วัตถุประสงค์
บริษัทจัดการต้องมีการกำหนดอัตราค่าธรรมเนียม และค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวกับกองทุน
ที่สมเหตุสมผลรวมทั้งมีการเปิดเผยข้อมูลที่ชัดเจนด้วย เพื่อให้ลูกค้าและผู้ถือหน่วยใช้ประกอบการ
ตัดสินใจลงทุน
แนวทางปฏิบัติ
1. มีการกำหนดอัตราค่าธรรมเนียมการจัดการ และค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวกับกองทุนที่ชัดเจน เช่น เป็นจำนวนคงที่ หรือเป็นอัตราร้อยละของมูลค่าทรัพย์สินของกองทุน เป็นต้น
2. มีหลักปฏิบัติในการกำหนดอัตราค่าธรรมเนียมการจัดการที่อิงกับผลการดำเนินงาน (Performance fee) โดยบริษัทจัดการควรดำเนินการ ดังนี้
2.1 กำหนด Benchmark ที่เหมาะสมกับนโยบายการลงทุนเพื่อใช้เปรียบเทียบผลการดำเนินงานของกองทุน
2.2 มีการกำหนดรอบระยะเวลาที่เหมาะสมที่จะใช้วัดผลการดำเนินงานเพื่อคิด Performance fee โดยไม่ควรให้ผู้ถือหน่วยลงทุน/สมาชิกกองทุนไถ่ถอนระหว่างรอบระยะเวลาการคิดค่าธรรมเนียม เว้นแต่มีเหตุจำเป็นและสมควร ซึ่งควรเป็นธรรมต่อผู้ถือหน่วยลงทุน/สมาชิกกองทุน
2.3 มีการกำหนดรูปแบบในการคิดค่าธรรมเนียมที่ชัดเจน เช่น Fulcrum Fee หรือ Escalating Fee (รายละเอียดตามภาคผนวก ก.) เป็นต้น
3. มีการกำหนดแนวทางในการเปิดเผยข้อมูลในโครงการเพื่อให้ลูกค้า หรือผู้ลงทุนสามารถเข้าใจวิธีการคิดค่าธรรมเนียมของกองทุนได้ถูกต้อง และใช้ประกอบในการตัดสินใจลงทุนได้อย่างเหมาะสม ทั้งนี้ ในกรณีที่เป็นการคิดค่าธรรมเนียมแบบ Performance fee ควรมีการเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียดวิธีการคิดและการตัดจ่ายค่าธรรมเนียม พร้อมแสดงตัวอย่างการคำนวณ ทั้งนี้ ในกรณีกองทุนส่วนบุคคลให้มีการเปิดเผยข้อมูลดังกล่าวในสัญญาการจัดการกองทุนส่วนบุคคลด้วย
3.3.3 การรับและส่งมอบทรัพย์สินของกองทุน
วัตถุประสงค์
บริษัทจัดการมีหลักปฏิบัติเกี่ยวกับการรับและส่งมอบทรัพย์สินของกองทุนที่ชัดเจน เพื่อให้ลูกค้า ผู้รับฝากทรัพย์สิน บริษัทจัดการ หรือผู้ดูแลผลประโยชน์ของกองทุนรวมได้รับทรัพย์สินโดยพลัน เพื่อให้การบริหารจัดการมีความต่อเนื่อง
แนวทางปฏิบัติ
1. กรณีกองทุนรวมที่มีการเปลี่ยนแปลงบริษัทจัดการ/ผู้ดูแลผลประโยชน์ของกองทุนรวม ให้บริษัทจัดการมีการประสานงาน และเตรียมการให้มีการจัดส่งข้อมูลให้บริษัทจัดการ/ผู้ดูแลผลประโยชน์รายใหม่ล่วงหน้าอย่างน้อย 15 วันนับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลงบริษัทจัดการ/ผู้ดูแลผลประโยชน์
2. กรณีกองทุนส่วนบุคคลให้บริษัทจัดการมีการส่งมอบหลักทรัพย์และทรัพย์สินของกองทุนส่วนบุคคลให้แก่ลูกค้า หรือผู้รับฝากทรัพย์สินดังต่อไปนี้
2.1 กรณีที่สัญญาสิ้นสุดลงเพราะเหตุครบกำหนดอายุสัญญา ให้บริษัทจัดการส่งมอบภายใน 5 วันทำการถัดจากวันครบกำหนดอายุสัญญา
2.2 กรณีที่สัญญาสิ้นสุดลงเพราะเหตุการใช้สิทธิเลิกสัญญาของลูกค้า ให้บริษัทจัดการส่งมอบโดยพลัน
2.3 กรณีที่สัญญาสิ้นสุดลงเพราะเหตุการใช้สิทธิเลิกสัญญาของบริษัทจัดการให้บริษัทจัดการส่งมอบภายในวันทำการถัดจากวันที่สัญญาสิ้นสุดลง
