ประกาศสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
ว่าด้วยแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับระบบงานการประกอบธุรกิจการจัดการกองทุน
(ฉบับที่ 2)
______________________
ตามที่ได้มีการแก้ไขเพิ่มเติมพระราชบัญญัติกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ฉบับที่ 3) พ.ศ. 2550 โดยกำหนดให้สมาชิกสามารถโอนย้ายทรัพย์สินจากกองทุนสำรองเลี้ยงชีพเดิมหรือกองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการเข้ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพได้ และกำหนดให้กองทุนสำรองเลี้ยงชีพมีหลายนโยบายการลงทุนเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการลงทุนของลูกจ้างแต่ละราย โดยมีบทบัญญัติรองรับเกี่ยวกับการแบ่งแยกรายได้และค่าใช้จ่ายตามรายนโยบายการลงทุน ตลอดจนการกำหนดให้ลูกจ้างที่สิ้นสมาชิกภาพเนื่องจากออกจากงานหรือเกษียณอายุมีสิทธิคงเงินหรือขอรับเงินจากกองทุนเป็นงวดได้ ตามลำดับ ด้วยเหตุนี้ทำให้บริษัทจัดการต้องจัดให้มีระบบงานเพื่อรองรับการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เพิ่มเติมดังกล่าวด้วย
เพื่อเป็นการวางแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับระบบงานการประกอบธุรกิจจัดการกองทุนเพิ่มเติมให้สอดคล้องกับการแก้ไขเพิ่มเติมพระราชบัญญัติกองทุนสำรองเลี้ยงชีพในประเด็นต่างๆดังกล่าวข้างต้น สำนักงานจึงออกข้อกำหนดไว้ดังต่อไปนี้ ทั้งนี้ บริษัทจัดการอาจดำเนินการในทางปฏิบัติอื่นที่แตกต่างจากแนวทางปฏิบัติฉบับนี้ได้ หากแสดงต่อสำนักงานได้ว่า แนวทางอื่นนั้นมีการจัดให้มีระบบงานที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพเพียงพอ ตลอดจนอยู่ในมาตรฐานที่ยอมรับได้
ข้อ 1 ให้ยกเลิกแนวทางปฏิบัติตามข้อ 3.3.9 การปฏิบัติการของกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ของข้อ 3.3 ระบบปฏิบัติการด้านงานสนับสนุน แห่งประกาศสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ ที่ อข/น. 5/2549 เรื่อง แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับระบบงานการประกอบธุรกิจการจัดการกองทุน ลงวันที่ 8 มีนาคม พ.ศ. 2549 และให้ใช้ความต่อไปนี้แทน“ แนวทางปฏิบัติ
1. จัดให้มีระบบการปฏิบัติงานทะเบียนสมาชิกกองทุน อันได้แก่
1.1 ระบบการควบคุมภายในของงานด้านทะเบียนสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (Fund administrator) ที่มีความเพียงพอที่จะให้มั่นใจได้ว่าการปฏิบัติงานจะเป็นไปอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และรัดกุม โดยควรคำนึงถึงเรื่องดังต่อไปนี้
1.1.1 การจัดเก็บเอกสารและข้อมูล
(1) มีระบบการจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการรับโอนเงิน การขอคงเงินไว้ในกองทุน และการขอรับเงินเป็นงวด วันคำนวณจำนวนหน่วย (Trade date) และการจ่ายเงินให้แก่สมาชิกที่ง่ายต่อการค้นหา มีความปลอดภัยจากผู้ที่ไม่เกี่ยวข้อง มีการควบคุมการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงเอกสาร
