30 สิงหาคม 2549
เรียน ผู้จัดการ
บริษัทหลักทรัพย์ทุกแห่ง
ที่ กลต.ธ.(ว) 1896/2549
เรื่อง การซักซ้อมแนวทางการปฏิบัติงานเกี่ยวกับวิธีติดต่อกับผู้ลงทุนและการบริหารความเสี่ยงด้าน settlement risk
ด้วยจากการตรวจสอบของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยและสำนักงานในหลายกรณี
ที่ผ่านมาพบว่า ผู้ติดต่อกับผู้ลงทุนบางรายไม่ได้ปฏิบัติหน้าที่เยี่ยงผู้ประกอบวิชาชีพที่ดี โดยมิได้ระมัดระวังเท่าที่ควรในการป้องกันการสร้างราคาหลักทรัพย์ของลูกค้า การเผยแพร่ข่าวเพื่อสนับสนุนการสร้างราคา หรือการส่งคำสั่งซื้อขายโดยรู้หรือควรรู้ว่ารายการซื้อขายดังกล่าวมีผลให้ราคาหลักทรัพยปรับตัวไปอย่างไม่เหมาะสมโดยไม่ได้สอบถามวัตถุประสงค์ของการลงทุน ตลอดจนการไม่บันทึกเทปโทรศัพท์ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้ ทำให้ไม่สอคล้องกับประกาศและหนังสือเวียนของสำนักงาน หรือกฎเกณฑ์ของตลาดหลักทรัพย์ฯ และสมาคมบริษัทหลักทรัพย์ นอกจากนี้ เพื่อให้บริษัทหลักทรัพย์มีระบบในการบริหาร ความเสี่ยงด้าน settlement risk ทั้งแก่ตัวบริษัทเองและแก่ระบบชำระราคาโดยรวม
สำนักงานจึงขอซักซ้อมความเข้าใจเป็นการทั่วไปอีกครั้งหนึ่ง ดังนี้
1. การรับคำสั่งซื้อขายหลักทรัพย์จากลูกค้า
ให้บริษัทหลักทรัพย์ย้ำแก่ผู้ติดต่อกับผู้ลงทุนที่จะต้องปฏิบัติงานตามมาตรฐานที่กำหนดด้วยความซื่อสัตย์สุจริตเยี่ยงผู้ประกอบวิชาชีพ โดยกำหนดระเบียบภายในให้ครอบคลุมถึงการปฏิบัติงานดังต่อไปนี้ด้วย
1.1 ไม่ส่งคำสั่ง เพิ่มวงเงิน หรือมีส่วนสนับสนุนในการส่งคำสั่งซื้อขาย หากเห็นได้ว่าคำสั่งดังกล่าวจะทำให้ราคาหรือปริมาณการซื้อขายหลักทรัพย์เปลี่ยนแปลงไปหรือไม่เปลี่ยนแปลงอันไม่ตรงต่อสภาพปกติของตลาด (false trade) หรือเห็นว่าเป็นการซื้อขายในลักษณะที่ไม่เหมาะสมอันอาจมีผลกระทบต่อความเชื่อมั่นในระบบการซื้อขายโดยรวม ทั้งนี้ ตามหลักเกณฑ์และหนังสือเวียนที่ตลาดหลักทรัพย์ แห่งประเทศไทยกำหนด หากพบกรณีดังกล่าว บริษัทหลักทรัพย์และผู้ติดต่อกับผู้ลงทุนควรทำการสอบถามหรือขอคำชี้แจงจากลูกค้า และหากเห็นว่าคำชี้แจงรับฟังไม่ได้หรือเห็นได้ว่าลูกค้าต้องการทำราคาหลักทรัพย์ บริษัทหลักทรัพย์ต้องพิจารณาหามาตรการในการระงับหรือจำกัดการส่งคำสั่ง หรือปรับลดวงเงินการซื้อขายหลักทรัพย์ และแจ้งพฤติกรรมของลูกค้าต่อตลาดหลักทรัพย์ฯ ส่วนสังเกตการณ์ซื้อขายหลักทรัพย์ ฝ่ายกำกับการซื้อขายหลักทรัพย์ แล้วจดบันทึกไว้เป็นหลักฐาน