2.4 การส่งมอบหลักทรัพย์และทรัพย์สินของกองทุนส่วนบุคคลที่เป็นกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ให้บริษัทจัดการดำเนินการส่งมอบแก่ผู้รับฝากทรัพย์สินรายใหม่แทน
3.3.4 การจ่ายเงินปันผล
วัตถุประสงค์
บริษัทจัดการต้องมีระบบในการจ่ายเงินปันผลที่ชัดเจนและเป็นไปตามที่กำหนดในหนังสือชี้ชวน รวมถึงมีการกระทบยอดคงเหลือ เพื่อเป็นการรักษาผลประโยชน์ให้แก่ผู้ถือหน่วยลงทุน
แนวทางปฏิบัติ
1. มีการระบุขั้นตอนการจ่ายเงินปันผล รวมถึงวิธีการสอบทานจำนวนผู้ได้รับเงินปันผลที่บริษัทได้รับจากนายทะเบียน และเปรียบเทียบมติการจ่ายเงินปันผลกับคำสั่งโอนเงินที่ผู้ดูแลผลประโยชน์
2. กำหนดบุคคล หรือคณะทำงานในการพิจารณาอนุมัติการจ่ายเงินปันผลของกองทุน
3. มีระบบการรับจ่ายเงินในบัญชีเพื่อจ่ายเงินปันผล เช่น การติดตามความถูกต้องของการรับเงินเข้าบัญชีเพื่อจ่ายเงินปันผล มีขั้นตอนควบคุมการเก็บรักษา และการเบิกจ่ายเช็คเพื่อจ่ายเงินปันผล มีการตรวจสอบเอกสารอนุมัติรายการจัดทำเช็คโดยผู้มีอำนาจ และมีการสอบทานความถูกต้องของการจัดทำเช็คจ่ายเงินปันผล เป็นต้น
4. มีระบบการจ่ายเงินปันผลแก่ผู้ถือหน่วยลงทุน เช่น การจัดสรรกำไรสะสมและรายชื่อผู้ถือหน่วยลงทุน ณ วันที่ประกาศจ่ายเงินปันผล การตรวจสอบความถูกต้องของการประกาศและจ่ายเงินปันผลให้ผู้ถือหน่วยลงทุนว่าเป็นไปตามหนังสือชี้ชวน การควบคุมและตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของการจัดทำและจัดส่งเช็คเงินปันผลให้ผู้ถือหน่วยลงทุน เป็นต้น
5. มีระบบในการกระทบยอดการเบิกจ่ายเงินปันผลของผู้ถือหน่วยลงทุน
6. มีระบบการควบคุมวิธีการจ่ายเงินปันผลที่น่าเชื่อถือได้ในกรณีที่หนังสือชี้ชวนมีการระบุให้สามารถจ่ายเงินโดยวิธีการอื่นได้
3.3.5 การคำนวณและประกาศ NAV
วัตถุประสงค์
บริษัทจัดการต้องมีการคำนวณมูลค่าทรัพย์สินโดยใช้ราคายุติธรรม และมีการกำหนดระยะเวลาในการประกาศมูลค่าทรัพย์สิน เพื่อให้ลูกค้าได้ทราบถึงการเคลื่อนไหวของมูลค่าทรัพย์สินที่เป็นปัจจุบัน
แนวทางปฏิบัติ
1. มีระบบในการกำหนดมูลค่ายุติธรรมของหลักทรัพย์และทรัพย์สินอื่นของกองทุนให้เป็นไปตามหลักวิชาการอันเป็นที่ยอมรับหรือมาตรฐานตามที่สมาคมกำหนด
2. มีระบบในการคำนวณและการประกาศมูลค่าทรัพย์สินของกองทุน
3. กำหนดบุคคลที่ทำหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณมูลค่าทรัพย์สินของกองทุนดังกล่าว
4. กรณีกองทุนรวม มีระบบในการสอบทาน และรับรองมูลค่าทรัพย์สินของกองทุนที่บริษัทจัดการคำนวณกับผู้ดูแลผลประโยชน์ของกองทุนรวม
3.3.6 การมอบหมายงานที่เกี่ยวกับการประกอบธุรกิจจัดการลงทุน
วัตถุประสงค์
ในการมอบหมายงานที่เกี่ยวกับการประกอบธุรกิจจัดการลงทุนให้ผู้อื่น บริษัทจัดการต้อง
รับผิดชอบต่องานที่ได้มอบหมาย โดยขอบเขตงานต้องอยู่ในสถานะที่บริษัทจัดการควบคุมดูแลให้มีการปฏิบัติที่เป็นไปตามกฎหมายและหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง
แนวทางปฏิบัติ