และอยู่ในสภาพที่ผู้ใช้งาน และบุคคลที่เกี่ยวข้องสามารถเรียกใช้งานได้ ภายใน 10 วันทำการ
(2) จัดเก็บเอกสาร/ข้อมูลในรูปแบบอื่นเกี่ยวกับการรับโอนเงิน การขอคงเงินไว้ในกองทุน และการขอรับเงินเป็นงวด วันคำนวณจำนวนหน่วย (Trade date) และการจ่ายเงินให้แก่สมาชิกไว้ทุกครั้ง เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี ทั้งนี้ ในกรณีการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบอื่นควรสามารถเรียกดูข้อมูลในการจัดเก็บนั้นได้ด้วย
(3) มีระบบสำรองข้อมูล (Backup) และมีมาตรการรองรับกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน เพื่อให้สามารถให้บริการได้โดยไม่หยุดชะงักนานเกินสมควร
1.1.2 การรักษาความปลอดภัยของเอกสารและข้อมูล
มีระบบในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและเอกสารที่เพียงพอ เช่น กำหนดให้การเข้าออกพื้นที่เฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
1.1.3 การดูแลสายการปฏิบัติงาน
(1) จัดให้มีระบบการสอบยันการปฏิบัติงานระหว่างบุคลากรภายในฝ่ายงานที่เกี่ยวข้อง (Maker & checker)
(2) มีการกำหนดหน้าที่ที่ชัดเจนของบุคคลในการปฏิบัติงาน
(3) มีการทำคู่มือการปฏิบัติงาน (Work procedure) ให้พนักงานใช้อ้างอิง และมีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้สามารถปฏิบัติงานได้ ในกรณีมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงคู่มือ ควรมีการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับทราบอย่างทั่วถึง พร้อมทั้งควบคุมให้มีการปฏิบัติตาม
(4) มีการปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน เมื่อเกิดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานขึ้น และบันทึกถึงความผิดพลาดนั้น พร้อมทั้งแนวทางป้องกัน
1.2 ระบบการปฏิบัติงานทะเบียนสมาชิกกองทุน ประกอบด้วยงานใน 3 ด้าน ดังต่อไปนี้
1.2.1 การนำส่งเงินและการรับโอนเงินเข้ากองทุน
(1) มีการควบคุมการนำส่งเงินเข้ากองทุน
โดยที่กฎหมายกำหนดให้นายจ้างนำส่งเงินเข้ากองทุนภายใน 3 วันทำการ
ถัดจากวันที่จ่ายค่าจ้าง ดังนั้นภายในวันทำการถัดจากวันที่กฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องนำส่งเงินเข้ากองทุน บริษัทจัดการควรทราบทุกครั้งว่านายจ้างมีการนำเงินเข้ากองทุนหรือไม่ หากนายจ้างไม่ได้ส่งเงินเข้ากองทุนภายในระยะเวลาดังกล่าว บริษัทจัดการควรติดตามให้นายจ้างนำส่งเงินเข้ากองทุนไม่ช้ากว่าวันทำการถัดไป รวมทั้งติดตามให้นายจ้างนำเงินเข้ากองทุนตามสมควร พร้อมทั้งบันทึกการติดตามที่สามารถอ้างอิงตัวบุคคลที่ติดต่อไว้เป็นหลักฐานด้วย สำหรับเงินที่นายจ้างจะต้องนำส่งเข้ากองทุนประกอบด้วย
(1.1) เงินสะสมและสมทบเข้ากองทุน
(1.2) เงินเพิ่มของนายจ้างกรณีที่นายจ้างส่งเงินเข้ากองทุนล่าช้า
(2) การตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงินนำส่งและเงินที่รับโอน
(ก) ภายในวันทำการถัดจาก Trade date บริษัทจัดการควรทราบและสามารถตรวจสอบความถูกต้องของการบวกจำนวนเงินที่นำส่งรายสมาชิกเพื่อให้ได้ยอดรวมของจำนวนเงินนำส่งเข้ากองทุน รวมทั้งแยกแยะได้ว่าเงินนำส่งเป็นของสมาชิกรายใด : รายปัจจุบัน รายใหม่ รวมทั้งสมาชิกที่ไม่ได้นำส่งเงินเข้ากองทุน