1.2 ไม่ส่งคำสั่งซื้อขายหลักทรัพย์ให้ลูกค้าที่เป็นผู้บริหารบริษัทจดทะเบียนหรือบุคคล ที่เกี่ยวข้องของผู้บริหารดังกล่าว โดยที่บริษัทหลักทรัพย์หรือผู้ติดต่อกับผู้ลงทุนรู้ว่าอาจมีการใช้ข้อมูลภายในที่มีสาระสำคัญที่ยังไม่ได้เปิดเผยต่อสาธารณชน ทั้งนี้ ในกรณีที่มีข้อสงสัย บริษัทหลักทรัพย์และผู้ติดต่อกับผู้ลงทุนควรทำการสอบถามหรือขอคำชี้แจงจากลูกค้าก่อน และหากเห็นว่าคำชี้แจงรับฟังไม่ได้หรือเห็นได้ว่าลูกค้าต้องการใช้ข้อมูลภายใน บริษัทหลักทรัพย์ต้องพิจารณาหามาตรการในการระงับการส่งคำสั่ง และแจ้งพฤติกรรมของลูกค้าต่อตลาดหลักทรัพย์ฯ รวมทั้งแจ้งให้ลูกค้ารายงานการเปลี่ยนแปลงการถือครองหลักทรัพย์ตามมาตรา 59 แห่ง พ.ร.บ. หลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ พ.ศ. 2535 แล้วจดบันทึกไว้เป็นหลักฐาน
1.3 ไม่บอกต่อข่าวที่ยังไม่ได้รับการยืนยันหรือปฏิเสธผ่านระบบของตลาดหลักทรัพย์ฯ และกรณีที่ได้รับทราบข่าวซึ่งพิจารณาผ่านระบบการกลั่นกรองภายในแล้วเห็นว่าอาจมีผลกระทบต่อราคาหลักทรัพย์ของบริษัทจดทะเบียน ก็ควรเร่งแจ้งตลาดหลักทรัพย์ฯ เพื่อดำเนินการให้บริษัทจดทะเบียน
มีการออกมายืนยันหรือปฏิเสธโดยเร็ว นอกจากนี้ ในระหว่างที่ยังไม่มีการยืนยันหรือปฏิเสธ หากได้รับการสอบถามจากลูกค้าควรแจ้งให้ลูกค้าใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษในการซื้อขาย
1.4 ไม่รับคำสั่งซื้อขายหลักทรัพย์หรือให้คำแนะนำทางโทรศัพท์โดยไม่บันทึกเทป รวมถึงกรณีที่ลูกค้าใช้โทรศัพท์มือถือในการส่งคำสั่ง
1.5 ผู้ติดต่อกับผู้ลงทุนต้องให้บริการแก่ลูกค้าทุกรายอย่างทัดเทียมกัน โดยเฉพาะในส่วนที่เกี่ยวกับการคีย์คำสั่งเข้าระบบการซื้อขาย ซึ่งจะต้องดำเนินการตามลำดับก่อนหลัง โดยไม่ให้ความสำคัญกับคำสั่งของลูกค้ารายใดรายหนึ่งเป็นพิเศษ เช่น ลูกค้ารายใหญ่ ลูกค้าที่มีความเกี่ยวข้องกับตนเป็นต้น
1.6 ไม่นำข้อมูลการซื้อขายของลูกค้าไปเปิดเผย โดยเฉพาะข้อมูลการซื้อขายของลูกค้ารายใหญ่
1.7 ไม่รับมอบอำนาจจากลูกค้าในการซื้อขายหรือโอนหลักทรัพย์ ไม่ว่าจะเป็นลายลักษณ์อักษรหรือไม่ รวมทั้งไม่รับคำสั่งซื้อขายจากบุคคลอื่นที่ลูกค้ามิได้มีการมอบอำนาจการส่งคำสั่งไว้เป็นลายลักษณ์อักษรด้วย
2. ระบบงานของบริษัทหลักทรัพย์
ในการติดตามและควบคุมให้แน่ใจว่าผู้ติดต่อกับผู้ลงทุนและพนักงานที่เกี่ยวข้อง
มีการปฏิบัติตามที่กล่าวในข้อ 1. บริษัทหลักทรัพย์จะต้องจัดให้มีระบบงานหรือขั้นตอนการปฏิบัติงานขั้นต่ำเกี่ยวกับเรื่องดังต่อไปนี้