1. มีขั้นตอนในการคัดเลือกผู้ที่ได้รับมอบหมาย (ทำ due diligence) ว่าผู้รับมอบหมาย มีความพร้อมด้านระบบงานและบุคลากรเช่นเดียวกับบริษัทจัดการ
2. มีการควบคุมดูแลการปฏิบัติงานของผู้รับมอบหมาย เช่น การประเมินผลการปฏิบัติงาน การรายงานต่อผู้มอบหมาย การตรวจสอบการปฏิบัติให้เป็นไปตามสัญญา และความสามารถในการรองรับปริมาณธุรกิจของผู้รับมอบอำนาจ (Concentration risk) เป็นต้น
3. มีแผนรองรับกรณีเกิดเหตุฉุกเฉินที่ผู้รับมอบหมายไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้
4. จัดให้มีสัญญาการจ้างเป็นลายลักษณ์อักษร โดยมีข้อกำหนดในเรื่องต่างๆ อย่างน้อยดังต่อไปนี้
4.1 ข้อจำกัดหรือเงื่อนไขในการมอบหมายช่วง
4.2 หน้าที่ความรับผิดชอบของคู่สัญญา
4.3 การรักษาความลับของลูกค้า
4.4 การประกันความเสียหาย
4.5 การจัดส่งข้อมูลตามที่บริษัทจัดการ ผู้สอบบัญชี ผู้ดูแลผลประโยชน์ หรือสำนักงานตามที่ร้องขอ
4.6 การให้สำนักงานสามารถเข้าตรวจสอบการปฏิบัติงานของผู้รับมอบหมายภายในกำหนดระยะเวลาที่ได้รับแจ้งจากสำนักงาน
4.7 การแก้ไขกรณีมีข้อพิพาทกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง
4.8 เงื่อนไขการยกเลิกสัญญา เช่น ผู้รับมอบหมายปฏิบัติไม่เป็นไปตามกฎเกณฑ์ ผลการดำเนินงานไม่เป็นที่น่าพอใจ มีปัญหาเกี่ยวกับฐานะทางการเงิน เป็นต้น
4.9 สิทธิของบริษัทจัดการในการเข้าถึงข้อมูลและการตรวจสอบข้อมูล
5. มีมาตรการป้องกันการกระทำที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ทั้งในส่วนของผู้มอบหมาย และในส่วนที่เพิ่มขึ้นของผู้รับมอบหมาย
6. มีการเปิดเผยข้อมูลการมอบหมายงานที่เกี่ยวกับการประกอบธุรกิจจัดการลงทุนในรายละเอียดโครงการ/สัญญาการจัดการกองทุนส่วนบุคคล
3.3.7 การกำหนดแผนรองรับกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน (Contingency Plan)
วัตถุประสงค์
บริษัทจัดการต้องมีการกำหนดแผนป้องกันและรองรับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด หรือ เหตุฉุกเฉินที่อาจส่งผลกระทบต่อองค์กร กองทุน และลูกค้า หรือผู้ลงทุน เพื่อลดระดับความเสี่ยง และความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น และให้องค์กรสามารถดำเนินธุรกิจที่สำคัญ และจำเป็นในเบื้องต้นได้
แนวทางปฏิบัติ
1. จัดทำแผนเพื่อรองรับกรณีฉุกเฉินในด้านต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น โดยมีรายละเอียดอย่างน้อยดังต่อไปนี้
1.1 ประเมินสถานการณ์ต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกที่อาจเกิดขึ้น และส่งผลกระทบต่อองค์กร กองทุน และลูกค้าหรือผู้ลงทุนอย่างมีนัยสำคัญ และมีการจัดลำดับสถานการณ์ตามระดับความรุนแรงของปัญหา
1.2 กำหนดขั้นตอนการแก้ไขในแต่ละสถานการณ์
1.3 กำหนดเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบ และผู้มีอำนาจในการตัดสินใจ รวมทั้ง มีรายชื่อและเบอร์โทรศัพท์ของบุคคลที่เกี่ยวข้อง และแจ้งให้ผู้ที่รับผิดชอบทราบ (ตัวอย่าง Call out tree ตามภาคผนวก ข.)