ในกรณีกองทุนหลายนโยบาย บริษัทจัดการควรตรวจสอบความถูกต้องของการบวกจำนวนเงินที่นำส่งรายสมาชิกแยกรายนโยบายด้วย
ในกรณีการรับโอนเงิน บริษัทจัดการควรตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงินที่รับโอนว่าเป็นการโอนมาทั้งจำนวนจากกองทุนสำรองเลี้ยงชีพนายจ้างรายเดิม หรือกองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการ แล้วแต่กรณี
(ข) กรณีที่มีการตรวจพบความผิดปกติของเงินนำส่ง บริษัทจัดการควรสอบถามนายจ้างทันทีเพื่อให้ได้คำตอบที่ชัดเจน และติดตามจนกว่านายจ้างจะดำเนินการแก้ไขให้ถูกต้อง
นอกจากนี้ หากเป็นกรณีที่นายจ้างไม่นำส่งเงินของสมาชิกรายใดเนื่องจากสมาชิกสิ้นสมาชิกภาพ บริษัทจัดการควรแจ้งและติดตามนายจ้างจนกว่านายจ้างจะได้แจ้งรายละเอียดการสิ้นสมาชิกภาพของสมาชิกดังกล่าว เพื่อให้บริษัทจัดการสามารถจ่ายเงินให้สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพได้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดต่อไป และบันทึกการดำเนินการไว้เป็นหลักฐานด้วย
ในกรณีการรับโอนเงิน หากตรวจพบความผิดปกติ บริษัทจัดการควรสอบถามคณะกรรมการกองทุนทันทีเพื่อให้ได้คำตอบที่ชัดเจน หากพบว่าไม่ใช่เงินที่สามารถโอนเข้ากองทุนได้ บริษัทจัดการสามารถปฏิเสธไม่รับโอนเงินดังกล่าวเข้ากองทุน
(3). มีระบบและมาตรการควบคุมความถูกต้องของวันคำนวณจำนวนหน่วย (Trade date) ของสมาชิกแต่ละรายอย่างเพียงพอ เช่น มีการสอบทานความถูกต้องของ trade date ของแต่ละกองทุนภายในวัน trade date นั้น ๆ และมีการระบุวันที่รับเอกสารประกอบการนำส่งเงินเข้ากองทุนของนายจ้าง หรือการรับโอนเงินเข้ากองทุน เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการใช้ trade date เป็นต้น
1.2.2 ทะเบียนสมาชิกกองทุนและการจัดสรรเงินนำส่งและผลประโยชน์ของสมาชิกรายตัว ทั้งนี้ ในกรณีกองทุนหลายนโยบาย บริษัทจัดการควรดำเนินการดังกล่าวแยกรายนโยบาย
(1) ฐานข้อมูลสมาชิกรายตัวและการคำนวณเงินในกองทุน
(ก) มีการจัดทำฐานข้อมูลสมาชิกรายตัวที่ครบถ้วนถูกต้อง และเป็นปัจจุบัน ซึ่งสามารถแยกได้ถึงจำนวนเงินนำส่งของสมาชิกแต่ละรายอย่างชัดเจน โดยอย่างน้อยควรมีข้อมูลดังต่อไปนี้
(ก.1) ชื่อกองทุน และชื่อนโยบาย (ถ้ามี)
(ก.2) ชื่อนายจ้าง
(ก.3) ชื่อหรือรหัสสมาชิก
(ก.4) วันคำนวณจำนวนหน่วย (Trade date)
(ก.5) จำนวนเงินนำเข้ากองทุน
(ข) สามารถคำนวณแยกเป็นยอดเงินสะสม เงินสมทบ ผลประโยชน์ของเงินสะสม และผลประโยชน์ของเงินสมทบดังกล่าวรายสมาชิก ณ วันที่ตกลงกันได้อย่างถูกต้องครบถ้วนภายในวันทำการถัดไปนับจากวันที่ตกลงกัน โดยอาจมีค่าใช้จ่ายตามสมควร
(ค) สามารถจัดทำรายงานรายตัวสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพได้ทุก Transaction พร้อมทั้งรายละเอียดการคำนวณจำนวนเงินนำส่ง การจัดสรรจำนวนหน่วย และมูลค่าต่อหน่วย ตามที่สมาชิกร้องขอเป็นรายกรณี ภายในวันที่มีการตกลงไว้กับสมาชิก โดยอาจมีค่าใช้จ่าย
ตามสมควรได้
(2) การเพิ่มหรือลดจำนวนหน่วยให้แก่สมาชิก
