5. การจัดทำบันทึกการส่งมอง การรับมอบ และการจัดเก็บหลักทรัพย์
5.1 เอกสารที่ต้องจัดให้มี
5.1.1 ใบส่งมอบหลักทรัพย์ ต้องมีรายละเอียดดังนี้
(1) เลขที่เอกสาร
(2) วันที่ส่งมอบหลักทรัพย์
(3) ชื่อผู้รับมอบหลักทรัพย์
(4) ชื่อหลักทรัพย์
(5) จำนวนหลักทรัพย์
(6) เลขที่ใบหลักทรัพย์และชื่อผู้ถือหลักทรัพย์ กรณีเป็นใบหลักทรัพย์
(7) รายละเอียดการ โอนผ่านศูนย์รับฝากหลักทรัพย์
(8) ลายมือชื่อผู้รับมอบหลักทรัพย์
(9) ลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ของสมาชิก
5.1.2 ใบรับมอบหลักทรัพย์ ต้องมีรายละเอียดดังนี้
(1) เลขที่เอกสาร
(2) วันที่รับมอบหลักทรัพย์
(3) ชื่อผู้ส่งมอบหลักทรัพย์
(4) ชื่อหลักทรัพย์
(5) จำนวนหลักทรัพย์
(6) เลขที่ใบหลักทรัพย์และชื่อผู้ถือหลักทรัพย์ กรณีเป็นใบหลักทรัพย์
(7) รายละเอียดการโอนผ่านศูนย์รับฝากหลักทรัพย์
(8) ลายมือชื่อผู้ส่งมอบหลักทรัพย์
(9) ลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ของสมาชิก
(10) ข้อความให้ผู้ส่งมอบหลักทรัพย์รับรองว่าหลักทรัพย์หรือหนังสือแสดงกรรมสิทธิ์ในหลักทรัพย์นั้นถูกต้อง (กรณีส่งมอบเป็นใบหุ้น)
5.1.3 ใบคำขอถอนหลักทรัพย์ หรือโอนหลักทรัพย์ผ่านศูนย์รับฝากหลักทรัพย์ต้องมีรายละเอียดดังนี้
(1) เลขที่เอกสาร
(2) วันที่สั่งถอนหรือโอนหลักทรัพย์
(3) ชื่อลูกค้าผู้สั่งถอนหรือโอนหลักทรัพย์
(4) ชื่อหลักทรัพย์
(5) จำนวนหลักทรัพย์
(6) เลขที่และชื่อบัญชีผู้รับโอนหลักทรัพย์
(7) ลายมือชื่อลูกค้าผู้สั่งถอนหรือโอนหลักทรัพย์
(8) ลายมือชื่อเจ้าหนี้ที่ผู้อนุมัติการถอนหรือโอนหลักทรัพย์
5.1.4 กรณีการส่งมอบและรับมอบหลักทรัพย์โดยโอนบัญชีระหว่างลูกค้าในบริษัท หนังสือโอนบัญชีหลักทรัพย์ระหว่างลูกค้า ต้องมีรายละเอียดดังนี้
(1) เลขที่เอกสาร
(2) วันที่โอน
(3) ชื่อผู้โอน
(4) ชื่อหลักทรัพย์
(5) จำนวนหลักทรัพย์
(6) ชื่อผู้รับโอน
(7) ข้อความยินยอมให้โอนหลักทรัพย์จากบัญชีของผู้โอน
(8) ลายมือชื่อผู้โอน
(9) ลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ของสมาชิก
(10) ลายมือชื่อผู้รับโอน
5.1.5 ทะเบียนแยกประเภทคุมหลักทรัพย์ ต้องมีรายละเอียดดังนี้
(1) ชื่อหลักทรัพย์
(2) วันที่รับจ่ายหลักทรัพย์
(3) เลขที่อ้างอิงการรับจ่าย
(4) เลขที่ใบหลักทรัพย์
(5) ชื่อผู้ถือหลักทรัพย์
(6) จำนวนหลักทรัพย์ที่รับจ่าย
(7) ชื่อผู้ส่งมอบและรับมอบหลักทรัพย์