2. มีช่องทางการติดต่อสื่อสารภายในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ สามารถแจ้งข่าวให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องรับทราบข่าวสารได้โดยเร็ว
3. จัดเตรียมความพร้อมของข้อมูลที่จัดเก็บในระบบคอมพิวเตอร์ รายชื่อและเบอร์โทรศัพท์ของบุคคลที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งจัดเตรียมอุปกรณ์ต่างๆ ที่จำเป็นต้องใช้งานเพื่อเตรียมความพร้อมเมื่อเกิดเหตุการณ์ไม่ปกติ
4. มีการทบทวน และปรับปรุงแผนฉุกเฉินให้เป็นปัจจุบัน และสอดคล้องกับสถานการณ์
5. มีการทดสอบการปฏิบัติการตามแผนฉุกเฉิน
6. ในกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน ควรมีการดำเนินการ ดังนี้
6.1 มีการสื่อสารแผนการดำเนินงานให้บุคคลภายนอกได้รับทราบ
6.2 มีการบันทึกรายละเอียดของเหตุการณ์ สาเหตุของปัญหา และวิธีการแก้ไขปัญหา
3.3.8 การไปใช้สิทธิออกเสียง (Proxy Voting)
วัตถุประสงค์
บริษัทจัดการต้องจัดให้มีระบบในการไปใช้สิทธิออกเสียง (Proxy Voting) แทนกองทุนเพื่อเป็นการรักษาประโยชน์ของกองทุน และส่งเสริมให้บริษัทที่กองทุนได้ลงทุนหรือมีหุ้นมีการกำกับดูแลกิจการที่ดี
แนวทางปฏิบัติ
1. กำหนดแนวทางในการใช้สิทธิออกเสียงที่ถือว่ามีความชัดเจนและรักษาผลประโยชน์ที่ดีที่สุดให้แก่กองทุน โดยมีการจัดทำเป็นลายลักษณ์อักษรและได้รับความเห็นชอบจากคณะกรรมการของบริษัทในเรื่องอย่างน้อยดังต่อไปนี้
(ก) บุคคลที่ได้รับมอบหมายจากบริษัทจัดการในการดำเนินการใช้สิทธิออกเสียง เป็นผู้ที่มีความรู้และเข้าใจในประเด็นที่จะใช้สิทธิออกเสียง
(ข) ประเด็นที่ควรคำนึงถึงในการตัดสินใจใช้สิทธิออกเสียง เช่น ผลดีและผลเสียที่จะเกิดขึ้นกับกองทุน ผลประโยชน์ต่อกองทุนซึ่งเป็นผู้ถือหุ้นของบริษัทที่ออกหุ้นนั้นเป็นสำคัญ ประโยชน์ที่ดีที่สุดที่กองทุนจะได้รับในกรณีมีการออกเสียงลงมติในประเด็นที่กองทุนซึ่งอยู่ภายใต้การจัดการมีผลประโยชน์ขัดแย้งกันเนื่องจากมีการลงทุนทั้งในหุ้นและตราสารหนี้ที่ออกโดยบริษัทที่ออกหุ้นนั้น การดำเนินการเพิ่มเติมในกรณีที่จะใช้สิทธิออกเสียงแตกต่างจากข้อเสนอของฝ่ายบริหารของบริษัทที่
ออกหุ้น เป็นต้น
(ค) หลักปฏิบัติเพื่อให้บุคคลตาม (ก) สามารถใช้สิทธิออกเสียงตามหลักเกณฑ์ใน (ข) ได้อย่างอิสระในกรณีที่มีประเด็นที่จะใช้สิทธิออกเสียงเพื่อกองทุนนั้นมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับบริษัทจัดการหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้ บุคคลที่เกี่ยวข้องได้แก่บุคคลดังต่อไปนี้
(ค.1) บุคคลใด ๆ ที่มิใช่ราชการส่วนกลาง ราชการส่วนภูมิภาค ราชการส่วนท้องถิ่น กองทุนเพื่อการฟื้นฟูและพัฒนาระบบสถาบันการเงิน และสำนักงานทรัพย์สินส่วนพระมหากษัตริย์ ซึ่งถือหุ้นในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง ดังต่อไปนี้
(1) บุคคลดังกล่าวที่ถือหุ้นของบริษัทจัดการเกินร้อยละห้าของจำนวนหุ้นที่จำหน่ายได้แล้วทั้งหมดของบริษัทจัดการ
(2) บุคคลดังกล่าวที่ถือหุ้นของบุคคลตาม (1) เกินร้อยละสามสิบของจำนวนหุ้นที่จำหน่ายได้แล้วทั้งหมดของบุคคลตาม (1)
(3) บุคคลดังกล่าวที่บุคคลตาม (1) ถือหุ้นเกินร้อยละสามสิบของจำนวนหุ้นที่จำหน่ายได้แล้วทั้งหมดของบุคคลดังกล่าว
(ค.2) บุคคลที่บริษัทจัดการถือหุ้นของบุคคลนั้นอยู่