2.1 ระบบงานเพื่อติดตามรายการซื้อขายหลักทรัพย์ของลูกค้าหรือกลุ่มลูกค้าที่ (ก) มีรูปแบบหรือพฤติกรรมการซื้อขายตามที่ตลาดหลักทรัพย์ฯ กำหนดและได้กล่าวถึงแล้วในข้อ 1.1 หรือ (ข) มีปริมาณการซื้อหรือขายกระจุกตัวในหลักทรัพย์ใดหลักทรัพย์หนึ่ง โดยเฉพาะหลักทรัพย์ที่มี
ความเคลื่อนไหวของราคาที่ผิดปกติหรือมีการหมุนเวียนของการซื้อขายมากกว่าปกติ หรือ (ค) มีรูปแบบหรือพฤติกรรมการซื้อขายหลักทรัพย์ที่เปลี่ยนแปลงไปจากเดิมอย่างมีสาระสำคัญ โดยระบบงานที่กล่าวจะต้องสามารถติดตามรายการซื้อขายหลักทรัพย์ของลูกค้าหรือกลุ่มลูกค้าได้เป็นประจำตามรอบระยะเวลาอย่างต่ำเป็นรายสัปดาห์ รวมทั้งกำหนดขั้นตอนและวิธีปฏิบัติให้มีการสอบถามหรือขอคำชี้แจงจากลูกค้า และกำหนดมาตรการในการดำเนินการหากลูกค้าไม่ให้ความร่วมมือ หรือคำชี้แจงของลูกค้ารับฟังไม่ได้ หรือกรณีที่เห็นได้ว่าลูกค้าต้องการทำราคาหลักทรัพย์ เช่น การพิจารณาระงับหรือจำกัดการส่งคำสั่ง การปรับลดวงเงินการซื้อขายหลักทรัพย์ เป็นต้น รวมถึงการแจ้งพฤติกรรมของลูกค้าต่อตลาดหลักทรัพย์ฯ และการจดบันทึกการดำเนินการที่กล่าวไว้เป็นหลักฐาน
2.2 ระบบการควบคุมวงเงินลูกค้าที่รัดกุม นอกจากการกำหนดวงเงินซื้อขายจะต้องสอดคล้องกับฐานะการเงินและความสามารถในการชำระหนี้ของลูกค้าและเจ้าของบัญชีที่แท้จริงแล้ว วงเงินดังกล่าวจะต้องสามารถปรับลดได้ด้วยเป็นการชั่วคราวหากรายการซื้อขายของลูกค้าเป็นไปตามที่กล่าวในข้อ 2.1 โดยเมื่อเริ่มต้นแต่ละสัปดาห์ บริษัทหลักทรัพย์ควรพิจารณาว่ามีหลักทรัพย์ที่สมควรกำหนดรายชื่ออยู่ในข่ายที่บริษัทจะเฝ้าระวังหรือไม่ แล้วอาจกำหนดให้มีการปรับลดวงเงิน สำหรับกรณีที่ลูกค้านำวงเงินไปใช้ในการซื้อหลักทรัพย์ดังกล่าวตามสัดส่วนที่เหมาะสมกับระดับความเสี่ยงแต่ละหลักทรัพย์ เพื่อป้องกันความเสี่ยงด้าน settlement risk นอกจากนี้ บริษัทหลักทรัพย์ยังต้องจัดให้มีกระบวนการการทำความรู้จักลูกค้า (know your client) ที่รัดกุมเพียงพอที่จะทำให้ทราบถึงตัวตนที่แท้จริงของ เจ้าของบัญชี ได้แก่ ผู้รับประโยชน์หรือผู้มีอำนาจควบคุมบัญชี วัตถุประสงค์และความต้องการลงทุนในหลักทรัพย์ และฐานะการเงินของลูกค้า รวมทั้งให้มั่นใจได้ว่าลูกค้าที่เปิดบัญชีซื้อขายเป็นบุคคลรายเดียวกับที่ปรากฏในเอกสารหลักฐานที่ใช้ในการเปิดบัญชี