(ก) มีข้อตกลงที่ชัดเจนระหว่างบริษัทจัดการกับคณะกรรมการกองทุน เกี่ยวกับกำหนดวันคำนวณจำนวนหน่วย (Trade date) ของแต่ละกองทุน ซึ่งการกำหนดวัน trade date ควรคำนึงถึงการจัดสรรหน่วยสำหรับรายการเงินเข้าหรือออกจากกองทุนได้อย่างถูกต้อง และสะท้อนถึงราคาตลาดของทรัพย์สินที่เป็นปัจจุบันมากที่สุด แต่ไม่น้อยกว่าสัปดาห์ละครั้ง
(ข) มีการกำหนดเวลาในการปิดรับเอกสารและแจ้งให้คณะกรรมการกองทุนทราบ เพื่อให้สามารถตรวจสอบเอกสารที่ส่งมาครบถ้วนได้ทันใช้ในการคำนวณ ใน trade date ที่จะถึงเร็วที่สุด
(ค) มีเอกสาร/ข้อมูลที่แสดงได้ว่า การเพิ่มหรือลดจำนวนหน่วยให้แก่สมาชิกมีความถูกต้องตามหลักเกณฑ์ที่สำนักงานประกาศกำหนด หรือข้อตกลงใด ๆ ระหว่างบริษัทจัดการกับคณะกรรมการกองทุน
(ง) มีการสอบทานความถูกต้องของการเพิ่มหรือลดจำนวนหน่วย และกรณีพบความผิดพลาดในการเพิ่มหรือลดจำนวนหน่วย ให้ดำเนินการแก้ไขในทันทีที่พบความผิดพลาดดังกล่าว และบันทึกสาเหตุความผิดพลาดและการดำเนินการแก้ไขนั้นไว้ด้วย เพื่อให้เงินในกองทุนของสมาชิกมีความถูกต้องครบถ้วนตามหลักเกณฑ์ที่สำนักงานประกาศกำหนดหรือข้อตกลงใด ๆ ระหว่างคณะกรรมการกองทุนกับบริษัทจัดการ
1.2.3 การจ่ายเงินให้กับสมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพ
(1) การตรวจสอบข้อมูลเพื่อการจ่ายเงิน
(ก) มีข้อมูลประกอบการจ่ายเงินตามที่ข้อบังคับกองทุนกำหนดอย่างถูกต้องและเพียงพอ โดยในรายการที่กำหนดให้คณะกรรมการกองทุนแจ้งการสิ้นสมาชิกภาพ ควรมีรายการอย่างน้อยดังต่อไปนี้
(ก.1) ชื่อและรหัสสมาชิก
(ก.2) วันที่เข้าทำงานกับนายจ้างปัจจุบัน/วันที่เป็นสมาชิกกองทุน
(ก.3) วันที่ออกจากงานกับนายจ้างปัจจุบัน/วันที่สิ้นสมาชิกภาพ
(ก.4) เหตุที่สิ้นสมาชิกภาพ
(ก.5) อัตราจ่ายเงินสมทบและผลประโยชน์
(ก.6) เหตุผลกรณีไม่จ่ายเงินสมทบและผลประโยชน์ของเงินสมทบ
(ก.7) งวดสุดท้ายที่นำส่งเงิน
(ก.8) วิธีการจ่ายเงิน ซึ่งควรเป็นไปตามข้อบังคับกองทุน
(ข) มีการตรวจสอบลายมือชื่อกรรมการกองทุนในหนังสือแจ้งการสิ้นสมาชิกภาพจากคณะกรรมการกองทุนเทียบกับแบบลายมือชื่อที่คณะกรรมการกองทุนได้ให้ไว้กับบริษัทจัดการว่ามีอำนาจลงนามหรือไม่ทุกครั้ง เพื่อให้มั่นใจว่าเป็นกรรมการที่แจ้งสิ้นสมาชิกภาพเป็นกรรมการผู้มีอำนาจลงนาม
(ค) ปรับปรุงข้อบังคับให้เป็นปัจจุบัน และควรจัดเก็บข้อบังคับ และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินให้แก่สมาชิก
(2) การคำนวณจำนวนเงินที่จะจ่ายให้สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพ
(ก) ตรวจสอบข้อมูลประกอบการคำนวณจำนวนเงินที่จะจ่ายให้แก่สมาชิกให้ถูกต้องครบถ้วน ตามหลักเกณฑ์ที่ข้อบังคับกองทุนกำหนด หากมีข้อสงสัยในข้อมูลหรือหลักเกณฑ์ที่ข้อบังคับกองทุนกำหนดแม้เพียงประเด็นเล็กน้อย บริษัทจัดการควรสอบถามคณะกรรมการกองทุนทันทีเพื่อให้ได้ความชัดเจน
(ข) กรณีมีการตรวจพบว่าการจ่ายเงินไม่ถูกต้อง ให้เร่งดำเนินการแก้ไข ตามหลักเกณฑ์ที่สำนักงานประกาศกำหนดหรือข้อตกลงใด ๆ ระหว่างคณะกรรมการกองทุนกับบริษัทจัดการ และบันทึกไว้เป็นหลักฐาน
