ประกาศสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
ที่ สข./น.4 /2549
เรื่อง ระบบงานเกี่ยวกับการประกอบธุรกิจการจัดการกองทุน
____________________
อาศัยอำนาจตามความในข้อ 2(1) และข้อ 19 แห่งประกาศคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ ที่ กน. 30/2547 เรื่อง หลักเกณฑ์ เงื่อนไข และวิธีการจัดตั้งและจัดการกองทุน ลงวันที่ 10 มิถุนายน พ.ศ. 2547 สำนักงานออกข้อกำหนดไว้ดังต่อไปนี้
ข้อ 1 ในการประกอบธุรกิจการจัดการกองทุน บริษัทจัดการต้องจัดให้มีระบบงานที่มีองค์ประกอบอย่างน้อยดังต่อไปนี้
(1) โครงสร้างของบริษัท
(2) ความพร้อมด้านบุคลากร
(3) ระบบงานด้านการปฏิบัติการจัดการกองทุน
(4) ระบบการควบคุมภายใน
ข้อ 2 การจัดโครงสร้างของบริษัทให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ดังต่อไปนี้
(1) จัดโครงสร้างของบริษัทตามภาระหน้าที่อย่างเป็นระบบระเบียบเพื่อ
(ก) ป้องกันการทุจริตของเจ้าหน้าที่
(ข) ป้องกันมิให้บริษัทจัดการฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายซึ่งอาจก่อให้เกิดผลกระทบต่อความน่าเชื่อถือในการประกอบธุรกิจของบริษัท และ
(ค) ให้การประกอบธุรกิจของบริษัทจัดการเป็นไปตามหลักความไว้วางใจ
(2) กำหนดภารกิจ กลยุทธ์ นโยบายและแผนการดำเนินงานในระดับบริษัทและหน่วยงานย่อยของบริษัทอย่างชัดเจนและสอดคล้องกัน โดยกำหนดแนวปฏิบัติสำหรับการทบทวนเพื่อปรับภารกิจ กลยุทธ์ นโยบาย และแผนการดำเนินงานในระยะเวลาหรือในสถานการณ์ที่เหมาะสม ทั้งนี้ การกำหนดภารกิจ กลยุทธ์ นโยบาย และแผนการดำเนินงานดังกล่าวต้องสอดคล้องต่อหลักความไว้วางใจ และหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี
ข้อ 3 การมีความพร้อมด้านบุคลากรต้องเป็นดังนี้
(1) มีบุคลากรในปริมาณที่เพียงพอต่อการรองรับงานทุกลักษณะที่เกี่ยวข้องกับการจัดการกองทุน
(2) มีระบบคัดเลือกและตรวจสอบบุคลากรก่อนการรับเข้าปฏิบัติงานโดยระบบดังกล่าวทำให้บริษัทจัดการสามารถคัดเลือกบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถที่เหมาะสมกับงานที่จะมอบหมาย และต้องไม่มีประวัติการทำงานตลอดจนความประพฤติที่อาจส่งผลต่อภาพลักษณ์ในทางลบของบริษัท
(3) มีคู่มือหรือแนวทางที่จะทำให้บุคลากรทราบถึง
(ก) โครงสร้างของบริษัท
(ข) บทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบในขอบเขตของตำแหน่งงานของแต่ละบุคคล
(ค) บทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของหน่วยงานย่อยที่บุคลากรสังกัดอยู่
(ง) วิธีปฏิบัติงานในรายละเอียดของบุคลากรและหน่วยงานย่อยที่บุคลากรสังกัดอยู่ รวมทั้งวิธีปฏิบัติในการประสานงานกับหน่วยงานย่อยอื่นเพื่อให้เกิดประสิทธิผลในการปฏิบัติงานโดยรวมของบริษัทจัดการ
(4) มีการประเมินผลการปฏิบัติงานและพัฒนาบุคลากรเพื่อให้บุคลากรมีความรู้ความสามารถเหมาะสมกับงานที่มอบหมายอยู่ตลอดเวลา
(5) มีวิธีการติดตามและควบคุมการปฏิบัติงานและความประพฤติของบุคลากร เพื่อตรวจสอบและป้องกันการปฏิบัติงานและความประพฤติที่อาจส่งผลต่อ
(ก) ภาพลักษณ์ในทางลบของบริษัทจัดการ
(ข) การทำให้บริษัทจัดการฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายซึ่งอาจก่อให้เกิดผลกระทบต่อความน่าเชื่อถือในการประกอบธุรกิจของบริษัท