(8) จำนวนหลักทรัพย์คงเหลือประจำวัน
5.2 ขั้นตอนที่ต้องถือปฏิบัติ
5.2.1 สมาชิกต้องออกใบส่งมอบหลักทรัพย์หรือใบรับมอบให้ลูกค้าทุกครั้งที่มีการส่งมอบหรือรับมอบหลักทรัพย์ระหว่างสมาชิกกับลูกค้า โดยให้ลูกค้าลงลายมือชื่อและจัดเก็บไว้เป็นหลักฐานให้ครบถ้วน เว้นแต่กรณีการส่งมอบหรือรับมอบหลักทรัพย์ผ่านศูนย์รับฝากหลักทรัพย์ สมาชิกอาจไม่ต้องให้ลูกค้าลงลายมือชื่อก็ได้
5.2.2 วันที่ที่ระบุในใบส่งหรือรับมอบหลักทรัพย์ ต้องเป็นวันที่ส่งมอบหรือรับมอบหลักทรัพย์จริง
5.2.3 สมาชิกต้องจัดเก็บเอกสารหลักฐาน ใบรับหรือโอนบัญชีผ่านศูนย์รับฝากหลักทรัพย์ให้ครบถ้วน
5.2.4 สมาชิกต้องให้ลูกค้าจัดทำใบคำขอ กรณีต้องการถอนหรือโอนหลักทรัพย์ผ่านศูนย์รับฝากหลักทรัพย์ โดยให้ลูกค้าลงลายมือชื่อและจัดเก็บไว้เป็นหลักฐานให้ครบถ้วน
5.2.5 สมาชิกต้องจัดทำหนังสือ โอนบัญชีหลักทรัพย์ระหว่างลูกค้า กรณีส่งมอบและรับมอบหลักทรัพย์โดยโอนบัญชีระหว่างลูกค้าในบริษัท โดยให้ลูกค้าลงลายมือชื่อ และจัดเก็บไว้เป็นหลักฐานให้ครบถ้วน
5.2.6 สมาชิกต้องบันทึกการส่งมอบและรับมอบหลักทรัพย์กับลูกค้าและการรับมอบและส่งมอบหลักทรัพย์ระหว่างลูกค้าในทะเบียนแยกประเภทคุมหลักทรัพย์
5.2.7 เจ้าหน้าที่ผู้ลงลายมือชื่ออนุมัติการเบิกหลักทรัพย์/โอนบัญชีหลักทรัพย์ระหว่างลูกค้าต้องเป็นเจ้าหน้าที่ผู้รับมอบอำนาจของสมาชิก
5.2.8 สมาชิกต้องจัดทำทะเบียนแยกประเภทคุมหลักทรัพย์ โดยบันทึกการรับจ่ายตามวันที่ที่รับจ่ายจริง ไม่ช้ากว่าวันทำการถัดจากวันที่ได้มีการรับจ่ายและสามารถทราบยอดคงเหลือได้ทันที ณ วันใดวันหนึ่ง รวมทั้งชี้ชัดได้ว่าสมาชิกมีหลักทรัพย์เลขที่ใดอยู่ในครอบครอง (ถ้ามี)
5.2.9 สมาชิกต้องจัดให้มีระบบการเก็บรายละเอียดข้อมูลของใบหลักทรัพย์แต่ละใบ ซึ่งแสดงให้เห็นว่าหลักทรัพย์นั้นได้มีหรือจ่ายออกจากบริษัทเมื่อใดและให้แก่ลูกค้ารายใด
5.3 แนวทางที่ควรถือปฏิบัติ
5.3.1 สมาชิกควรติดประกาศชื่อและตัวอย่างลายมือชื่อของผู้รับมอบอำนาจของสมาชิกในการรับจ่ายหลักทรัพย์กับลูกค้าไว้ที่บริษัท เพื่อให้ลูกค้าตรวจสอบได้
5.3.2 ในกรณีลูกค้าฝากหลักทรัพย์ที่ซื้อและได้ชำระราคาแล้วไว้กับสมาชิก สมาชิกอาจใช้ใบยืนยันการซื้อหรือขายหลักทรัพย์หรือใบชำระราคาเป็นใบรับฝากหลักทรัพย์ โดยเพิ่มเติมข้อความระบุว่าลูกค้าได้ฝากหลักทรัพย์ดังกล่าวไว้ที่สมาชิกก็ได้