(3) การควบคุมให้มีการจ่ายเงินภายใน 30 วันนับแต่วันที่สมาชิกสิ้นสมาชิกภาพ โดยบริษัทจัดการบันทึกรายละเอียดการนำส่งเอกสารการจ่ายเงินให้คณะกรรมการกองทุนภายในวันที่มีการนำส่งเอกสารดังกล่าว ซึ่งอย่างน้อยประกอบด้วย ชื่อและรหัสสมาชิก เลขที่เอกสาร
การจ่ายเงิน จำนวนเงิน วันที่ในเอกสารการจ่ายเงิน เพื่อสามารถตรวจสอบว่าได้จ่ายเงินอย่างถูกต้องให้กับสมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพ รวมทั้งมีหลักฐานที่สามารถยืนยันว่าบริษัทจัดการนำส่งเอกสารการจ่ายเงินให้ คณะกรรมการกองทุนแล้ว
(4) การควบคุมการรับเงินของสมาชิกหรือผู้รับประโยชน์
(ก) มีการตรวจสอบการรับเงินของสมาชิก/ผู้รับประโยชน์ เพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกได้รับเงินเรียบร้อยแล้ว กรณีบริษัทจัดการมีการจ่ายเป็นเช็คควรมีการ Reconcile บัญชีเช็คอย่างน้อยเดือนละครั้ง และให้เสร็จสิ้นภายในเดือนถัดไป
(ข) มีทะเบียนคุมเช็คคงค้าง เพื่อสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเช็คที่ยังไม่ได้ขึ้นเงิน
1.3 นอกจากระบบการปฏิบัติงานทะเบียนสมาชิกกองทุนตามข้อ 1.2 บริษัทจัดการควรดำเนินการดังต่อไปนี้เพิ่มเติมเพื่อรองรับกรณีสมาชิกขอคงเงินไว้ในกองทุนหรือขอรับเงินเป็นงวด
1.3.1 บริษัทจัดการควรคำนวณเงินที่สมาชิกมีสิทธิได้รับจากกองทุนตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ในข้อบังคับกองทุน เพื่อจะได้ทราบจำนวนส่วนได้เสียที่สมาชิกขอคงเงินหรือรับเงินเป็นงวดมีอยู่ในกองทุน
1.3.2 ในกรณีสมาชิกขอรับเงินเป็นงวด บริษัทจัดการควรมีระบบที่สามารถแยกแยะจำนวนเงินต้นและผลประโยชน์จากการนำเงินต้นไปลงทุน
1.3.3 บริษัทจัดการควรจัดทำรายงานรายตัวสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ที่แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับการคำนวณจำนวนเงินของสมาชิกที่มีอยู่ในกองทุนได้ด้วย
1.3.4 บริษัทจัดการควรตรวจสอบข้อมูลประกอบการจ่ายเงิน ควบคุมให้มีการจ่ายเงินให้เป็นไปตามข้อตกลงระหว่างบริษัทจัดการกับกองทุน
1.3.5 บริษัทจัดการควรตรวจสอบแบบคำขอคงเงินหรือขอรับเงินเป็นงวดที่มีข้อมูลเกี่ยวกับที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ รวมทั้งเงื่อนไขและวิธีการจ่ายเงินจากกองทุนด้วย
2. จัดให้มีระบบบัญชีกองทุน อันได้แก่
2.1 ระบบการคำนวณมูลค่าต่อหน่วยและมูลค่าทรัพย์สินสุทธิของกองทุน และ
2.2 ระบบการจัดทำบัญชีทรัพย์สินเพื่อแสดงรายการและจำนวนทรัพย์สินของกองทุน ตลอดจนการบันทึกรายการรับหรือจ่ายทรัพย์สินของกองทุน และการจัดทำงบการเงิน
ทั้งนี้ ในกรณีกองทุนหลายนโยบาย บริษัทจัดการควรจัดให้มีระบบบัญชีกองทุนแยกรายนโยบาย และในการจัดทำงบการเงิน ให้จัดทำงบการเงินของกองทุนโดยมีรายละเอียดแยกรายนโยบายด้วย”
ข้อ 2 ประกาศนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 15 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2551 เป็นต้นไป
ประกาศ ณ วันที่ 4 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2551
(นายธีระชัย ภูวนาถนรานุบาล)
เลขาธิการ
สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์