ข้อ 4 ระบบงานด้านการปฏิบัติการจัดการกองทุนต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ดังต่อไปนี้
(1) ระบบการรับลูกค้าและการให้บริการลูกค้า
(ก) มีขั้นตอนและวิธีการในการทำความรู้จักและเข้าใจความต้องการลงทุนรวมทั้งข้อจำกัดการลงทุนของลูกค้า เพื่อตรวจสอบความมีตัวตนของลูกค้าและเพื่อให้มีข้อมูลในการวิเคราะห์ความเหมาะสมในการลงทุนของลูกค้า
(ข) มีบุคลากรที่รับผิดชอบในการติดต่อกับลูกค้าและจัดให้มีบุคลากรหรือบุคคลที่บริษัทจัดการมอบหมายในการให้คำแนะนำหรือข้อมูลเกี่ยวกับการลงทุนในกองทุน
(ค) มีขั้นตอนและวิธีการรับคำสั่งซื้อขายที่เป็นระบบระเบียบซึ่งสามารถตรวจสอบความแน่นอนและถูกต้องของคำสั่งได้ รวมทั้งสามารถตรวจสอบว่าได้มีการรับคำสั่งซื้อขายหน่วยลงทุนตามที่กำหนดในหนังสือชี้ชวน
(ง) มีระบบรับข้อร้องเรียนของลูกค้าที่สามารถรองรับการปฏิบัติตามประกาศคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ว่าด้วยการกำหนดให้บริษัทหลักทรัพย์ดำเนินการเกี่ยวกับการรับเรื่องร้องเรียนของลูกค้า
(2) ระบบการจัดการลงทุน ที่มีขั้นตอนและวิธีการดำเนินการก่อนการลงทุน และภายหลังการลงทุนอย่างชัดเจนเพื่อให้การจัดการลงทุนเป็นไปด้วยความรอบคอบ ระมัดระวัง และเหมาะสม ทั้งนี้
(ก) เพื่อประโยชน์ที่ดีที่สุดของลูกค้าหรือผู้ลงทุน
(ข) เพื่อให้เป็นไปตามนโยบายการลงทุนและตามหลักเกณฑ์การลงทุนที่กฎหมายกำหนด
(ค) เพื่อให้มีการป้องกัน แก้ไขหรือจัดการความเสี่ยงด้านต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจากการลงทุน
(3) ระบบการปฏิบัติงานด้านงานสนับสนุนที่มี
(ก) บุคลากรหรือหน่วยงานย่อยที่รับผิดชอบงานสนับสนุนการจัดตั้งและจัดการกองทุนในทุกด้านอย่างชัดเจน โดยมีการกำหนดขั้นตอนและวิธีการทำงานในแต่ละเรื่องที่เป็นงานสนับสนุนอย่างเป็นระบบระเบียบและทำให้บริษัทจัดการสามารถปฏิบัติตามกฎหมายหรือข้อตกลงที่ผูกพันไว้กับลูกค้าหรือผู้ลงทุน
(ข) แผนรองรับกรณีที่เกิดเหตุฉุกเฉิน (contingency plan) ที่มีผลกระทบต่อบริษัทจัดการอย่างมีนัยสำคัญหรือที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อลูกค้าหรือผู้ลงทุน โดยต้องมีการทดสอบการปฏิบัติตามแผน รวมทั้งทบทวนและปรับปรุงแผนดังกล่าวให้มีความทันสมัยและเหมาะสมกับสภาวการณ์
(4) ระบบการกำกับดูแลการปฏิบัติงาน โดย
(ก) จัดให้มีบุคลากรและหน่วยงานย่อยที่ทำหน้าที่สนับสนุนและตรวจสอบให้การจัดการลงทุนและงานที่เกี่ยวข้องเป็นไปตามกฎหมาย จรรยาบรรณและมาตรฐานการประกอบวิชาชีพ ทั้งนี้ บุคลากรและหน่วยงานย่อยที่รับผิดชอบงานดังกล่าวต้องแยกเป็นอิสระจากหน่วยงานอื่น
(ข) กำหนดแผนการตรวจสอบประจำปีที่ได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการบริษัทหรือคณะกรรมการตรวจสอบ และขั้นตอน วิธีการและระยะเวลาในการทำงานที่ชัดเจนเพื่อให้บุคลากรและหน่วยงานย่อยสามารถทำหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติงานตาม(ก) ได้
(ค) กำหนดขั้นตอนและวิธีการรายงาน หากบุคลากรและหน่วยงานย่อยที่รับผิดชอบงานกำกับดูแลการปฏิบัติงานตรวจพบว่ามีการดำเนินงานที่ไม่เป็นไปตามกฎหมาย จรรยาบรรณและมาตรฐานการประกอบวิชาชีพต่อคณะกรรมการบริษัท หรือคณะกรรมการตรวจสอบ รวมทั้งวิธีการในการป้องกันข้อผิดพลาดจากการดำเนินงานด้วย