(ค.3) บุคคลที่กรรมการ ผู้จัดการ หรือบุคคลที่มีอำนาจในการจัดการของบริษัทจัดการถือหุ้นเกินร้อยละสามสิบของจำนวนหุ้นที่จำหน่ายได้แล้วทั้งหมดของบุคคลนั้น ทั้งนี้ บุคคลที่มีอำนาจในการจัดการ ได้แก่ กรรมการบริหาร รองผู้จัดการ ผู้ช่วยผู้จัดการ ผู้อำนวยการฝ่าย และรวมถึงผู้ดำรงตำแหน่งเทียบเท่าที่เรียกชื่ออย่างอื่นโดยบุคคลดังกล่าวเป็นผู้รับผิดชอบในสายงานเกี่ยวกับการให้บริการด้านหลักทรัพย์ การปฏิบัติการด้านหลักทรัพย์ การวิจัยด้านหลักทรัพย์หรือตลาดทุน หรือสายงานอื่นในทำนองเดียวกัน ทั้งนี้ ไม่ว่าสายงานนั้นจะปฏิบัติงานเพื่อให้บริการแก่บุคคลอื่นหรือเพื่อประโยชน์ของบริษัทจัดการเอง
(ค.4) บุคคลที่ผู้จัดการกองทุนถือหุ้นเกินร้อยละสามสิบของจำนวนหุ้นที่จำหน่ายได้แล้วทั้งหมดของบุคคลนั้น
(ค.5) บุคคลที่เป็นที่ปรึกษาการลงทุนของบริษัทจัดการหรือกองทุน
(ค.6) ผู้ถือหน่วยลงทุนที่ถือหน่วยลงทุนของกองทุนรวมเกินร้อยละสิบของจำนวนหน่วยลงทุนที่จำหน่ายได้แล้วทั้งหมดของกองทุนรวมนั้น
2. กำหนดเรื่องที่ถือได้ว่าอาจส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อผลประโยชน์ของกองทุนซึ่งบริษัทจัดการควรดำเนินการใช้สิทธิออกเสียงในที่ประชุมผู้ถือหุ้น ดังต่อไปนี้
(ก) ฐานะการเงิน ผลการดำเนินงาน การจ่ายเงินปันผล ที่อาจส่งผลกระทบต่อผลประโยชน์ที่ผู้ถือหุ้นจะได้รับหรือต่อมูลค่าหุ้น (Shareholder’s value)
(ข) การได้มาหรือจำหน่ายไปซึ่งทรัพย์สินสำคัญ การซื้อขายหรือให้เช่ากิจการ การควบหรือรวมกิจการ การจ้างบริหาร และการครอบงำกิจการ
ทั้งนี้ ทรัพย์สินสำคัญตาม (ข) ได้แก่ ทรัพย์สินที่บริษัทได้มาหรือจำหน่ายไปจากการตกลงเข้าทำรายการตามที่กำหนดในประกาศตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย เรื่อง หลักเกณฑ์ วิธีการ และการเปิดเผยเกี่ยวกับการได้มาหรือจำหน่ายไปซึ่งสินทรัพย์ของบริษัทจดทะเบียน โดยอนุโลม
(ค) การแต่งตั้งและถอดถอนกรรมการของบริษัท
(ง) การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างเงินทุนของบริษัท เช่น การเพิ่มทุน การลดทุน การไม่เสนอขายหุ้นเพิ่มทุนให้แก่ผู้ถือหุ้นเดิม การปรับโครงสร้างหนี้ และการออกหุ้นกู้ เป็นต้น
(จ) การจ่ายค่าตอบแทนพิเศษให้แก่กรรมการของบริษัท การเสนอขายหลักทรัพย์แก่กรรมการและพนักงานของบริษัท
(ฉ) การทำธุรกรรมที่อาจมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์ระหว่างบริษัทกับผู้ถือหุ้นและผู้ที่เกี่ยวข้องกับผู้ถือหุ้น หรือการทำรายการที่เกี่ยวโยงกัน
ทั้งนี้ ผู้เกี่ยวข้องกับผู้ถือหุ้นตาม (ฉ) ได้แก่ บุคคลหรือห้างหุ้นส่วนตามมาตรา 258 (1) ถึง (7) ของผู้ถือหุ้น
(ช) การเปลี่ยนประเภทธุรกิจของบริษัท หรือวัตถุประสงค์ของบริษัท
(ซ) การแก้ไขข้อบังคับของบริษัท
(ฌ) การแต่งตั้งและถอดถอนผู้สอบบัญชีของบริษัท
3. จัดให้มีการตรวจสอบการดำเนินการในการใช้สิทธิออกเสียงที่ถือได้ว่ามีประสิทธิภาพโดยบริษัทจัดการควรจัดให้มีการจัดทำเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรในกำหนดขั้นตอนวิธีการ และระยะเวลาในการตรวจสอบการดำเนินการการใช้สิทธิออกเสียงให้เป็นไปตามแนวทางในการใช้สิทธิออกเสียงที่บริษัทจัดการกำหนด โดยบริษัทจัดการควรกำหนดบุคคลที่มีหน้าที่ตรวจสอบที่เป็นอิสระจากหน่วยงานเดียวกับบุคคลที่ดำเนินการใช้สิทธิออกเสียง โดยจัดทำรายงานผลการตรวจสอบเสนอต่อคณะกรรมการบริษัทจัดการ
4. กำหนดวิธีการที่ถือได้ว่ามีความเหมาะสมและมีสาระอย่างเพียงพอในการเปิดเผยแนวปฏิบัติในการใช้สิทธิออกเสียง และการดำเนินการใช้สิทธิออกเสียงต่อผู้ลงทุน เพื่อให้ผู้ลงทุนเข้าถึงและรับทราบข้อมูลดังกล่าวได้โดยสะดวก เช่น การเปิดเผยข้อมูลทางเว็บไซต์ (Web site) เป็นต้น โดยข้อมูลที่เปิดเผยควรมีสาระอย่างน้อยดังต่อไปนี้ (รายละเอียดตามภาคผนวก ค.)
