานที่ประสบความสำเร็จที่สุด ไม่ว่าจะอยู่ในองค์กรเดียวกัน หรือต่างองค์กร มาเป็นแม่แบบและใช้เป็นมาตรฐานสำหรับการปฏิบัติของหน่วยงานของตนเอง เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน ดังนั้น Benchmarking จึงช่วยให้หน่วยงานมีการเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เป็นการเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน ซึ่งจะส่งผลให้บริษัทอยู่ในระดับแนวหน้า อันจะช่วยรักษาหรือเพิ่มส่วนแบ่งทางการตลาดให้สูงขึ้น
โดยทั่วไป วิธี Benchmarking แบ่งตามหน่วยงานหรือองค์กรที่นำมาเป็นแม่แบบแบ่งได้เป็น 3 ประเภท คือ
? Internal Benchmarking เป็นการเปรียบเทียบการปฏิบัติงานโดยใช้แผนกหรือฝ่ายอื่นที่มีประสิทธิภาพสูง ภายในองค์กรเดียวกันมาเป็นแม่แบบ วิธีนี้จะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการเรียนรู้ขั้นตอนของ Benchmarking ในระดับต่อไป
? Industry Benchmarking เป็นการเปรียบเทียบการทำงานกับบริษัทคู่แข่งที่อยู่ภายในอุตสาหกรรมเดียวกัน ซึ่งจะทำให้ได้ข้อมูลที่กว้างขึ้นกว่าระดับแรก และเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาการทำงานมากขึ้น
? Generic Benchmarking เป็นการเปรียบเทียบกับธุรกิจที่อยู่ในอุตสาหกรรมอื่น
ขั้นตอนในการทำ Benchmaking
? พิจารณาคัดเลือกตัวแปรหรือกระบวนการภายในที่ต้องการเปรียบเทียบ เช่น คุณภาพสินค้าหรือบริการ ต้นทุนการผลิต ระยะเวลาในการตอบสนองความต้องการของลูกค้า เป็นต้น
? พิจารณาคัดเลือกหน่วยงานภายในหรือองค์กรภายนอกที่มีผลงานที่ดีที่สุดที่ต้องการนำมาเป็นแม่แบบ
? เปรียบเทียบหรือวิเคราะห์แนวทางการดำเนินงานขององค์กรของตนกับองค์กรแม่แบบ เพื่อจะให้ทราบถึง วิธีการหรือสาเหตุที่ทำให้หน่วยงานหรือองค์กรนั้นประสบความสำเร็จ
? นำผลที่ได้จากการศึกษามาพัฒนาเพื่อให้เหมาะสมที่จะนำมาใช้ในองค์กรของตนและกำหนดเป็น แผนงานเพื่อนำไปใช้ปฏิบัติงานต่อไป
ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อความสำเร็จของการทำ Benchmarking ได้แก่
? วางแผนการปฏิบัติงานอย่างเป็นระบบเพื่อความสะดวกในการทำความเข้าใจและสามารถนำไปปฏิบัติได้ ? ติดต่อสื่อสารภายในหน่วยงานอย่างทั่วถึงและชัดเจนในเรื่องวิธีหรือแนวปฏิบัติที่ต้องการเปลี่ยนแปลง ? วางระบบให้มี Feedback ทั้งจากระดับบนลงล่าง และระดับล่างขึ้นบน เพื่อให้พนักงานทุกคนได้มีส่วนร่วม
ในการพัฒนาองค์กรซึ่งเป็นส่วนสำคัญที่จะผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางที่ต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
ข้อพึงระวังก็คือ การทำ Benchmarking ไม่ใช่การนำวิธีการของหน่วยงานที่เป็นแม่แบบมาลอกเลียนแบบทั้งหมด แต่เป็นการค้นคว้าหาวิธีการปฏิบัติที่ดีที่สุดจากหน่วยงานที่เป็นกรณีศึกษา เพื่อทำความเข้าใจ แล้วนำมาปรับใช้กับหน่วยงานของตนเอง--จบ--
-อน-
โดยทั่วไป วิธี Benchmarking แบ่งตามหน่วยงานหรือองค์กรที่นำมาเป็นแม่แบบแบ่งได้เป็น 3 ประเภท คือ
? Internal Benchmarking เป็นการเปรียบเทียบการปฏิบัติงานโดยใช้แผนกหรือฝ่ายอื่นที่มีประสิทธิภาพสูง ภายในองค์กรเดียวกันมาเป็นแม่แบบ วิธีนี้จะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการเรียนรู้ขั้นตอนของ Benchmarking ในระดับต่อไป
? Industry Benchmarking เป็นการเปรียบเทียบการทำงานกับบริษัทคู่แข่งที่อยู่ภายในอุตสาหกรรมเดียวกัน ซึ่งจะทำให้ได้ข้อมูลที่กว้างขึ้นกว่าระดับแรก และเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาการทำงานมากขึ้น
? Generic Benchmarking เป็นการเปรียบเทียบกับธุรกิจที่อยู่ในอุตสาหกรรมอื่น
ขั้นตอนในการทำ Benchmaking
? พิจารณาคัดเลือกตัวแปรหรือกระบวนการภายในที่ต้องการเปรียบเทียบ เช่น คุณภาพสินค้าหรือบริการ ต้นทุนการผลิต ระยะเวลาในการตอบสนองความต้องการของลูกค้า เป็นต้น
? พิจารณาคัดเลือกหน่วยงานภายในหรือองค์กรภายนอกที่มีผลงานที่ดีที่สุดที่ต้องการนำมาเป็นแม่แบบ
? เปรียบเทียบหรือวิเคราะห์แนวทางการดำเนินงานขององค์กรของตนกับองค์กรแม่แบบ เพื่อจะให้ทราบถึง วิธีการหรือสาเหตุที่ทำให้หน่วยงานหรือองค์กรนั้นประสบความสำเร็จ
? นำผลที่ได้จากการศึกษามาพัฒนาเพื่อให้เหมาะสมที่จะนำมาใช้ในองค์กรของตนและกำหนดเป็น แผนงานเพื่อนำไปใช้ปฏิบัติงานต่อไป
ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อความสำเร็จของการทำ Benchmarking ได้แก่
? วางแผนการปฏิบัติงานอย่างเป็นระบบเพื่อความสะดวกในการทำความเข้าใจและสามารถนำไปปฏิบัติได้ ? ติดต่อสื่อสารภายในหน่วยงานอย่างทั่วถึงและชัดเจนในเรื่องวิธีหรือแนวปฏิบัติที่ต้องการเปลี่ยนแปลง ? วางระบบให้มี Feedback ทั้งจากระดับบนลงล่าง และระดับล่างขึ้นบน เพื่อให้พนักงานทุกคนได้มีส่วนร่วม
ในการพัฒนาองค์กรซึ่งเป็นส่วนสำคัญที่จะผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางที่ต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
ข้อพึงระวังก็คือ การทำ Benchmarking ไม่ใช่การนำวิธีการของหน่วยงานที่เป็นแม่แบบมาลอกเลียนแบบทั้งหมด แต่เป็นการค้นคว้าหาวิธีการปฏิบัติที่ดีที่สุดจากหน่วยงานที่เป็นกรณีศึกษา เพื่อทำความเข้าใจ แล้วนำมาปรับใช้กับหน่วยงานของตนเอง--จบ--
-อน-