(5) ระบบการจัดทำและจัดเก็บเอกสารหลักฐาน ที่มี
(ก) การจัดทำเอกสารหรือหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรประกอบการปฏิบัติงานของบุคลากรที่รับผิดชอบงานด้านการจัดการกองทุนโดยตรงอย่างเป็นขั้นตอน ทั้งนี้ เพื่อให้มีเอกสารยืนยันการปฏิบัติงานหรือตรวจสอบการปฏิบัติงานของบุคลากรนั้นได้
(ข) วิธีการและสถานที่จัดเก็บเอกสารหลักฐานที่จะจัดทำขึ้นหรือที่ใช้ประกอบในการปฏิบัติการจัดการกองทุน ที่เป็นระบบระเบียบและสะดวกต่อการสืบค้น
(ค) ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารหลักฐานต้องไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันที่มีการทำรายการหรือธุรกรรมให้ลูกค้า เว้นแต่ข้อมูลหรือหลักฐานที่ใช้ในการแสดงความมีตัวตนของลูกค้าให้จัดเก็บไว้ไม่น้อยกว่าห้าปีนับแต่วันที่สิ้นสุดความเป็นลูกค้า
ข้อ 5 ระบบการควบคุมภายในต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ดังต่อไปนี้
(1) กำหนดวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายในที่สอดคล้องต่อเป้าหมายและภารกิจของบริษัท
(2) มีระบบการควบคุมภายในที่ได้รับความเห็นชอบจากผู้บริหารระดับสูง โดยระบบดังกล่าวต้องมีการดำเนินการดังต่อไปนี้
(ก) สร้างสภาพแวดล้อมการควบคุม (control environment) ให้เกิดบรรยากาศการควบคุมที่ดี
(ข) ประเมินความเสี่ยง (risk assessment) โดยบริหารและจัดการความเสี่ยงให้สามารถควบคุมความเสี่ยงทุกประเภทที่เกิดหรืออาจเกิดขึ้นจากการประกอบธุรกิจให้อยู่ในระดับที่จะไม่มีผลกระทบต่อการประกอบธุรกิจการจัดการกองทุน
(ค) กำหนดกิจกรรมควบคุม (control activities) ที่มีประสิทธิภาพเพื่อป้องกันหรือลดความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นโดยอย่างน้อยต้องมีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบระหว่างบุคลากรหรือหน่วยงานอย่างเหมาะสม
(ง) จัดให้มีสารสนเทศและการสื่อสาร (information and communication) ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนิน
น ทั้งจากแหล่งภายในและภายนอกบริษัทในรูปแบบที่เหมาะสมและทันเวลา
(จ) มีการติดตามประเมินผล (monitoring) และรายงานการประเมินผลดังกล่าวต่อคณะกรรมการบริษัทหรือคณะกรรมการที่ได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการบริษัท เพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายของบริษัท
ข้อ 6 ประกาศนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 16 เมษายน พ.ศ. 2549 เป็นต้นไป
ประกาศ ณ วันที่ 8 มีนาคม พ.ศ. 2549
(นายธีระชัย ภูวนาถนรานุบาล)
เลขาธิการ
สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
หมายเหตุ : เหตุผลในการออกประกาศฉบับนี้ คือ เนื่องจากการจัดการกองทุนเป็นการจัดการที่ต้องได้รับความเชื่อถือและไว้วางใจจากผู้ลงทุน การมีระบบงานเกี่ยวกับการจัดการกองทุนที่มีความพร้อมและมีความชัดเจนจะทำให้การจัดการกองทุนมีความน่าเชื่อถือและได้รับความไว้วางใจจากผู้ลงทุน สำนักงานจึงออกข้อกำหนดเกี่ยวกับระบบงานเกี่ยวกับการจัดการกองทุนที่บริษัทจัดการต้องจัดให้มี
ในการจัดการกองทุน