(ก) แนวทางในการใช้สิทธิออกเสียง
(ข) รายงานสรุปเกี่ยวกับการใช้สิทธิออกเสียงในรอบปีปฏิทิน ซึ่งมีสาระสำคัญเกี่ยวกับรายชื่อบริษัทที่มีการใช้สิทธิออกเสียง จำนวนครั้งที่ได้ใช้สิทธิออกเสียง และลักษณะการใช้สิทธิออกเสียงสนับสนุนหรือคัดค้าน
(ค) รายละเอียดของการใช้สิทธิออกเสียงที่สำคัญ เช่น กรณีที่บริษัทจัดการมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับบริษัทที่ออกหุ้น หรือกรณีที่บริษัทจัดการมีความเห็นแตกต่างจากฝ่ายบริหารของบริษัทที่ออกหุ้น เป็นต้น ทั้งนี้ ควรมีสาระสำคัญเกี่ยวกับกับรายชื่อบริษัทที่ออกหุ้นที่จัดให้มีการประชุมผู้ถือหุ้น และลักษณะการใช้สิทธิออกเสียงสนับสนุนหรือคัดค้านพร้อมทั้งเหตุผล
3.3.9 การปฏิบัติการของกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
วัตถุประสงค์
บริษัทจัดการต้องจัดให้มีระบบงานเกี่ยวกับการปฏิบัติการกองทุนส่วนบุคคลที่เป็นกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ซึ่งสามารถตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนและเป็นปัจจุบันของข้อมูลสมาชิกของกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ การนำส่งเงินเข้ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพและการจ่ายเงินให้แก่สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพได้อย่างถูกต้องและตรงตามกำหนดเวลา รวมทั้งมีระบบงานการเงินและระบบบัญชีกองทุนที่มีประสิทธิภาพสามารถตรวจสอบความถูกต้องในการปฏิบัติงานได้
แนวทางปฏิบัติ
1. จัดให้มีระบบการปฏิบัติงานทะเบียนสมาชิกกองทุน อันได้แก่
1.1 ระบบการควบคุมภายในของงานด้านทะเบียนสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (Fund administrator) ที่มีความเพียงพอที่จะให้มั่นใจได้ว่าการปฏิบัติงานจะเป็นไปอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และ
รัดกุม โดยควรคำนึงถึงเรื่องดังต่อไปนี้
1.1.1 การจัดเก็บเอกสารและข้อมูล
(1) มีระบบการจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการนำส่งเงินเข้ากองทุน วันคำนวณจำนวนหน่วย (Trade date) และการจ่ายเงินให้แก่สมาชิกที่ง่ายต่อการค้นหา มีความปลอดภัยจากผู้ที่ไม่เกี่ยวข้อง มีการควบคุมการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงเอกสาร และอยู่ในสภาพที่ผู้ใช้งาน และบุคคลที่เกี่ยวข้องสามารถเรียกใช้งานได้ ภายใน 10 วันทำการ
(2) จัดเก็บเอกสาร/ข้อมูลในรูปแบบอื่นเกี่ยวกับการนำส่งเงินเข้ากองทุน วันคำนวณจำนวนหน่วย (Trade date) และการจ่ายเงินให้แก่สมาชิกไว้ทุกครั้ง เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี ทั้งนี้ ในกรณีการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบอื่นควรสามารถเรียกดูข้อมูลในการจัดเก็บนั้นได้ด้วย
(3) มีระบบสำรองข้อมูล (Backup) และมีมาตรการรองรับกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน เพื่อให้สามารถให้บริการได้โดยไม่หยุดชะงักนานเกินสมควร
1.1.2 การรักษาความปลอดภัยของเอกสารและข้อมูล
มีระบบในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและเอกสารที่เพียงพอ เช่น กำหนดให้การเข้าออกพื้นที่เฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
1.1.3 การดูแลสายการปฏิบัติงาน