5.3.3 สมาชิกควรแยกหน้าที่ระหว่างพนักงานผู้รับจ่ายหลักทรัพย์กับลูกค้า และพนักงานผู้บันทึกการรับจ่ายหลักทรัพย์ในทะเบียนรับจ่ายหลักทรัพย์
6. การชำระราคาและรับ-จ่ายเงินระหว่างลูกค้ากับสมาชิก
6.1 เอกสารที่ต้องจัดให้มี
6.1.1 ใบชำระราคาค่าหลักทรัพย์ ต้องมีรายละเอียดดังนี้
(1) เลขที่เอกสาร
(2) ชื่อลูกค้า
(3) ชื่อหลักทรัพย์ จำนวนและราคา
(4) วันที่ซื้อขาย
(5) จำนวนเงินค่าหลักทรัพย์ที่ซื้อขายรวมค่านายหน้าและภาษีมูลค่าเพิ่ม
(6) ค่าดอกเบี้ย(ถ้ามี)
(7) จำนวนเงินรับจ่ายสุทธิจากการซื้อขายหลักทรัพย์
(8) วันที่ชำระเงิน และรายละเอียดการชำระเงิน
(9) ลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ผู้รับมอบอำนาจของสมาชิก
6.1.2 หลักฐานการรับเงิน ต้องมีรายละเอียดดังนี้
(1) เลขที่เอกสาร
(2) วันที่รับเงิน
(3) ชื่อลูกค้าและเลขที่บัญชี
(4) ประเภทของรายการ (เงินสด/เช็คและรายละเอียดของเช็ค)
(5) มูลค่าเงินที่รับ
(6) ข้อความที่ระบุว่าหากบริษัทได้รับเช็ค บริษัทจะถือว่าได้รับเงินจากลูกค้า เมื่อเช็คดังกล่าวขึ้นเงินได้แล้วเท่านั้น
(7) ลายมือชื่อลูกค้า
(8) ลายมือชื่เจ้าหน้าที่ผู้รับมอบอำนาจจากสมาชิก
6.1.3 หลักฐานการจ่ายเงิน ต้องมีรายละเอียดดังนี้
(1) เลขที่เอกสาร
(2) วันที่จ่ายเงิน
(3) ชื่อลูกค้าและเลขที่บัญชี
(4) มูลค่าเงินที่จ่าย
(5) รายละเอียดเช็ค/การโอนเงินเข้าบัญชี (ถ้ามี)
(6) ลายมือชื่อลูกค้า
(7) ลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ผู้รับมอบจากสมาชิก
6.2 ขั้นตอนที่ต้องถือปฏิบัติ
6.2.1 สมาชิกต้องออกเอกสารใบชำระราคาค่าหลักทรัพย์ เพื่อแสดงยอดเงินรับจ่ายสุทธิจากการซื้อขายหลักทรัพย์ ดอกเบี้ย (ถ้ามี) และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกิดจากการขายให้ลูกค้าทุกครั้งที่มีการชำระราคา
6.2.2 สมาชิกต้องจัดทำหลักฐานการรับเงินทุกครั้งเมื่อมีการรับเงินที่ลูกค้าวางเป็น Initial Margin หรือเงินที่ลูกค้าวางเป็นประกันในบัญชีเงินสด และต้องจัดทำหลักฐานการจ่ายเงินไว้เป็นหลักฐานทุกครั้ง เมื่อลูกค้าขอถอน Excess Equity หรือเงินที่ลูกค้าวางเป็นประกันในบัญชีเงินสด
6.2.3 ให้ลูกค้าลงลายมือชื่อในหลักฐานการรับเงินหรือหลักฐานการจ่ายเงิน และเก็บไว้เป็นหลักฐานให้ครบถ้วนทุกใบ ยกเว้นกรณีลูกค้าโอนเงินเข้าบัญชีบริษัทผ่านธนาคารหรือขอให้บริษัทโอนเงินเข้าธนาคารของตน ให้สมาชิกเก็บหลักฐานการโอนของธนาคารไว้เป็นหลักฐาน