2.3 ระบบการบันทึกเทปโทรศัพท์เพื่อให้แน่ใจว่ามีการบันทึกหลักฐานการให้คำแนะนำ การรับคำสั่งซื้อขาย และการเจรจากับลูกค้าที่เกี่ยวข้องกับการลงทุนในหลักทรัพย์อย่างครบถ้วน รวมถึงกรณีที่ลูกค้าส่งคำสั่งทางโทรศัพท์มือถือ ทั้งนี้ ตามแนวทางที่ได้เคยทำการซักซ้อมไปแล้วก่อนหน้า โดยบริษัทหลักทรัพย์จะต้องจัดให้มีทะเบียนคุมเพื่อให้แน่ใจว่าโทรศัพท์ทุกเลขหมายที่ผู้ติดต่อกับผู้ลงทุนและเจ้าหน้าที่รับอนุญาตทุกรายมีไว้ใช้งาน (รวมถึงกรรมการหรือผู้บริหารในทุกระดับด้วยหากมีการติดต่อกับลูกค้า) ได้มีการบันทึกเทปอย่างครบถ้วนและพนักงานเจ้าหน้าที่ของสำนักงานสามารถเรียกดูได้ตลอดเวลา ทั้งนี้ ตั้งแต่บัดนี้ เป็นต้นไปสำนักงานจะดำเนินการอย่างเข้มงวดโดยเสนอให้คณะกรรมการเปรียบเทียบดำเนินการเปรียบเทียบปรับในสถานรุนแรง หากพบว่าบริษัทหลักทรัพย์ไม่สามารถจัดส่งหลักฐานการบันทึกเทปดังกล่าวต่อตลาดหลักทรัพย์ฯ หรือพนักงานเจ้าหน้าที่ของสำนักงานได้อย่างครบถ้วนและโดยเร็วเมื่อมีการร้องขอหรือเข้าทำการตรวจสอบ
2.4 ระบบการป้องกันความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่เป็นลายลักษณ์อักษร รวมถึงการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบของส่วนงาน และมาตรการการห้ามและจำกัดการซื้อขายหลักทรัพย์ (watch list และ restricted list) ที่รัดกุม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่บริษัทรับเป็นที่ปรึกษาการเงิน รับจัดจำหน่ายหลักทรัพย์ หรือมีการลงทุนในหลักทรัพย์ดังกล่าว
3. บทบาทของหน่วยงานกำกับดูแลการปฏิบัติงาน (Compliance Unit)
บริษัทหลักทรัพย์จะต้องกำหนดให้หน่วยงานกำกับดูแลการปฏิบัติงาน (compliance unit) ติดตามตรวจสอบการปฏิบัติงานของผู้ติดต่อกับผู้ลงทุนเป็นประจำโดยทำการวิเคราะห์รายงานและสุ่มตรวจสอบการปฏิบัติงานต่างๆ และหากพบว่าผู้ติดต่อกับผู้ลงทุนไม่ได้ปฏิบัติตามแนวทางที่กล่าวข้างต้นจะต้องเสนอให้มีการลงโทษอย่างเข้มงวด
ทั้งนี้ ให้บริษัทหลักทรัพย์จัดทำระบบการติดตาม ขั้นตอนและวิธีปฏิบัติตามที่กล่าวในข้อ 2.1 และ 2.2 ให้เสร็จสิ้นพร้อมให้สำนักงานเข้าทำการตรวจสอบได้ภายในวันที่ 31 ธันวาคม 2549 โดยสำหรับหลักเกณฑ์การปรับลดวงเงินตามที่กล่าวในข้อ 2.2 นั้น ขอให้ดำเนินการโดยเร็วและส่งความคืบหน้าให้สำนักงานและตลาดหลักทรัพย์ฯ รับทราบอย่างช้าภายในวันที่ 31 ตุลาคม 2549 พร้อมนี้ เพื่อให้เป็นบรรทัดฐานเดียวกัน สำนักงานได้มีหนังสือขอให้สมาคมบริษัทหลักทรัพย์ทำการศึกษาเพื่อกำหนดแนวทางต่างๆ ที่อาจนำมาใช้สำหรับหลักเกณฑ์การปรับลดวงเงินและหลักเกณฑ์การกำหนดวงเงินซื้อขายของลูกค้าด้วยแล้ว
จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและถือปฏิบัติ
ขอแสดงความนับถือ
(นายธีระชัย ภูวนาถนรานุบาล)
เลขาธิการ
ฝ่ายกำกับธุรกิจนายหน้าและค้าหลักทรัพย์
โทร. 0-2263-6060, 0-2263-6059
โทรสาร 0-2263-6320