(1) จัดให้มีระบบการสอบยันการปฏิบัติงานระหว่างบุคลากรภายในฝ่ายงานที่เกี่ยวข้อง (Maker & checker)
(2) มีการกำหนดหน้าที่ที่ชัดเจนของบุคคลในการปฏิบัติงาน
(3) มีการทำคู่มือการปฏิบัติงาน (Work procedure) ให้พนักงานใช้อ้างอิง และมีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ให้สามารถปฏิบัติงานได้ ในกรณีมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงคู่มือ ควรมีการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับทราบอย่างทั่วถึง พร้อมทั้งควบคุมให้มีการปฏิบัติตาม
(4) มีการปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน เมื่อเกิดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานขึ้น และบันทึกถึงความผิดพลาดนั้น พร้อมทั้งแนวทางป้องกัน
1.2 ระบบการปฏิบัติงานทะเบียนสมาชิกกองทุน ประกอบด้วยงานใน 3 ด้าน ดังต่อไปนี้
1.2.1 การนำส่งเงินเข้ากองทุน
(1) มีการควบคุมการนำส่งเงินเข้ากองทุน
(ก) โดยที่กฎหมายกำหนดให้นายจ้างนำส่งเงินเข้ากองทุนภายใน 3 วันทำการถัดจากวันที่จ่ายค่าจ้าง ดังนั้นภายในวันทำการถัดจากวันที่กฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องนำส่งเงินเข้ากองทุน บริษัทจัดการควรทราบทุกครั้งว่านายจ้างมีการนำเงินเข้ากองทุนหรือไม่ หากนายจ้างไม่ได้ส่งเงินเข้ากองทุนภายในระยะเวลาดังกล่าว บริษัทจัดการควรติดตามให้นายจ้างนำส่งเงินเข้ากองทุนไม่ช้ากว่าวันทำการถัดไป รวมทั้งติดตามให้นายจ้างนำเงินเข้ากองทุนตามสมควร พร้อมทั้งบันทึกการติดตามที่สามารถอ้างอิงตัวบุคคลที่ติดต่อไว้เป็นหลักฐานด้วย สำหรับเงินที่นายจ้างจะต้องนำส่งเข้ากองทุนประกอบด้วย
(ก.1) เงินสะสมและสมทบเข้ากองทุน
(ก.2) เงินเพิ่มของนายจ้างกรณีที่นายจ้างส่งเงินเข้ากองทุนล่าช้า
(ข) มีระบบและมาตรการควบคุมความถูกต้องของวันคำนวณจำนวนหน่วย
(Trade date) ของสมาชิกแต่ละรายอย่างเพียงพอ เช่น มีการสอบทานความถูกต้องของ trade date ของ
แต่ละกองทุนภายในวัน trade date นั้น ๆ และมีการระบุวันที่รับเอกสารประกอบการนำส่งเงินเข้ากองทุนของนายจ้าง เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการใช้ trade date เป็นต้น
(2) การตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนเงินนำส่ง
(ก) ภายในวันทำการถัดจาก Trade date บริษัทจัดการควรทราบและสามารถตรวจสอบความไม่ถูกต้องของการบวกจำนวนเงินที่นำส่งรายสมาชิกเพื่อให้ได้ยอดรวมของจำนวนเงินนำส่งเข้ากองทุน รวมทั้งแยกแยะได้ว่าเงินนำส่งเป็นของสมาชิกรายใด : รายปัจจุบัน รายใหม่ รวมทั้งสมาชิกที่ไม่ได้นำส่งเงินเข้ากองทุน
(ข) กรณีที่มีการตรวจพบความผิดปกติของเงินนำส่ง บริษัทจัดการควรสอบถามนายจ้างทันทีเพื่อให้ได้คำตอบที่ชัดเจน และติดตามจนกว่านายจ้างจะดำเนินการแก้ไขให้ถูกต้อง หากเป็นกรณีที่นายจ้างไม่นำส่งเงินของสมาชิกรายใดเนื่องจากสมาชิกสิ้นสมาชิกภาพ บริษัทจัดการควรแจ้งและติดตามนายจ้างจนกว่านายจ้างจะได้แจ้งรายละเอียดการสิ้นสมาชิกภาพของสมาชิกดังกล่าว เพื่อให้บริษัทจัดการสามารถจ่ายเงินให้สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพได้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดต่อไป และบันทึกการดำเนินการไว้เป็นหลักฐานด้วย