6.3 แนวทางที่ควรถือปฏิบัติ
ควรให้ลูกค้าลงลายมือชื่อในใบชำระราคาค่าหลักทรัพย์เพื่อแสดงว่ารายการที่ปรากฎนั้นถูกต้อง
7. การจัดเก็บเอกสาร
7.1 เอกสารที่ต้องจัดเก็บ
7.1.1 แฟ้มประวัติลูกค้า ซึ่งประกอบด้วย หนังสือคำขอเป็นลูกค้า หนังสือสัญญาต่างๆ และเอกสารประกอบการพิจารณารับเป็นลูกค้าโดยครบถ้วน
7.1.2 ใบคำสั่งซื้อหรือขายหลักทรัพย์
7.1.3 ใบยกเลิกคำสั่งซื้อหรือขายหลักทรัพย์
7.1.4 ทะเบียนรับคำสั่งซื้อหรือขายหลักทรัพย์
7.1.5 ใบยืนยันการซื้อหรือขายหลักทรัพย์
7.1.6 หลักฐานการจัดส่งใบยืนยันการซื้อหรือขายหลักทรัพย์ทางไปรษณีย์
7.1.7 ทะเบียนบันทึกการซื้อขายหลักทรัพย์ประจำวัน
7.1.8 ใบบันทึกการอนุมัติเปลี่ยนแปลงรายการซื้อขาย
7.1.9 บัญชีแยกประเภทรายตัวลูกค้า
7.1.10 บัญชีเงินลงทุนของสมาชิก
7.1.11 รายงานการขายหลักทรัพย์โดยผิดพลาด
7.1.12 รายงานการซื้อและ/หรือขายชอร์ตหลักทรัพย์เกินวงเงินที่กำหนด
7.1.13 รายงานการรับชำระค่าซื้อหลักทรัพย์จากลูกค้าล่าช้า(Over Due)
7.1.14 รายงานรายการเช็คชำระค่าซื้อหลักทรัพย์ที่ธนาคารปฏิเสธการจ่ายเงิน
7.1.15 รายงานการควบคุมเงินและสถานะบัญชีมาร์จิ้นรายตัวลูกค้า(Margin Control)
7.1.16 รายงานการรับมอบหลักทรัพย์จากลูกค้าล่าช้า
7.1.17 รายงงานการบังคับชำระหนี้
7.1.18 บันทึกรายการการขายชอร์ต
7.1.19 ใบส่งมอบหรือรับมอบหลักทรัพย์
7.1.20 หลักฐานใบรับโอนบัญชี ผ่านศูนย์รับฝากหลักทรัพย์
7.1.21 ใบคำขอถอนหลักทรัพย์หรือโอนหลักทรัพย์ผ่านศูนย์รับฝากหลักทรัพย์
7.1.22 หนังสือโอนบัญชีหลักทรัพย์ระหว่างลูกค้าในบริษัท
7.1.23 ทะเบียนแยกประเภทคุมหลักทรัพย์
7.1.24 ใบชำระราคาค่าหลักทรัพย์
7.1.25 หลักฐานการรับเงิน และหลักฐานการจ่ายเงิน
7.2 ขั้นตอนที่ต้องถือปฏิบัติ
7.2.1 สมาชิกต้องจัดเก็บรักษาเอกสารตามข้อ 7.1 ให้ครบถ้วน เป็นระเบียบ และอยู่ในที่ปลอดภัย สามารถนำมาใช้ได้ในเวลาอันควร
7.2.2 สมาชิกต้องจัดเก็บเอกสารตามข้อ 7.1 ไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 2 ปี นับแต่วันที่ได้จัดทำเอกสาร เว้นแต่การจัดเก็บแฟ้มประวัติลูกค้า ให้จัดเก็บเป็นเวลาอย่างน้อย 2 ปี นับแต่วันที่ได้มีการยกเลิกสัญญาระหว่างกัน
7.2.3 สมาชิกต้องจัดเก็บข้อมูลในรูปของเอกสารหรือในรูปแบบอื่นที่สามารถเรียกข้อมูลหรือจัดพิมพ์ได้ในเวลาอันสมควร