1.2.2 ทะเบียนสมาชิกกองทุนและการจัดสรรเงินนำส่งและผลประโยชน์ของสมาชิกรายตัว
(1) ฐานข้อมูลสมาชิกรายตัวและการคำนวณเงินในกองทุน
(ก) มีการจัดทำฐานข้อมูลสมาชิกรายตัวที่ครบถ้วนถูกต้อง และเป็นปัจจุบัน ซึ่งสามารถแยกได้ถึงจำนวนเงินนำส่งของสมาชิกแต่ละรายอย่างชัดเจน โดยอย่างน้อยควรมีข้อมูลดังต่อไปนี้
(ก.1) ชื่อกองทุน
(ก.2) ชื่อนายจ้าง
(ก.3) ชื่อหรือรหัสสมาชิก
(ก.4) วันคำนวณจำนวนหน่วย (Trade date)
(ก.5) จำนวนเงินนำเข้ากองทุน
(ข) สามารถคำนวณแยกเป็นยอดเงินสะสม เงินสมทบ ผลประโยชน์ของเงินสะสม และผลประโยชน์ของเงินสมทบดังกล่าวรายสมาชิก ณ วันที่ตกลงกันได้อย่างถูกต้องครบถ้วนภายในวันทำการถัดไปนับจากวันที่ตกลงกัน โดยอาจมีค่าใช้จ่ายตามสมควร
(ค) สามารถจัดทำรายงานรายตัวสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพได้ทุก Transaction พร้อมทั้งรายละเอียดการคำนวณจำนวนเงินนำส่ง และการจัดสรรจำนวนหน่วย มูลค่าต่อหน่วยตามที่สมาชิกร้องขอเป็นรายกรณี โดยอาจมีค่าใช้จ่ายตามสมควรได้ภายในวันที่มีการตกลงไว้กับสมาชิก เพื่อให้สมาชิกสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเงินนำส่งเข้ากองทุนได้
(2) การเพิ่มหรือลดจำนวนหน่วยให้แก่สมาชิก
(ก) มีข้อตกลงที่ชัดเจนระหว่างบริษัทจัดการกับคณะกรรมการกองทุน เกี่ยวกับกำหนดวันคำนวณจำนวนหน่วย (Trade date) ของแต่ละกองทุน ซึ่งการกำหนดวัน trade date ควรคำนึงถึงการจัดสรรหน่วยสำหรับรายการเงินเข้าหรือออกจากกองทุนอย่างถูกต้อง และสะท้อนถึงราคาตลาดของทรัพย์สินที่เป็นปัจจุบันมากที่สุด แต่ไม่น้อยกว่าสัปดาห์ละครั้ง
(ข) มีการกำหนดเวลาในการปิดรับเอกสารและแจ้งให้คณะกรรมการกองทุนทราบ เพื่อให้สามารถตรวจสอบเอกสารที่ส่งมาครบถ้วนได้ทันใช้ในการคำนวณ ใน trade date ที่จะถึงเร็วที่สุด
(ค) มีเอกสาร/ข้อมูลที่แสดงได้ว่า การเพิ่มหรือลดจำนวนหน่วยให้แก่สมาชิกมีความถูกต้องตามหลักเกณฑ์ที่สำนักงานประกาศกำหนด หรือข้อตกลงใด ๆ ระหว่างบริษัทจัดการกับคณะกรรมการกองทุนกองทุน
(ง) มีการสอบทานความถูกต้องของการเพิ่มหรือลดจำนวนหน่วย และกรณีพบความผิดพลาดในการเพิ่มหรือลดจำนวนหน่วย ให้ดำเนินการแก้ไขในทันทีที่พบความผิดพลาดดังกล่าว และบันทึกสาเหตุความผิดพลาดและการดำเนินการแก้ไขนั้นไว้ด้วย เพื่อให้เงินในกองทุนของสมาชิกมีความถูกต้องครบถ้วนตามหลักเกณฑ์ที่สำนักงานประกาศกำหนดหรือข้อตกลงใด ๆ ระหว่างคณะกรรมการกองทุนกับบริษัทจัดการ
1.2.3 การจ่ายเงินให้กับสมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพ
(1) การตรวจสอบข้อมูลเพื่อการจ่ายเงิน
(ก) มีข้อมูลประกอบการจ่ายเงินตามที่ข้อบังคับกองทุนกำหนดอย่างถูกต้องและเพียงพอ โดยในรายการที่กำหนดให้คณะกรรมการกองทุนแจ้งการสิ้นสมาชิกภาพ ควรมีรายการอย่างน้อยดังต่อไปนี้
(ก.1) ชื่อและรหัสสมาชิก
(ก.2) วันที่เข้าทำงานกับนายจ้างปัจจุบัน/วันที่เป็นสมาชิกกองทุน
(ก.3) วันที่ออกจากงานกับนายจ้างปัจจุบัน/วันที่สิ้นสมาชิกภาพ
(ก.4) เหตุที่สิ้นสมาชิกภาพ
(ก.5) ที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของสมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพหรือผู้รับประโยชน์ ที่สามารถติดต่อได้โดยสะดวก (เฉพาะกรณีสมาชิกขอคงเงินไว้ในกองทุน)
(ยังมีต่อ)